Hướng dẫn điền biên bản đề nghị phạt thầu phụ BM24-QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM24-QT08 "Biên bản đề nghị phạt thầu phụ" được ban hành nhằm ghi nhận và đề xuất xử lý các vi phạm của nhà thầu phụ trong quá trình thi công công trình. Biên bản này là cơ sở pháp lý để Ban Giám đốc Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 xem xét và ra quyết định phạt đối với nhà thầu phụ vi phạm. Việc lập biên bản giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ đúng quy định của công ty về quản lý chất lượng công trình.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do cán bộ quản lý dự án, giám sát công trình hoặc người được ủy quyền của Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 lập. Thời điểm lập biên bản là ngay khi phát hiện nhà thầu phụ có hành vi vi phạm trong lúc thi công, chẳng hạn như vi phạm an toàn lao động, không tuân thủ bản vẽ thiết kế, sử dụng vật liệu không đúng quy cách, chậm tiến độ hoặc các vi phạm khác theo thông báo của Ban Giám đốc. Biên bản cần được lập càng sớm càng tốt sau khi phát hiện vi phạm để đảm bảo tính chính xác và kịp thời.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kính gửi: Ban Giám Đốc – Mục này đã được in sẵn, người lập biên bản không cần điền thêm. Đây là nơi nhận biên bản để xét duyệt.
2. Người đề nghị (Họ tên và Chức vụ) – Điền họ tên đầy đủ và chức vụ của người đại diện Công ty KC24 lập biên bản. Ví dụ: "Nguyễn Văn A" và "Giám sát trưởng công trình".
3. Đại diện cho CÔNG TY CP TƯ VẤN QUẢN LÝ KC24 – Mục này đã được in sẵn, không cần điền thêm. Xác nhận người đề nghị thay mặt công ty.
4. Nội dung vi phạm (Cụ thể) – Mô tả chi tiết hành vi vi phạm của nhà thầu phụ. Cần ghi rõ thời gian, địa điểm, hành vi vi phạm và các bằng chứng kèm theo. Ví dụ: "Vào lúc 14h ngày 15/05/2024, tại công trình X, nhà thầu phụ Y đã không đeo mũ bảo hộ khi thi công trên cao."
5. Đề xuất mức phạt – Ghi rõ mức phạt đề xuất bằng số tiền cụ thể hoặc hình thức xử lý khác (cảnh cáo, đình chỉ thi công, v.v.). Mức phạt cần căn cứ vào quy định của công ty và mức độ vi phạm.
6. Ngày lập biên bản – Điền ngày, tháng, năm lập biên bản. Định dạng: ngày ….. tháng ….. năm …..
7. Người làm chứng 1 và Người làm chứng 2 (nếu có) – Nếu có người chứng kiến, điền họ tên và chữ ký của họ. Nếu không có, có thể bỏ trống hoặc ghi "không". Có thể đính kèm ảnh chụp hiện trường thay cho người làm chứng.
8. Đại diện thầu phụ – Người đại diện của nhà thầu phụ ký xác nhận đã được thông báo về vi phạm. Nếu họ không ký, cần ghi rõ lý do.
9. CHT CT và Ban Giám Đốc – Phần dành cho Chỉ huy trưởng công trình và Ban Giám đốc ký duyệt sau khi xem xét biên bản.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập ngay khi phát hiện vi phạm, không để quá lâu vì có thể mất bằng chứng hoặc giảm tính hiệu lực.
• Nội dung vi phạm cần mô tả cụ thể, khách quan, có căn cứ rõ ràng. Tránh mô tả chung chung như "vi phạm an toàn" mà không nêu chi tiết.
• Nếu có người làm chứng, cần ghi đầy đủ họ tên và thông tin liên hệ để đối chiếu khi cần.
• Mức phạt đề xuất phải nằm trong khung quy định của công ty và tương xứng với mức độ vi phạm.
• Biên bản phải được sao lưu và lưu trữ theo đúng quy định của hệ thống quản lý chất lượng QT08.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ ngày tháng lập biên bản hoặc ghi sai định dạng, dẫn đến khó xác định thời điểm vi phạm.
• Mô tả vi phạm quá sơ sài, thiếu chi tiết, không có bằng chứng kèm theo khiến Ban Giám đốc khó đánh giá.
• Bỏ trống mục "Người làm chứng" mặc dù có người chứng kiến, làm giảm tính khách quan của biên bản.
• Đề xuất mức phạt không phù hợp với quy định hoặc không có căn cứ, gây khó khăn cho việc phê duyệt.
• Không yêu cầu đại diện thầu phụ ký xác nhận, dẫn đến tranh chấp sau này về việc đã thông báo vi phạm hay chưa.