Mục đích sử dụng

Phiếu thông báo nhắc nhở tiến độ công việc (BM29-QT08) được thiết kế để chính thức ghi nhận và thông báo tới Nhà thầu phụ về các hạng mục công việc đang bị chậm tiến độ hoặc chưa đáp ứng yêu cầu. Biểu mẫu này giúp Ban chỉ huy công trường (BCH/CT) có cơ sở pháp lý để yêu cầu Nhà thầu phụ khắc phục, đồng thời là căn cứ để xử lý vi phạm nếu tình trạng không được cải thiện. Việc sử dụng phiếu chuẩn hóa quy trình quản lý, đảm bảo mọi thông báo đều được lưu trữ và theo dõi một cách minh bạch.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do Chỉ huy trưởng công trường (CHT/CT) hoặc cán bộ giám sát được ủy quyền lập và ký. Thời điểm điền là khi phát hiện Nhà thầu phụ có dấu hiệu chậm tiến độ, thực hiện công việc không đúng yêu cầu kỹ thuật hoặc vi phạm các điều khoản trong Thỏa thuận giao khoán nội bộ. Phiếu được lập trước khi tiến hành các biện pháp xử lý mạnh hơn, nhằm tạo cơ hội cuối cùng cho Nhà thầu phụ điều chỉnh. Sau khi lập, phiếu được gửi cho Nhà thầu phụ và lưu tại BCH/CT.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu: Ghi số thứ tự theo quy tắc quản lý văn thư của công ty, ví dụ: 001/TB/TP hoặc 002/TB/TP. Số này giúp tra cứu và quản lý phiếu dễ dàng.
2. Kính gửi - Nhà Thầu phụ: Ghi tên đầy đủ của Nhà thầu phụ được nhắc nhở. Ví dụ: Công ty TNHH Xây dựng ABC.
3. Vị trí thi công: Ghi rõ vị trí, khu vực hoặc hạng mục công trình mà Nhà thầu phụ đang thi công. Ví dụ: Tầng 5, khu vực cột trục C-D.
4. Chiếu theo điều 3 & 4: Mặc định đã in sẵn, không cần sửa. Đây là căn cứ pháp lý từ Thỏa thuận giao khoán nội bộ.
5. Thầu phụ (dòng thông báo): Nhập lại tên Nhà thầu phụ để xác nhận đối tượng nhận thông báo.
6. Bảng danh sách công việc (STT, Hạng mục, Vị trí, Nội dung yêu cầu, Thời hạn, Ghi chú): Liệt kê chi tiết từng công việc bị nhắc nhở. Mỗi dòng là một hạng mục cụ thể, ghi rõ vị trí, yêu cầu thực hiện, thời hạn hoàn tất và ghi chú nếu có.
7. Ngày tháng: Ghi ngày lập phiếu, theo định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: 15/03/2025.
8. Chữ ký: Phần này gồm 3 cột: CHT/CT (người lập phiếu), Thầu phụ (người nhận ký nhận), Giám sát (cán bộ giám sát ký xác nhận). Tất cả đều phải ký và ghi rõ họ tên.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được lập thành 02 bản: 01 bản gửi Nhà thầu phụ, 01 bản lưu tại BCH/CT để theo dõi và làm căn cứ xử lý sau này.
• Nội dung trong bảng công việc phải cụ thể, tránh chung chung. Mỗi hạng mục cần mô tả rõ yêu cầu thực hiện và thời hạn hoàn tất để Nhà thầu phụ dễ dàng nắm bắt.
• Nhà thầu phụ bắt buộc phải ký nhận vào phiếu. Nếu họ từ chối ký, cần lập biên bản xác nhận việc từ chối và có chữ ký của người làm chứng.
• Thời hạn hoàn tất công việc trong phiếu phải phù hợp với tiến độ tổng thể của dự án và khả năng thực tế của Nhà thầu phụ, tránh đặt ra yêu cầu bất khả thi.

Lỗi thường gặp

• Không ghi số phiếu hoặc ghi số phiếu trùng lặp, gây khó khăn cho việc quản lý và tra cứu sau này.
• Bảng công việc chỉ ghi tên hạng mục mà không mô tả chi tiết nội dung yêu cầu thực hiện, khiến Nhà thầu phụ không hiểu rõ cần phải làm gì.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên (CHT/CT, Thầu phụ, Giám sát), làm mất giá trị pháp lý của phiếu.
• Ghi thời hạn hoàn tất không rõ ràng, ví dụ chỉ ghi "trong tuần" thay vì ghi ngày cụ thể, dẫn đến tranh cãi về thời gian.
• Không ghi rõ vị trí thi công cho từng hạng mục, đặc biệt khi công trình có nhiều khu vực thi công cùng lúc.