Hướng dẫn điền chương trình đánh giá nội bộ ISO chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu 0016 - Chương trình đánh giá nội bộ được thiết kế nhằm lập kế hoạch chi tiết cho một đợt đánh giá nội bộ tại công ty. Tài liệu này giúp xác định rõ mục tiêu, phạm vi, thời gian, địa điểm và nhân sự tham gia vào quá trình đánh giá. Việc sử dụng biểu mẫu chuẩn giúp đảm bảo tính nhất quán, minh bạch và đầy đủ thông tin cho tất cả các bộ phận liên quan. Đây là công cụ quan trọng để Ban Tổng Giám đốc phê duyệt và giám sát toàn bộ hoạt động đánh giá nội bộ theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Đại diện lãnh đạo (thường là Trưởng phòng Đảm bảo Chất lượng hoặc người được ủy quyền) chuẩn bị và đề nghị. Thời điểm điền biểu mẫu là trước mỗi đợt đánh giá nội bộ, dựa trên lịch đánh giá đã được phê duyệt hàng năm hoặc khi có yêu cầu đột xuất từ Ban Tổng Giám đốc. Sau khi hoàn thành, biểu mẫu phải được trình lên Ban Tổng Giám đốc để xem xét và phê duyệt trước khi thông báo đến các bộ phận liên quan. Nhân viên mới cần lưu ý rằng đây là bước khởi đầu cho mọi hoạt động đánh giá nội bộ, do đó cần được thực hiện cẩn thận và đúng quy trình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đoàn đánh giá: Ghi rõ căn cứ lập chương trình (ví dụ: theo lịch đánh giá nội bộ năm 2025, theo yêu cầu của Ban TGĐ). Sau đó điền đợt đánh giá thứ mấy (ví dụ: đợt 1) và năm thực hiện. Cuối cùng ghi tên công ty đầy đủ.
2. Thời gian đánh giá: Điền ngày bắt đầu và ngày kết thúc của đợt đánh giá. Lưu ý ghi đúng định dạng ngày/tháng/năm và đảm bảo thời gian đủ để thực hiện đánh giá tại tất cả các bộ phận.
3. Stt: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng dòng đánh giá. Mỗi dòng tương ứng với một bộ phận hoặc một hoạt động được đánh giá riêng biệt.
4. Địa điểm đánh giá/bộ phận được đánh giá: Ghi tên cụ thể bộ phận (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Sản xuất, Kho hàng) hoặc địa điểm thực tế nếu đánh giá tại nhiều cơ sở.
5. Phạm vi/hoạt động được đánh giá: Mô tả ngắn gọn nội dung đánh giá, ví dụ: "Quy trình mua hàng", "Quản lý kho", "Đào tạo nhân viên". Cần nêu rõ hoạt động nào sẽ được kiểm tra trong đợt này.
6. Điều khoản tiêu chuẩn: Ghi mã số điều khoản của tiêu chuẩn ISO (ví dụ: ISO 9001:2015, điều 7.1, 8.2) hoặc quy định nội bộ mà đánh giá sẽ dựa vào để kiểm tra sự phù hợp.
7. Chuyên gia đánh giá: Ghi họ tên của (các) chuyên gia đánh giá nội bộ được phân công cho từng bộ phận. Có thể ghi nhiều người nếu cần, phân cách bằng dấu phẩy.
8. Thời gian: Ghi rõ ngày và khung giờ dự kiến đánh giá cho từng bộ phận, ví dụ: "08:00 - 11:30 ngày 15/03/2025".
9. Ban Tổng Giám đốc - Ngày tháng năm: Để trống, phần này dành cho Ban TGĐ ký và ghi ngày phê duyệt sau khi xem xét chương trình.
10. Duyệt: Để trống, dành cho chữ ký của Ban Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt.
11. Người đề nghị (Đại diện lãnh đạo): Người lập biểu mẫu ký tên và ghi rõ họ tên, chức vụ tại đây.
12. Nơi gởi: Đánh dấu hoặc ghi rõ các nơi nhận: Ban Tổng Giám đốc, Các Bộ phận liên quan, Đại diện lãnh đạo (Lưu).

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền đầy đủ, rõ ràng, không bỏ sót bất kỳ mục nào trước khi trình duyệt.
• Thông tin về thời gian và địa điểm phải chính xác, tránh trùng lịch với các hoạt động quan trọng khác của công ty.
• Chuyên gia đánh giá phải là người đã được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá nội bộ còn hiệu lực.
• Không cử chuyên gia đánh giá vào bộ phận mà họ đang trực tiếp làm việc để đảm bảo tính khách quan.
• Sau khi được phê duyệt, chương trình phải được thông báo đến tất cả các bộ phận liên quan ít nhất 7 ngày trước khi đánh giá.
• Lưu giữ biểu mẫu đã phê duyệt theo quy định lưu trữ hồ sơ của công ty.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi căn cứ lập chương trình hoặc ghi không đầy đủ thông tin về đợt đánh giá và năm thực hiện.
• Ghi sai định dạng ngày tháng, dẫn đến nhầm lẫn về lịch trình đánh giá giữa các bộ phận.
• Không ghi đầy đủ điều khoản tiêu chuẩn áp dụng, khiến chuyên gia đánh giá không biết cần kiểm tra theo tiêu chí nào.
• Phân công chuyên gia đánh giá không phù hợp, ví dụ giao người cùng bộ phận đi đánh giá chéo hoặc chưa qua đào tạo.
• Bỏ sót mục "Nơi gởi" hoặc không gửi chương trình đến đúng các bộ phận cần nhận thông báo.
• Điền thông tin mơ hồ ở cột "Phạm vi/hoạt động được đánh giá" như "kiểm tra chung" thay vì mô tả cụ thể hoạt động.