Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM26-QT08 – Sổ theo dõi các thay đổi, phát sinh được thiết kế để ghi nhận, kiểm soát toàn bộ các biến động phát sinh trong quá trình thi công công trình. Mỗi khi có sự thay đổi về khối lượng, chủng loại vật tư, thiết kế hoặc tiến độ so với hợp đồng gốc, nhân viên phải cập nhật ngay vào sổ này. Mục tiêu là tạo ra một hồ sơ minh bạch, giúp đội ngũ quản lý dự án và khách hàng (Bên A) dễ dàng theo dõi, đối chiếu và phê duyệt từng biến động. Sổ này cũng là căn cứ pháp lý quan trọng khi quyết toán hợp đồng, tránh tranh chấp về sau.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật hoặc cán bộ quản lý dự án của Công ty CMC phụ trách điền. Thời điểm điền là ngay khi phát hiện hoặc nhận được yêu cầu thay đổi từ Bên A, hoặc khi đội thi công xác định cần điều chỉnh so với thiết kế ban đầu. Không được để quá 24 giờ kể từ khi phát sinh sự việc. Mỗi lần thay đổi độc lập phải được ghi vào một dòng riêng, không gộp chung. Sau khi điền, biểu mẫu cần được trình lên cấp quản lý và gửi sang Bên A để xin phê duyệt.
Hướng dẫn điền từng mục
- Tên công trình: Ghi đầy đủ tên dự án/công trình đang thi công, viết in hoa có dấu. Ví dụ: "CÔNG TRÌNH NHÀ MÁY XỬ LÝ NƯỚC THẢI KHU CÔNG NGHIỆP A".
- Quyển số/20…: Đánh số thứ tự của quyển sổ (ví dụ: 01/2025) và năm hiện hành. Mỗi công trình có thể có nhiều quyển, cần đánh số liên tục.
- Công trường/Project: Ghi tên công trường cụ thể, có thể viết tắt nhưng phải thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.
- HĐ số/Contract No.: Nhập chính xác số hợp đồng đã ký với khách hàng, bao gồm cả ký hiệu nếu có.
- Khách hàng/Client: Ghi tên đầy đủ của chủ đầu tư hoặc đại diện Bên A.
- STT (No.): Đánh số thứ tự tăng dần từ 1 cho mỗi lần thay đổi phát sinh trong cùng một quyển sổ.
- Số phiếu đề nghị (Variation No.): Mỗi lần thay đổi phải có một mã số phiếu đề nghị riêng, do bộ phận kỹ thuật cấp. Ví dụ: "V-001/2025".
- Ngày đề nghị (Date): Ghi ngày lập phiếu đề nghị thay đổi, theo định dạng DD/MM/YYYY.
- Nội dung của thay đổi (Description of Variation): Mô tả ngắn gọn, rõ ràng nội dung thay đổi. Ví dụ: "Thay đổi chủng loại gạch ốp tường từ loại A sang loại B do yêu cầu của Bên A".
- Đề xuất của Công ty CMC (CMC's proposal): Gồm hai cột con: Ngày (Date) – ghi ngày CMC gửi đề xuất; Amount/Giá trị – ghi số tiền đề xuất (có đơn vị VND hoặc USD).
- Chấp thuận Bên A (Client's Approval): Gồm hai cột con: Ngày (Date) – ghi ngày Bên A phê duyệt; Amount/Giá trị – ghi số tiền được Bên A chấp thuận.
- Ghi chú (Remarks): Dùng để ghi thêm thông tin như lý do từ chối (nếu có), số văn bản đính kèm, hoặc trạng thái hiện tại của yêu cầu.
Lưu ý quan trọng
- Mỗi thay đổi phải được ghi nhận ngay khi phát sinh, không chờ đến cuối tháng hoặc cuối quý mới tổng hợp.
- Phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của cả hai bên (CMC và Bên A) ở từng dòng tương ứng. Nếu thiếu chữ ký, biểu mẫu không có giá trị pháp lý.
- Không được tẩy xóa, viết đè lên số liệu đã ghi. Nếu sai, gạch ngang một đường và ghi lại ở dòng tiếp theo, có xác nhận của người lập.
- Lưu giữ sổ này cùng với các phiếu đề nghị thay đổi gốc và biên bản nghiệm thu liên quan để tiện đối chiếu khi quyết toán.
- Định kỳ hàng tuần, cán bộ quản lý dự án phải kiểm tra và cập nhật tình trạng phê duyệt của từng dòng trong sổ.
Lỗi thường gặp
- Ghi sai số hợp đồng hoặc tên công trình, dẫn đến nhầm lẫn giữa các dự án khác nhau. Cần kiểm tra kỹ trước khi điền.
- Bỏ sót cột "Số phiếu đề nghị" hoặc đánh trùng số phiếu, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
- Không ghi đơn vị tiền tệ ở cột giá trị, hoặc ghi thiếu số thập phân, làm sai lệch số liệu quyết toán.
- Để trống cột "Ghi chú" khi có lý do đặc biệt (ví dụ: Bên A từ chối một phần), khiến sau này không nhớ được nguyên nhân.
- Viết nội dung thay đổi quá chung chung, không đủ chi tiết để người khác hiểu được bản chất sự việc. Cần mô tả cụ thể, có số liệu nếu có thể.
