Hướng dẫn điền biên bản giao nhận mặt bằng BM14-QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM14-QT08 – Biên bản giao nhận mặt bằng được ban hành theo quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận việc bàn giao hiện trường (mặt bằng) từ bên giao (thường là chủ đầu tư hoặc nhà thầu chính) cho bên nhận (nhà thầu thi công hoặc đơn vị thi công). Biên bản này xác nhận tình trạng mặt bằng thực tế so với thiết kế, làm cơ sở pháp lý cho các bước thi công tiếp theo. Đây là tài liệu quan trọng trong quản lý chất lượng công trình xây dựng.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên (bên giao và bên nhận) cùng lập và ký. Thông thường, bên giao là chủ đầu tư hoặc nhà thầu chính, bên nhận là nhà thầu phụ hoặc đơn vị thi công trực tiếp. Biên bản được lập ngay tại thời điểm bàn giao mặt bằng thực tế, trước khi đơn vị thi công bắt đầu triển khai công việc. Cả hai bên cần có mặt đầy đủ để kiểm tra, đối chiếu và ghi nhận hiện trạng. Nhân viên kỹ thuật, giám sát hoặc quản lý dự án của mỗi bên sẽ chịu trách nhiệm điền thông tin vào biểu mẫu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày / Date: Ghi ngày tháng năm lập biên bản. Định dạng DD/MM/YYYY. Ví dụ: 15/03/2025.
2. Số / No.: Đánh số biên bản theo quy tắc quản lý văn bản của công ty. Thường là số thứ tự hoặc mã số dự án kèm số thứ tự. Ví dụ: BB-GNMB-001.
3. Công trình / Project: Ghi tên đầy đủ của dự án/công trình xây dựng. Ví dụ: Nhà máy sản xuất linh kiện điện tử XYZ.
4. Địa điểm / Location: Ghi địa chỉ cụ thể nơi công trình tọa lạc. Ví dụ: Lô A3, Khu công nghiệp Bắc Thăng Long, Hà Nội.
5. Hợp đồng số / Contract No.: Ghi số hợp đồng chính liên quan đến việc giao nhận mặt bằng. Ví dụ: HĐ-2025-0123.
6. Đại diện bên giao / Deliverer và Đại diện bên nhận / Receiver: Mỗi bên điền đầy đủ thông tin: họ tên người đại diện, chức vụ, địa chỉ, điện thoại. Mỗi bên có thể có nhiều người đại diện, cần ghi rõ từng người và chức vụ tương ứng.
7. Phần Công trình / Project (bảng chi tiết): Bảng này liệt kê các hạng mục bàn giao. Cột STT: đánh số thứ tự. Cột NỘI DUNG BÀN GIAO: mô tả hạng mục (ví dụ: mốc ranh giới, cọc định vị, đường điện, nước...). Cột KIỂM TRA SƠ BỘ: gồm hai cột nhỏ "Theo Thiết kế" và "Theo thực tế" – đánh dấu (✓) hoặc ghi tình trạng tương ứng. Cột GHI CHÚ: ghi thêm nhận xét nếu có.
8. 2. Khác / Other: Dùng để ghi thêm các nội dung bàn giao khác không có trong bảng chính, hoặc các thỏa thuận bổ sung.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 02 bản chính có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản. Không được lập 01 bản duy nhất.
• Thông tin về người đại diện phải đúng với giấy ủy quyền hoặc quyết định bổ nhiệm của mỗi bên. Chức vụ ghi chính xác theo văn bản pháp lý.
• Phần kiểm tra sơ bộ cần được thực hiện ngay tại hiện trường, có sự chứng kiến của cả hai bên. Không điền sau khi rời khỏi mặt bằng.
• Mọi sai lệch giữa thiết kế và thực tế phải được ghi chú rõ ràng vào cột Ghi chú hoặc mục Khác. Đây là cơ sở để xử lý sau này.
• Biên bản phải được ký và ghi rõ họ tên bởi đại diện có thẩm quyền của cả hai bên. Nếu có đóng dấu công ty thì càng tốt.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ thông tin người đại diện (thiếu chức vụ, địa chỉ, điện thoại) dẫn đến khó xác định trách nhiệm khi có tranh chấp.
• Bỏ trống hoặc ghi chung chung cột "Kiểm tra sơ bộ" – không đối chiếu giữa thiết kế và thực tế, làm mất giá trị chứng cứ của biên bản.
• Không đánh số biên bản hoặc đánh số trùng lặp, gây khó khăn cho việc quản lý và tra cứu sau này.
• Ghi ngày tháng không thống nhất giữa các bản sao, hoặc ghi ngày sau khi đã thi công – vi phạm trình tự thủ tục.
• Quên mục "Khác" khi có phát sinh ngoài bảng chính, dẫn đến thiếu sót nội dung bàn giao quan trọng.
• Ký biên bản khi chưa kiểm tra thực tế mặt bằng, chỉ điền theo bản vẽ thiết kế – rủi ro rất lớn về sau.