Hướng dẫn điền biểu mẫu thông báo mời nghiệm thu kiểm tra

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM42-QT08 Thông báo mời nghiệm thu/kiểm tra được ban hành trong hệ thống quản lý chất lượng công trình theo quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là để bên thi công hoặc bên mời nghiệm thu chính thức thông báo đến các bên liên quan (chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu phụ) về việc tổ chức nghiệm thu hoặc kiểm tra một hạng mục công việc cụ thể. Biểu mẫu giúp xác định rõ thời gian, địa điểm, nội dung công việc cần nghiệm thu, cũng như các tài liệu, phương pháp và dụng cụ liên quan. Đây là căn cứ pháp lý để các bên xác nhận tiến độ và chất lượng thi công trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật hoặc chỉ huy trưởng công trường của bên thi công (bên mời nghiệm thu) lập và gửi đến các bên có liên quan. Thời điểm điền biểu mẫu là trước khi tiến hành nghiệm thu hoặc kiểm tra một hạng mục công việc, thường là từ 1 đến 3 ngày làm việc tùy theo yêu cầu của hợp đồng hoặc quy định nội bộ. Biểu mẫu được sử dụng khi công việc đã hoàn thành hoặc đạt đến một giai đoạn nhất định cần có sự xác nhận của các bên trước khi thi công tiếp. Người lập cần đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ để tránh chậm trễ tiến độ do phải điều chỉnh hoặc bổ sung sau.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của thông báo theo quy tắc đánh số của dự án, ví dụ: TB-MN-001. Số này giúp quản lý và tra cứu sau này.
2. Dự án: Ghi tên đầy đủ của dự án đang thi công, ví dụ: Dự án Xây dựng Nhà máy ABC. Không viết tắt trừ khi tên dự án quá dài và đã được thống nhất.
3. Hạng mục: Ghi tên hạng mục công việc cần nghiệm thu, ví dụ: Đổ bê tông móng cột. Cần chính xác với tên trong bản vẽ thiết kế.
4. Thời tiết: Ghi tình trạng thời tiết tại thời điểm dự kiến nghiệm thu, ví dụ: Nắng, nhiệt độ 30°C. Mục này quan trọng để đánh giá ảnh hưởng đến chất nghiệm thu.
5. Ngày gửi: Ghi ngày lập và gửi thông báo, theo định dạng ngày/tháng/năm.
6. Kính gửi – Tên đơn vị/ cơ quan: Ghi tên đơn vị hoặc cơ quan được mời nghiệm thu, ví dụ: Ban Quản lý dự án, Công ty Tư vấn XYZ.
7. Ông/Bà – Chức vụ: Ghi họ tên và chức vụ của người đại diện bên được mời, ví dụ: Ông Nguyễn Văn A – Giám đốc dự án.
8. Điện thoại – Fax: Ghi số điện thoại và fax của người liên hệ bên được mời để thuận tiện trao đổi.
9. Thời gian nghiệm thu/ kiểm tra: Ghi ngày, tháng, năm dự kiến tiến hành nghiệm thu. Cần thống nhất trước với các bên.
10. STT – Công việc cần nghiệm thu – Hạng mục – Thời gian bắt đầu: Liệt kê chi tiết từng công việc trong bảng. Mỗi dòng ghi rõ tên công việc, hạng mục thuộc về, và thời gian bắt đầu dự kiến.
11. Tài liệu/ Bản vẽ liên quan: Ghi danh sách các tài liệu, bản vẽ thiết kế, biên bản trước đó có liên quan đến công việc nghiệm thu.
12. Công việc cần nghiệm thu/ kiểm tra: Mô tả ngắn gọn phạm vi công việc sẽ được nghiệm thu, ví dụ: Kiểm tra cốt thép dầm tầng 2.
13. Phương pháp nghiệm thu/ kiểm tra: Ghi phương pháp sẽ áp dụng, ví dụ: Đo đạc trực tiếp, thử tải, kiểm tra bằng mắt thường.
14. Dụng cụ nghiệm thu/ kiểm tra: Ghi các dụng cụ cần chuẩn bị, ví dụ: Thước mét, máy kinh vĩ, máy đo độ ẩm.
15. Bên mời nghiệm thu – Ông/Bà – Chức vụ – Chữ ký – Ngày: Người đại diện bên mời ký và ghi rõ họ tên, chức vụ, ngày ký.
16. Chấp thuận của các bên được mời – Ông/Bà – Chức vụ – Chữ ký – Ngày: Sau khi nhận thông báo, đại diện các bên được mời ký xác nhận đồng ý hoặc có ý kiến.
17. Ý kiến của tổ tư vấn/ giám sát: Dành cho tổ tư vấn hoặc giám sát ghi nhận xét, đề xuất hoặc yêu cầu bổ sung trước khi nghiệm thu.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống bất kỳ trường nào, đặc biệt là thông tin về thời gian và công việc.
• Kiểm tra kỹ tên dự án, hạng mục và số hiệu bản vẽ để tránh nhầm lẫn giữa các hạng mục khác nhau.
• Thời gian gửi thông báo phải đảm bảo đủ thời gian cho các bên chuẩn bị, thường tối thiểu 24 giờ làm việc.
• Chữ ký của bên mời và bên được mời phải là chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của hợp đồng.
• Lưu giữ bản gốc hoặc bản scan có chữ ký để làm căn cứ thanh toán và quyết toán sau này.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai số thông báo hoặc trùng số với thông báo trước đó, gây khó khăn khi tra cứu.
• Không ghi rõ hạng mục hoặc ghi chung chung như "thi công phần thô" mà không chỉ rõ vị trí cụ thể.
• Bỏ sót mục "Phương pháp nghiệm thu" hoặc "Dụng cụ nghiệm thu", khiến buổi nghiệm thu thiếu chuẩn bị.
• Thời gian gửi thông báo quá muộn, không đủ thời gian cho các bên sắp xếp lịch.
• Người ký không đúng thẩm quyền, dẫn đến thông báo không có giá trị pháp lý.
• Không cập nhật thời tiết hoặc ghi thông tin thời tiết không chính xác, ảnh hưởng đến đánh giá chất lượng nghiệm thu.