Mục đích sử dụng

Biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình lắp đặt thiết bị viễn thông này được sử dụng để ghi nhận chính thức việc hoàn thành thi công lắp đặt thiết bị truyền dẫn quang (FLX 150/600 FUJITSU) tại một trạm cụ thể. Đây là căn cứ pháp lý để hai bên (bên A - đơn vị quản lý sử dụng và bên B - Công ty Cổ phần ABC) xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện, chất lượng đạt yêu cầu kỹ thuật, và đồng ý đưa công trình vào khai thác sử dụng. Biên bản này cũng là cơ sở để thanh quyết toán hợp đồng và bảo hành công trình sau này.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện bên B (Công ty Cổ phần ABC) là người phụ trách lắp đặt hoặc cán bộ kỹ thuật chủ trì soạn thảo và điền thông tin. Sau đó, biên bản sẽ được trình lên đại diện bên A (Bưu điện tỉnh hoặc đơn vị quản lý) và các bên liên quan ký xác nhận. Thời điểm điền biên bản là ngay sau khi hoàn thành toàn bộ công việc lắp đặt, kiểm tra các chỉ tiêu kỹ thuật đạt chất lượng và trước khi chính thức bàn giao đưa vào khai thác. Biên bản được lập tại hiện trường hoặc tại văn phòng của bên A hoặc bên B.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản (Số ........../năm/NTBG/CT-ABC): Điền số thứ tự biên bản theo quy định của công ty, ví dụ: 01/2024/NTBG/CT-ABC. Năm là năm lập biên bản.
2. Địa danh và ngày tháng (Hà nội, ngày……tháng…….năm .........): Ghi rõ địa danh nơi lập biên bản (thường là Hà Nội) và ngày, tháng, năm hiện tại.
3. Công trình, Hạng mục, Tại trạm, Thuộc đơn vị: Ghi tên công trình (Mạng thông tin nội tỉnh … năm …), hạng mục (Lắp đặt đầu thiết bị truyền dẫn Quang FLX 150/600 FUJITSU), tên trạm cụ thể (ví dụ: Trạm viễn thông huyện X), và đơn vị quản lý (Bưu điện tỉnh …).
4. Căn cứ hợp đồng số: Ghi số hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên, ngày ký hợp đồng và tên các bên ký kết.
5. Đại diện bên A và bên B: Ghi họ tên, chức vụ của các đại diện tham gia nghiệm thu. Bên A gồm 3 người, bên B gồm 2 người (Tổng Giám đốc và Phụ trách lắp đặt). Điền đầy đủ họ tên và chức vụ chính xác.
6. Thời gian thi công (mục 1): Ghi ngày khởi công và ngày hoàn thành thực tế của công trình.
7. Khối lượng công việc (mục 2): Ghi rõ loại thiết bị truyền dẫn Quang đã lắp đặt, tên trạm từ … đến … và đánh dấu (x) hoặc ghi số lượng vào các mục 2.1 đến 2.6 tương ứng với các công việc đã thực hiện.
8. Vật tư phụ trợ (mục 3): Kê khai chi tiết danh mục vật tư phụ trợ do bên B cung cấp, bao gồm tên vật tư, đơn vị tính và số lượng thực tế sử dụng.
9. Kết luận chung (mục 4): Ghi tên tuyến truyền dẫn cáp sợi Quang, số lượng đầu thiết bị Quang đã lắp đặt. Đánh dấu (x) vào các ô xác nhận: đúng thiết kế, đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, đảm bảo thẩm mỹ và vệ sinh công nghiệp. Ghi rõ số bản biên bản được lập (04 bản).

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được in hoặc viết tay rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu có sai sót, phải lập lại biên bản mới hoặc sửa bằng cách gạch chéo và ký xác nhận bên cạnh.
• Tất cả các mục thông tin đều phải được điền đầy đủ, không bỏ trống. Nếu mục nào không áp dụng thì ghi "không có" hoặc gạch chéo.
• Chữ ký của các đại diện phải đúng người, đúng chức vụ và phải được ký trực tiếp trên biên bản, không được ký thay hoặc ký trước.
• Biên bản được làm thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản. Các bản phải giống hệt nhau về nội dung.
• Đại diện bên quản lý sử dụng (GSTC) và đại diện lắp đặt cũng cần ký xác nhận vào phần cuối biên bản.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số biên bản hoặc điền số không đúng quy định, gây khó khăn cho việc lưu trữ và tra cứu sau này.
• Ghi thiếu hoặc sai tên công trình, hạng mục, tên trạm, dẫn đến không xác định được chính xác đối tượng bàn giao.
• Không ghi đầy đủ họ tên và chức vụ của các đại diện hai bên, đặc biệt là thiếu chức vụ hoặc ghi chức vụ không chính xác.
• Bỏ sót các mục khối lượng công việc chi tiết (mục 2.1 đến 2.6) hoặc kê khai vật tư phụ trợ không đầy đủ, thiếu số lượng.
• Kết luận chung không ghi rõ tên tuyến truyền dẫn và số lượng đầu thiết bị, hoặc không đánh dấu xác nhận các tiêu chí đạt yêu cầu kỹ thuật.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên (bên A, bên B, bên QLSD, bên lắp đặt) làm biên bản không có giá trị pháp lý.