Mục đích sử dụng
Phiếu chuyển giao tài liệu BM17-QT08 được thiết lập nhằm kiểm soát chặt chẽ việc bàn giao các tài liệu, bản vẽ giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong quá trình thực hiện dự án xây dựng. Biểu mẫu này thuộc hệ thống quản lý chất lượng công trình theo quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính là ghi nhận đầy đủ thông tin về loại tài liệu, số lượng, đặc điểm và trách nhiệm của người giao – người nhận, từ đó đảm bảo tính minh bạch, truy xuất nguồn gốc và tránh thất lạc hồ sơ quan trọng. Việc sử dụng phiếu này giúp các bên liên quan xác nhận rõ ràng nội dung đã được chuyển giao, phục vụ cho công tác nghiệm thu, thanh quyết toán và lưu trữ hồ sơ hoàn công sau này.
Ai điền và khi nào
Phiếu này do người thực hiện việc chuyển giao tài liệu (người giao) chủ trì lập, thường là kỹ sư, cán bộ kỹ thuật hoặc nhân viên hành chính dự án. Người nhận tài liệu có trách nhiệm kiểm tra và ký xác nhận vào phiếu. Biểu mẫu được sử dụng trong các tình huống: khi bàn giao bản vẽ thiết kế từ phòng kỹ thuật cho đội thi công, khi chuyển giao hồ sơ nghiệm thu từ giám sát cho chủ đầu tư, hoặc khi luân chuyển tài liệu giữa các bộ phận trong cùng công ty. Thời điểm lập phiếu là ngay tại thời điểm diễn ra việc chuyển giao, không được để sau khi tài liệu đã được sử dụng hoặc thất lạc. Cả người giao và người nhận đều phải ký tên đầy đủ, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm thực hiện.
Hướng dẫn điền từng mục
- V/v (Về việc): Ghi ngắn gọn nội dung chính của việc chuyển giao, ví dụ: "Bàn giao bản vẽ thiết kế móng cọc" hoặc "Chuyển hồ sơ nghiệm thu phần thân". Phần này cần điền rõ ràng, không để trống.
- Kính gửi Ông/Bà (dòng 1, 2, 3): Ghi họ tên người nhận tài liệu. Mỗi dòng dành cho một người nhận khác nhau. Nếu chỉ có một người nhận, các dòng còn lại có thể bỏ trống hoặc gạch chéo.
- Để (mục đích gửi): Đánh dấu chọn (ví dụ: đánh dấu ✓ hoặc tô đậm) vào một trong bốn ô: *Trình duyệt, *Báo cáo, *Phối hợp, *Triển khai. Mỗi người nhận có thể có mục đích khác nhau, cần chọn đúng mục đích tương ứng với vai trò của họ.
- STT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự từ 1 trở đi cho từng tài liệu hoặc bản vẽ được liệt kê trong phiếu. Nếu có nhiều tài liệu, đánh số liên tục.
- Tên tài liệu/ Bản vẽ: Ghi chính xác tên của tài liệu hoặc bản vẽ được chuyển giao, ví dụ: "Bản vẽ mặt bằng tầng 1", "Thuyết minh thiết kế kỹ thuật". Không viết tắt tùy tiện.
- ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của tài liệu, thường là "bộ", "cuốn", "tờ", "file" tùy theo loại. Ví dụ: bản vẽ in thường tính theo "tờ", hồ sơ tính theo "bộ".
- Số lượng: Ghi số lượng cụ thể của từng loại tài liệu. Ví dụ: 2 bộ, 5 tờ. Số lượng phải khớp với thực tế khi kiểm đếm.
- Đặc điểm: Mô tả tình trạng hoặc đặc điểm nhận dạng của tài liệu, ví dụ: "bản chính", "bản sao", "có chữ ký", "file mềm định dạng PDF", "bản vẽ A1".
- Ghi chú: Dùng để ghi thêm thông tin cần thiết như ngày phát hành, số hiệu phiên bản, hoặc lưu ý đặc biệt khi sử dụng tài liệu.
- Ngày tháng năm và chữ ký: Phía bên trái là ngày nhận, bên phải là ngày giao. Cả người nhận và người giao đều phải ký và ghi rõ họ tên. Ngày tháng phải thống nhất với thực tế.
Lưu ý quan trọng
- Phiếu phải được lập thành hai bản: một bản do người giao giữ, một bản do người nhận lưu. Trong trường hợp cần thiết, có thể lập thêm bản cho bộ phận quản lý chất lượng.
- Tất cả các mục trong phiếu phải được điền bằng bút mực, không dùng bút chì. Chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa.
- Trước khi ký nhận, người nhận phải kiểm tra kỹ số lượng, chủng loại và tình trạng tài liệu. Nếu phát hiện thiếu hoặc hư hỏng, cần ghi chú ngay vào mục "Ghi chú" và báo lại cho người giao.
- Đối với tài liệu điện tử (file), cần ghi rõ định dạng, dung lượng và phương thức chuyển giao (USB, email, link tải) vào mục "Đặc điểm" để tránh tranh chấp sau này.
- Phiếu sau khi ký phải được lưu trữ trong hồ sơ quản lý chất lượng công trình theo đúng quy định của công ty, thời gian lưu tối thiểu theo quy trình QT08.
Lỗi thường gặp
- Không điền mục "V/v" hoặc điền quá chung chung, dẫn đến không xác định được nội dung chuyển giao khi tra cứu lại.
- Đánh dấu sai mục đích "Để" (ví dụ: đánh dấu cả hai ô "Trình duyệt" và "Triển khai" cho cùng một người nhận), gây nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý tài liệu.
- Ghi số lượng không khớp với thực tế, thường do đếm vội hoặc không kiểm tra kỹ trước khi ký. Lỗi này dễ dẫn đến thất lạc tài liệu và khó quy trách nhiệm.
- Bỏ sót mục "Đặc điểm" đối với tài liệu quan trọng như bản chính hay bản vẽ có chữ ký, khiến sau này không phân biệt được đâu là bản gốc.
- Người nhận ký trước khi kiểm tra tài liệu, sau đó phát hiện thiếu hoặc sai nhưng không thể sửa phiếu vì đã ký. Điều này gây rắc rối trong quá trình nghiệm thu và thanh toán.
- Không ghi ngày tháng năm hoặc ghi ngày tháng không thống nhất giữa người giao và người nhận, làm mất tính chính xác về thời điểm chuyển giao.
