Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM39-QT08 (Biên bản kiểm tra và nghiệm thu khối lượng hoàn thành) được sử dụng để ghi nhận chính thức khối lượng công việc đã thi công thực tế tại hiện trường giữa bên giao thầu và bên nhận thầu. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để tiến hành thanh toán khối lượng hoàn thành và lưu vào hồ sơ hoàn công công trình. Biên bản này giúp các bên đối chiếu, xác nhận số lượng công việc đã làm so với hợp đồng, từ đó tránh tranh chấp về khối lượng sau này.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện bên giao thầu (Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24) và đại diện bên nhận thầu (nhà thầu thi công) cùng phối hợp lập. Thời điểm lập biên bản là sau khi hoàn thành một hoặc nhiều hạng mục công việc theo tiến độ, và đã có biên bản nghiệm thu nội bộ trước đó. Biên bản được ký kết tại hiện trường dự án, khi các bên đã kiểm tra, đo đạc và thống nhất được khối lượng thực tế. Mỗi lần nghiệm thu thanh toán theo giai đoạn hoặc khi kết thúc hợp đồng đều cần lập biên bản này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Dự án: Ghi tên dự án đầu tư xây dựng công trình đang thực hiện, ví dụ: "Dự án Khu đô thị mới XYZ".
2. Hạng mục: Ghi tên hạng mục công trình cụ thể được nghiệm thu, ví dụ: "Hệ thống thoát nước mưa".
3. Căn cứ hợp đồng số: Điền số hợp đồng đã ký kết giữa hai bên, ngày tháng năm ký hợp đồng (định dạng ngày/tháng/năm).
4. Về việc: Mô tả ngắn gọn nội dung hợp đồng, ví dụ: "Thi công xây lắp hạng mục móng cọc".
5. Tại: Ghi địa điểm thi công cụ thể (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện).
6. Ngày tháng năm lập biên bản: Ghi ngày hiện tại khi các bên tiến hành kiểm tra và ký biên bản.
7. Đại diện giao thầu: Ghi họ tên, chức vụ của người đại diện bên KC24 (thường là Giám đốc dự án hoặc Kỹ sư giám sát A).
8. Đại diện nhận thầu: Ghi họ tên, chức vụ của người đại diện nhà thầu thi công (thường là Chỉ huy trưởng công trường).
9. Thời gian thực hiện: Ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc thi công khối lượng được nghiệm thu (định dạng ngày/tháng/năm).
10. Bảng khối lượng (STT, Công việc, Đơn vị, Khối lượng): Liệt kê chi tiết từng đầu việc, đơn vị tính (m3, m2, md, tấn...), khối lượng theo cột 1 (hợp đồng), cột 2 (thực tế), cột 3 (chênh lệch). Các bên tự kẻ thêm dòng nếu cần.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 02 bản.
• Trước khi lập biên bản này, bắt buộc phải có biên bản nghiệm thu nội bộ đã được ký trước đó.
• Khối lượng ghi trong biên bản phải khớp với khối lượng thi công thực tế tại hiện trường, không được tự ý thêm bớt.
• Tất cả các ô trống trên biên bản đều phải được điền đầy đủ, không bỏ sót thông tin nào.
• Chữ ký và họ tên phải được ghi rõ ràng, đúng chức danh của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi số hợp đồng hoặc ngày ký hợp đồng dẫn đến không xác định được căn cứ pháp lý.
• Không thống nhất đơn vị tính giữa các bên (ví dụ: bên ghi mét khối, bên ghi mét dài) gây sai lệch khối lượng.
• Điền khối lượng cột 1 (hợp đồng) và cột 2 (thực tế) giống nhau dù thực tế có chênh lệch, dẫn đến thanh toán sai.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên (đại diện giao thầu, giám sát, đơn vị nhận thầu) làm biên bản không có hiệu lực.
• Không ghi rõ ngày tháng lập biên bản hoặc ghi ngày không khớp với thời gian thi công thực tế.