Mục đích sử dụng

Phiếu thông báo nhắc nhở vật tư thi công (BM30-QT08) được ban hành nhằm mục đích cảnh báo và nhắc nhở kịp thời các nhà thầu phụ về tình hình sử dụng vật tư tại công trình. Biểu mẫu này giúp chủ đầu tư hoặc ban chỉ huy công trình kiểm soát chặt chẽ hạn mức vật tư theo đúng thiết kế và tiêu chuẩn TCVN. Khi phát hiện tỷ lệ vật tư đã nhận vượt quá hạn mức cho phép, phiếu sẽ được lập để thông báo, yêu cầu nhà thầu phụ điều chỉnh ngay hành vi sử dụng vật tư. Đây là công cụ quản lý quan trọng, giúp giảm thiểu thất thoát, lãng phí và làm căn cứ để khấu trừ khi quyết toán nếu tình trạng không được cải thiện.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do cán bộ kỹ thuật hoặc cán bộ quản lý vật tư thuộc Ban Chỉ huy Công trình (CHT/CT) lập và trình ký. Thời điểm lập phiếu là khi có dấu hiệu nhà thầu phụ sử dụng vật tư vượt quá hạn mức quy định trong Thoả thuận giao khoán nội bộ. Cụ thể, phiếu được lập sau khi đối chiếu số liệu vật tư đã nhận so với hạn mức cho từng hạng mục công việc. Việc lập phiếu cần thực hiện ngay trong tuần hoặc tháng phát sinh vượt mức, không để dồn đến cuối giai đoạn thi công. Sau khi lập, phiếu sẽ được gửi đến nhà thầu phụ và lưu tại Ban Chỉ huy Công trình để theo dõi.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu (Số: …/TB/TP): Ghi số thứ tự của phiếu thông báo theo quy tắc đánh số của Ban Chỉ huy Công trình. Ví dụ: 001/TB/TP, 002/TB/TP. Số này phải liên tục và không trùng lặp.
2. Kính gửi – Nhà Thầu phụ: Ghi tên đầy đủ của nhà thầu phụ đang thi công hạng mục có vấn đề về vật tư. Ví dụ: Công ty TNHH Xây dựng ABC.
3. Vị trí thi công: Ghi rõ vị trí, khu vực, tầng, lô đất hoặc hạng mục cụ thể nơi nhà thầu phụ đang thi công. Ví dụ: Tầng 5, Tòa nhà Văn phòng XYZ.
4. Chiếu theo điều… trong Thoả thuận giao khoán nội bộ: Ghi số điều khoản cụ thể trong hợp đồng giao khoán có quy định về hạn mức vật tư và chế tài khấu trừ. Ví dụ: Điều 5.2.
5. Tính đến ngày: Ghi ngày tháng năm chốt số liệu kiểm tra vật tư. Đây là mốc thời gian để đối chiếu số lượng vật tư đã nhận so với hạn mức.
6. Bảng chi tiết hạn mức vật tư: Điền lần lượt các cột: STT (số thứ tự), Hạng mục vật tư/công việc (tên vật tư hoặc công việc, ví dụ: thép phi 12, xi măng PCB40), ĐVT (đơn vị tính, ví dụ: kg, m3, tấn), Hạn mức VT (số lượng vật tư được phép sử dụng theo thiết kế), VT đã nhận (số lượng thực tế nhà thầu đã nhận), Tỷ lệ % so sánh (tính bằng VT đã nhận / Hạn mức VT * 100%), Ghi chú (ghi rõ tình trạng vượt hoặc thiếu hụt).
7. Ngày …/20…: Ghi ngày tháng năm lập phiếu thông báo, thường là ngày ký chính thức.
8. Chữ ký: Phần này gồm ba chữ ký: CHT/CT (Chỉ huy trưởng/Chủ tịch công ty), Thầu phụ (đại diện nhà thầu phụ), Giám sát (cán bộ giám sát hiện trường). Mỗi bên ký và ghi rõ họ tên bên dưới.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được lập ngay khi tỷ lệ % so sánh vượt quá 90% hạn mức, không chờ đến khi vượt quá 100% mới lập.
• Số liệu trong bảng phải khớp với chứng từ nhập kho và biên bản giao nhận vật tư đã ký giữa hai bên.
• Nhà thầu phụ phải ký nhận phiếu để xác nhận đã được thông báo, nếu không ký thì lập biên bản ghi nhận sự việc.
• Phiếu sau khi ký phải được lưu giữ ít nhất đến khi kết thúc bảo hành công trình để làm căn cứ quyết toán.
• Nội dung nhắc nhở phải nêu rõ yêu cầu tiết kiệm và hậu quả khấu trừ nếu không cải thiện, tránh viết chung chung.

Lỗi thường gặp

• Không ghi số phiếu hoặc ghi số phiếu trùng lặp với phiếu trước đó, gây khó khăn cho việc theo dõi và lưu trữ.
• Nhầm lẫn giữa hạn mức vật tư theo thiết kế và hạn mức theo định mức nội bộ, dẫn đến sai lệch số liệu so sánh.
• Bỏ sót cột "Tỷ lệ % so sánh" hoặc tính sai công thức, làm giảm giá trị cảnh báo của phiếu.
• Không ghi rõ vị trí thi công dẫn đến không xác định được khu vực cần kiểm soát.
• Thiếu chữ ký của một trong ba bên (CHT/CT, Thầu phụ, Giám sát) làm phiếu không có hiệu lực pháp lý.
• Ghi ngày tháng không thống nhất giữa phần "Tính đến ngày" và phần "Ngày …/20…" gây nhầm lẫn về thời điểm lập phiếu.