Hướng dẫn điền biểu mẫu Câu hỏi đánh giá nội bộ

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu 0117 - Câu hỏi đánh giá được thiết kế để hỗ trợ quá trình đánh giá nội bộ trong doanh nghiệp. Mục đích chính của biểu mẫu này là giúp kiểm tra mức độ tuân thủ các điều khoản, yêu cầu đã được thiết lập trong hệ thống quản lý chất lượng hoặc quy trình nội bộ. Thông qua việc trả lời các câu hỏi với kết quả YES (phù hợp), NO (không phù hợp) hoặc NA (không áp dụng), người đánh giá có thể xác định những điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải tiến. Biểu mẫu này thường được sử dụng trong các cuộc đánh giá định kỳ hoặc đột xuất nhằm đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả và đáp ứng các tiêu chuẩn đề ra.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do các kiểm toán viên nội bộ, trưởng bộ phận hoặc người được phân công làm công tác đánh giá thực hiện. Những người này cần có hiểu biết về quy trình, điều khoản và yêu cầu cụ thể của từng lĩnh vực được đánh giá. Biểu mẫu được điền trong quá trình đánh giá nội bộ, thường diễn ra theo kế hoạch đã được phê duyệt hàng quý hoặc hàng năm. Ngoài ra, biểu mẫu cũng có thể được sử dụng khi có sự thay đổi lớn về quy trình, nhân sự hoặc khi cần kiểm tra lại sau khi khắc phục sự cố. Việc điền biểu mẫu nên được thực hiện ngay tại thời điểm đánh giá hoặc ngay sau khi kết thúc buổi làm việc để đảm bảo thông tin còn mới và chính xác.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Điều khoản: Ghi rõ số hiệu hoặc tên điều khoản cụ thể trong tài liệu quy trình, tiêu chuẩn hoặc quy định nội bộ mà bạn đang đánh giá. Ví dụ: "Điều 4.2 - Kiểm soát tài liệu" hoặc "ISO 9001:2015 - Mục 7.1". Cần đảm bảo điều khoản này có thật trong hệ thống tài liệu của công ty.
2. Yêu cầu/câu hỏi: Nhập nội dung yêu cầu hoặc câu hỏi đánh giá tương ứng với điều khoản đã nêu. Câu hỏi cần rõ ràng, cụ thể, ví dụ: "Phòng ban có lưu danh sách tài liệu kiểm soát không?" hoặc "Quy trình đào tạo có được cập nhật theo đúng lịch không?". Mỗi dòng chỉ nên chứa một yêu cầu duy nhất để dễ theo dõi.
3. Kết quả YES/NO/NA: Đánh dấu kết quả dựa trên bằng chứng thu thập được. Chọn YES nếu yêu cầu được đáp ứng đầy đủ, NO nếu không đáp ứng hoặc có sai lệch, NA nếu yêu cầu không áp dụng cho phạm vi đánh giá hiện tại. Không được để trống ô này, vì mỗi câu hỏi bắt buộc phải có kết quả.
4. Ghi chú: Dùng để ghi lại các bằng chứng, nhận xét hoặc giải thích thêm cho kết quả đã chọn. Ví dụ: nếu kết quả là NO, hãy ghi rõ "Thiếu chữ ký phê duyệt trên tài liệu ngày 15/03" hoặc "Chưa có bằng chứng đào tạo cho nhân viên mới". Nếu kết quả là YES, có thể ghi "Đã kiểm tra và thấy đầy đủ". Ghi chú càng chi tiết càng giúp ích cho việc khắc phục sau này.

Lưu ý quan trọng

• Luôn đọc kỹ hướng dẫn ở cuối biểu mẫu: YES là phù hợp, NO là không phù hợp, NA là không áp dụng. Việc hiểu sai định nghĩa này có thể dẫn đến kết quả đánh giá sai lệch.
• Không được bỏ trống bất kỳ cột nào trong biểu mẫu, đặc biệt là cột "Kết quả". Mỗi câu hỏi bắt buộc phải có một trong ba giá trị YES, NO hoặc NA.
• Ghi chú phải cụ thể, có thể kiểm tra lại được. Tránh ghi chung chung như "cần cải thiện" hoặc "tốt". Thay vào đó, hãy ghi rõ bằng chứng hoặc tài liệu liên quan.
• Biểu mẫu này thuộc danh mục "Thủ tục đánh giá nội bộ", do đó cần được lưu trữ và quản lý theo đúng quy định của hệ thống tài liệu. Sau khi hoàn thành, biểu mẫu cần được ký duyệt bởi người đánh giá và người phụ trách.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa NA và NO: Nhiều người đánh giá chọn NA khi thấy khó trả lời, nhưng thực tế yêu cầu đó vẫn áp dụng. Chỉ chọn NA khi điều khoản hoặc yêu cầu hoàn toàn không liên quan đến phạm vi đánh giá.
• Bỏ trống cột ghi chú: Người đánh giá thường quên ghi chú hoặc ghi quá sơ sài, dẫn đến khó khăn khi xem xét lại hoặc khi thực hiện hành động khắc phục. Hãy tập thói quen ghi chú ngay sau khi đánh giá.
• Ghi điều khoản không chính xác: Một số người ghi tên điều khoản theo cách hiểu cá nhân, không khớp với tài liệu gốc. Điều này gây khó khăn khi đối chiếu. Luôn kiểm tra lại số hiệu điều khoản từ tài liệu chính thức.
• Đánh giá chủ quan, thiếu bằng chứng: Kết quả YES/NO phải dựa trên bằng chứng quan sát được, không phải cảm tính. Nếu không có bằng chứng, hãy ghi NO và mô tả lý do trong ghi chú.