Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM16-QT08 "Sổ theo dõi công văn đi và đến" được thiết kế nhằm kiểm soát toàn bộ luồng văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình thi công xây dựng công trình. Sổ này giúp ghi nhận chi tiết từng công văn gửi đi hoặc nhận về, bao gồm nội dung, số lượng bản sao, ngày tháng, nơi gửi và nơi nhận. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo tính minh bạch, truy xuất được nguồn gốc và trách nhiệm của từng văn bản, phục vụ cho công tác lập kế hoạch chất lượng công trình theo đúng quy trình QT08.
Việc sử dụng sổ theo dõi này giúp đội ngũ quản lý dự án và kỹ thuật công trường nắm bắt kịp thời tiến độ xử lý văn bản, tránh thất lạc hoặc chậm trễ trong việc phản hồi các yêu cầu từ chủ đầu tư, tư vấn giám sát hoặc các bên liên quan. Đây là công cụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 tại công trường.
Ai điền và khi nào
Sổ theo dõi công văn đi và đến thường do nhân viên hành chính văn phòng công trường, thư ký dự án hoặc cán bộ phụ trách tài liệu chất lượng (QA/QC) trực tiếp cập nhật. Người được phân công phải có trách nhiệm ghi chép ngay khi có công văn phát sinh, không để dồn việc hoặc ghi nhớ rồi điền sau.
Thời điểm điền sổ là ngay khi nhận được công văn đến (qua bưu điện, chuyển phát nhanh, email có đóng dấu văn thư) hoặc ngay trước khi gửi công văn đi (sau khi đã được ký duyệt và đóng dấu). Việc cập nhật phải được thực hiện trong vòng 24 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản được phát hành hoặc tiếp nhận. Định kỳ cuối tuần hoặc cuối tháng, người phụ trách cần kiểm tra lại toàn bộ sổ để đảm bảo không có văn bản nào bị bỏ sót.
Hướng dẫn điền từng mục
- Tên công trình: Ghi đầy đủ tên dự án hoặc hạng mục công trình đang thi công. Ví dụ: "Cải tạo và nâng cấp đường Nguyễn Huệ, Quận 1". Nếu công trình có nhiều gói thầu, cần ghi rõ tên gói thầu để tránh nhầm lẫn.
- Quyển số:…/20…: Đánh số thứ tự của quyển sổ theo dõi (ví dụ: 01/2025) và năm hiện tại. Mỗi công trình có thể có nhiều quyển sổ, cần đánh số liên tục để dễ quản lý.
- Công trường/Project: Ghi tên công trường hoặc tên dự án bằng tiếng Việt và tiếng Anh (nếu có). Phần này trùng với mục "Tên công trình" nhưng được viết bằng cả hai ngôn ngữ để phục vụ đối tác nước ngoài.
- Người lập/Done by: Ghi họ và tên người trực tiếp lập và cập nhật sổ theo dõi. Đây là người chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu trong sổ.
- STT (No.): Đánh số thứ tự tăng dần cho mỗi công văn, bắt đầu từ 01 cho mỗi quyển sổ. Số thứ tự này là duy nhất và không được trùng lặp.
- NỘI DUNG VĂN BẢN (Description): Ghi tóm tắt nội dung chính của công văn. Ví dụ: "Báo cáo tiến độ thi công tháng 01/2025" hoặc "Công văn xin phép thi công ban đêm". Cần viết ngắn gọn nhưng đủ ý để người đọc hiểu ngay văn bản nói về vấn đề gì.
- SỐ LƯỢNG (No. of copy): Ghi số bản sao của công văn được gửi đi hoặc nhận về. Thông thường là 01 bản chính, nhưng nếu gửi nhiều bên thì ghi số lượng cụ thể.
- NGÀY/THÁNG (Date): Ghi ngày tháng năm phát hành công văn (đối với công văn đi) hoặc ngày nhận được công văn (đối với công văn đến). Định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ: 15/03/2025.
- NƠI GỬI (From): Ghi tên đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân gửi công văn. Đối với công văn đi, đây là tên công ty/bản thân mình. Đối với công văn đến, đây là tên đơn vị gửi đến.
- NƠI NHẬN (To): Ghi tên đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân nhận công văn. Đối với công văn đi, đây là tên đối tác, chủ đầu tư, tư vấn giám sát. Đối với công văn đến, đây là tên bộ phận hoặc người nhận trong công ty.
- GHI CHÚ (Remarks): Ghi thêm thông tin cần lưu ý như: "Đã phản hồi ngày 20/03", "Cần xử lý gấp", "File đính kèm bản vẽ số 05", hoặc số hiệu văn bản liên quan.
Lưu ý quan trọng
- Luôn sử dụng bút mực xanh hoặc đen để ghi chép, không dùng bút chì hoặc bút mực dễ phai. Chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa.
- Mỗi công văn chỉ được ghi một dòng duy nhất trong sổ. Nếu có nhiều nội dung, hãy tách thành nhiều dòng với số thứ tự khác nhau.
- Không bỏ trống bất kỳ cột nào. Nếu không có thông tin, ghi "Không" hoặc dấu gạch ngang (-) để thể hiện đã kiểm tra.
- Sổ theo dõi phải được đóng dấu giáp lai giữa các trang để tránh tình trạng thay thế hoặc thêm trang trái phép. Mỗi trang đều phải được đánh số trang.
- Khi có sự điều chỉnh hoặc sai sót, không được tẩy xóa mà phải gạch ngang một đường lên nội dung sai, ghi lại nội dung đúng bên cạnh và ký xác nhận của người lập.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu thông tin ở cột "Nơi gửi" hoặc "Nơi nhận", dẫn đến không xác định được trách nhiệm của các bên liên quan khi cần đối chiếu.
- Nhầm lẫn giữa ngày phát hành và ngày nhận công văn, đặc biệt khi công văn đến sau nhiều ngày kể từ ngày ký. Cần phân biệt rõ: cột "Ngày/Tháng" ghi ngày trên văn bản, còn ghi chú mới ghi ngày nhận thực tế.
- Đánh số thứ tự trùng lặp hoặc nhảy số do không kiểm tra kỹ trước khi ghi. Nên đánh số ngay khi nhận/gửi văn bản và kiểm tra lại cuối ngày.
- Không ghi số lượng bản sao, dẫn đến khi cần sao lưu hoặc gửi thêm không biết đã gửi bao nhiêu bản. Luôn ghi rõ số lượng, kể cả khi chỉ có 01 bản.
- Bỏ sót công văn đến từ email hoặc các kênh điện tử, chỉ ghi nhận văn bản giấy. Cần quy định rõ tất cả văn bản chính thức (kể cả bản mềm có chữ ký số) đều phải được vào sổ.
