Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM41-QT08 "Bảng thanh toán giá trị khối lượng" được ban hành kèm theo quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận và xác nhận giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành trong một giai đoạn nhất định, làm cơ sở để bên giao thầu (chủ đầu tư hoặc tổng thầu) tiến hành thanh toán cho bên nhận thầu (nhà thầu thi công). Biểu mẫu giúp kiểm soát chặt chẽ khối lượng thực tế so với hợp đồng, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình quyết toán công trình xây dựng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do cán bộ kỹ thuật hoặc cán bộ khối lượng của đơn vị nhận thầu (nhà thầu thi công) lập dựa trên khối lượng thi công thực tế đã được nghiệm thu. Sau đó, biểu mẫu sẽ được trình lên giám sát của chủ đầu tư hoặc tổng thầu kiểm tra, xác nhận. Cuối cùng, đại diện giao thầu (bên A) sẽ ký duyệt để làm căn cứ thanh toán. Thời điểm lập biểu mẫu là sau khi hoàn thành một hoặc nhiều hạng mục công việc, có biên bản nghiệm thu khối lượng và trước khi thực hiện đợt thanh toán tiếp theo theo tiến độ hợp đồng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Dự án: Ghi tên đầy đủ của dự án đầu tư xây dựng công trình. Ví dụ: "Dự án Khu đô thị mới Phú Mỹ Hưng".
2. Hạng mục: Ghi tên hạng mục công trình cụ thể được thanh toán trong đợt này. Ví dụ: "Hệ thống thoát nước khu A".
3. Căn cứ hợp đồng số: Ghi số hiệu hợp đồng đã ký kết giữa hai bên, ngày tháng năm ký hợp đồng, tên các bên và nội dung công việc. Điền chính xác thông tin hợp đồng gốc.
4. Căn cứ vào Biên bản nghiệm thu: Ghi ngày tháng năm của biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành tương ứng với đợt thanh toán này.
5. Bảng tính giá trị (STT, CÔNG VIỆC, ĐƠN VỊ, KHỐI LƯỢNG, ĐƠN GIÁ, THÀNH TIỀN): Liệt kê chi tiết từng đầu việc. Cột "CÔNG VIỆC" ghi tên công việc, "ĐƠN VỊ" ghi m3, m2, tấn... "KHỐI LƯỢNG" ghi số lượng thực tế nghiệm thu, "ĐƠN GIÁ" ghi đơn giá theo hợp đồng, "THÀNH TIỀN" = Khối lượng x Đơn giá.
6. Tổng cộng: Ghi tổng số tiền của tất cả các dòng phía trên, chưa bao gồm thuế VAT nếu có quy định riêng.
7. Làm tròn: Ghi số tiền tổng cộng đã được làm tròn đến hàng đơn vị hoặc hàng chục theo thỏa thuận trong hợp đồng.
8. Bằng chữ: Viết số tiền tổng cộng bằng chữ, viết hoa chữ cái đầu tiên. Ví dụ: "Một tỷ hai trăm ba mươi tư triệu năm trăm sáu mươi bảy nghìn đồng".
9. TP. Nha Trang, ngày ... tháng ... năm ...: Ghi địa danh và ngày tháng năm lập biểu mẫu.
10. Đại diện giao thầu, Giám sát, Đơn vị nhận thầu: Các bên ký và ghi rõ họ tên, chức vụ. Đại diện giao thầu và Giám sát ký sau khi kiểm tra, xác nhận khối lượng và đơn giá.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo khối lượng kê khai trong bảng hoàn toàn khớp với Biên bản nghiệm thu khối lượng đã được ký trước đó.
• Đơn giá sử dụng phải đúng với đơn giá đã ký kết trong hợp đồng, không tự ý thay đổi hoặc điều chỉnh khi chưa có phụ lục hợp đồng.
• Kiểm tra kỹ phép tính nhân giữa khối lượng và đơn giá, cũng như phép tính tổng cộng để tránh sai sót số học.
• Viết số tiền bằng chữ phải khớp tuyệt đối với số tiền bằng số, tránh nhầm lẫn dẫn đến tranh chấp thanh toán.
• Biểu mẫu phải được đóng dấu của đơn vị nhận thầu (nếu có quy định) và đơn vị giao thầu trước khi lưu hồ sơ thanh toán.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa khối lượng hợp đồng và khối lượng thực tế nghiệm thu, dẫn đến kê khai sai cột khối lượng.
• Quên cập nhật biên bản nghiệm thu mới nhất, dùng biên bản cũ không phản ánh đúng khối lượng đợt này.
• Viết sai số tiền bằng chữ, ví dụ viết "không trăm" thay vì "không trăm linh" hoặc ngược lại, gây khó khăn khi làm thủ tục ngân hàng.
• Bỏ sót cột "Làm tròn" hoặc làm tròn sai quy tắc (ví dụ làm tròn lên thay vì làm tròn xuống theo thỏa thuận).
• Thiếu chữ ký hoặc con dấu của một trong các bên (giao thầu, giám sát, nhận thầu) làm biểu mẫu không có hiệu lực thanh toán.