THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ
1. Mục đích:
Thủ tục này được lập ra để thực hiện việc đánh giá các hệ thống quản lý nội bộ, để đảm bảo rằng việc áp dụng phù hợp với các Hệ thống quản lý tương ứng ở dạng văn bản, đồng thời đảm bảo hệ thống này phù hợp, thích hợp và có hiệu quả để đạt được mục tiêu và chính sách của Công ty.
2. Phạm vi:
Thủ tục này áp dụng cho tất cả các hoạt động đánh giá nội bộ và bao gồm cả quá trình lập kế hoạch đánh giá, chương trình đánh giá, tiến hành đánh giá, lập báo cáo và các theo dõi tiếp theo. Đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm kiểm soát quá trình này.
3. Định nghĩa:
3.1 Các thuật ngữ sử dụng trong thủ tục này theo các tiêu chuẩn tương ứng mà Công ty áp dụng.
3.2 Các từ viết tắt:
v ĐGV : Đánh giá viên
v KPH : Không phù hợp
v TBĐG : Trưởng ban đánh giá
v BQLHT : Ban quản lý hệ thống
4. Nội Dung:
4.1 Lưu đồ:
Người thực hiện |
Công việc |
Tài liệu/Biểu mẫu |
|
ĐDLĐ Ban đánh giá ĐDLĐ Ban đánh giá ĐDLĐ Ban đánh giá Bp được đánh giá Ban đánh giá Bp được đánh giá Ban đánh giá Bp được đánh giá Ban đánh giá Bp được đánh giá Ban đánh giá Ban đánh giá NV lưu trữ |
- Lịch đánh giá - Chương trình đánh giá - Biểu kiểm tra - Phiếu CAR - Phiếu CAR mới - Báo cáo đánh giá |
Xuyên suốt quá trình thực hiện, đánh giá các Hệ thống quản lý nội bộ của Công ty là cuộc đánh giá độc lập dùng để thu thập các bằng chứng khách quan rằng các Chính sách, Thủ tục hoặc các yêu cầu đang tồn tại được đáp ứng, bởi vì nó đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của các Hệ thống quản lý tương ứng.
4.2 Nội dung:
4.2.1 Kế hoạch đánh giá:
Ít nhất một năm hai lần (hoặc do yêu cầu đột xuất), ĐDLĐ hoặc BQLHT lập kế hoạch đánh giá nội bộ để xác định xem Hệ thống quản lý:
a/ Có phù hợp với các bố trí sắp xếp được hoạch định đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn này và với các yêu cầu của Hệ thống quản lý được Công ty thiết lập;
b/ Có được áp dụng một cách hiệu lực và được duy trì:
Kế hoạch đánh giá sau khi được lập sẽ trình BTGĐ Công ty (hoặc ĐDLĐ) xem xét, phê duyệt và cho tiến hành thực hiện đánh giá.
4.2.2 Danh sách đánh giá viên và chương trình đánh giá:
Đại diện lãnh đạo sẽ lập danh sách đánh giá viên và thành phần tham gia đánh giá bao gồm Trưởng đoàn đánh giá, chuyên gia bên ngoài (nếu cần) và các đánh giá viên được chọn lựa phải qua các khoá huấn luyện đào tạo đánh giá nội bộ.
Đồng thời trước ngày đánh giá ít nhất 02 tuần Đại diện lãnh đạo cũng hoạch định chương trình với thời gian trình tự để tiến hành đánh giá, nội dung bao gồm các mục tiêu cần quan tâm:
² Tính hiệu lực và hiệu quả của các quá trình;
² Tính duy trì và tính phù hợp;
² Khả năng đáp ứng các quá trình;
² Các công cụ kỹ thuật thống kê;
² Phân tích các dữ liệu về chi phí quản lý Hệ thống;
² Mức độ chính xác và đầy đủ việc đo lường kết quả hoạt động;
² Sử dụng hiệu quả và hiệu lực các nguồn lực;
² Các hoạt động cải tiến;
² Mối quan hệ với các đơn vị, các bên quan tâm có liên quan.
TGĐ xem xét và phê duyệt danh sách đánh giá viên và chương trình đánh giá; nếu không đồng ý thì Đại diện lãnh đạo sẽ thực hiện lại danh sách hoặc chương trình đánh giá theo ý kiến phê duyệt, nếu TGĐ đồng ý thì cho tiến hành triển khai thực hiện.
4.2.3 Chuẩn bị đánh giá:
Quá trình đánh giá nội bộ có vai trò như một công cụ quản lý để đánh giá độc lập mọi quá trình hay hoạt động đã được dự kiến.
Để cho việc đánh giá được liên tục và đạt hiệu quả, Ban đánh giá và Bộ phận được đánh giá cần phải chuẩn bị lịch đánh giá cũng như các tài liệu và hồ sơ có liên quan như:
² Các tài liệu và các hồ sơ đã được thiết lập trước đó;
² Tình trạng và tầm quan trọng của các quá trình;
² Kết quả của các đánh giá trước đó;
² Các chuẩn mực, phạm vi và phương pháp đánh giá.
4.2.4 Họp khai mạc:
Đoàn đánh giá và Bộ phận được đánh gia tổ chức cuộc họp khai mạc nhằm thông qua các nội dung chương trình và phương pháp thực hiện đánh giá, thời gian thực hiện đồng thời cũng giới thiệu thành phần đánh giá viên tham gia.
4.2.5 Thực hiện việc đánh giá nội bộ:
a/ Để tiến hành đánh giá đạt kết quả tốt, Đoàn đánh giá và Bộ phận được đánh giá trong quá trình thực hiện phải đảm bảo các yêu cầu như sau:
² Việc đánh giá phải phải bảo đảm tính khách quan và độc lập;
² Thời gian tiến hành theo lịch đề ra phải đúng và không được chậm trễ;
² Sử dụng các Tài liệu và Hồ sơ được thiết lập để vận hành có hiệu lực và hiệu quả quá trình của tổ chức theo Tiêu chuẩn và Luật định đã ban hành;
² Kiểm soát sự không phù hợp - tính đầy đủ và tính hiệu quả của các quá trình và sản phẩm thật chính xác;
² Phân tích sự không phù hợp để phòng ngừa sau này.
b/ Căn cứ vào các mục tiêu đánh giá, Đoàn đánh giá và Bộ phận được đánh giá sẽ
phân tích cụ thể được những sự việc không phù hợp:
² Nếu xác định và đồng ý sự việc không phù hợp, Đoàn đánh giá và Bộ phận được đánh giá viết báo cáo sản phẩm hay các quá trình không phù hợp;
² Ban đánh giá lập đề xuất hành động khắc phục và phát hành phiếu CAR cho bộ phận được đánh giá thực hiện.
4.2.6 Họp kết thúc:
Đoàn đánh giá họp kết thúc quá trình đánh giá nội bộ sau khi xác định hay không xác định sự việc không phù hợp của sản phẩm hoặc các quá trình đã được xem xét, đồng thời thông báo các nội dung đã được đánh giá và đưa ra một số công việc cần thiết để thực hiện tiếp theo quá trình đánh giá như hành động khắc phục và đánh giá hành động khắc phục…
4.2.7 Báo cáo kết quả đánh giá:
Sau khi ghi nhận các kết quả đánh giá nội bộ của từng mục tiêu cụ thể. Ban đánh giá sẽ lập báo cáo kết quả thu được trong quá trình tiến hành đánh giá và trong báo cáo phải tường trình chi tiết những mục tiêu đã được đánh giá có:
² Phù hợp: Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu qui định của Hệ thống quản lý, luật định, hoạt động thực tế.
² Hay không phù hợp: Đáp ứng không đầy đủ các yếu tố nêu trên.
Trên cơ sở đó có ý kiến đề xuất những việc cần khắc phục, sửa lỗi trong thời gian sớm nhất được qui định để loại bỏ kịp thời các nguyên nhân sự sai lỗi được phát hiện và bổ sung ngay hay điều chỉnh các sự việc không phù hợp theo Hệ thống. Ngoài ra trong báo cáo cũng nêu ra các bằng chứng về sự thực hiện tốt nhằm mục đích cung cấp các cơ hội cho việc thừa nhận bởi lãnh đạo và khuyến khích mọi người.
4.2.8 Thực hiện hành động khắc phục:
² Thông qua đề xuất hành động khắc phục và phiếu CAR của Ban đánh giá, Bộ phận được đánh giá sẽ tiến hành thực hiện hành động khắc phục;
² Hành động khắc phục cần được phân công người thực hiện phải qua lớp đào tạo và tiến hành kiểm soát một cách hiệu lực và hiệu quả việc nhận biết, cách ly, loại bỏ nguyên nhân và xử lý sự việc không phù hợp để ngăn ngừa việc sử dụng không đúng mục đích cũng như ngăn ngừa sự tái diễn;
² Bộ phận được đánh giá sẽ ghi nhận lại sự không phù hợp với việc sử lý hành động khắc phục nhằm giúp cho việc rút kinh nghiệm và cung cấp dữ liệu cho các hoạt động phân tích và cải tiến sau này.
4.2.9 Đánh giá hành động khắc phục:
Ban đánh giá sẽ tiến hành đánh giá hành động khắc phục của Bộ phận được đánh giá. Việc đánh giá hành động khắc phục phải tương ứng với tác động của sự không phù hợp gặp phải, đồng thời phải xem xét tín chính xác dựa vào:
² Nguồn thu thập thông tin để xác định hành động khắc phục cần thiết;
² Việc xem xét không phù hợp;
² Việc xác định nguyên nhân của sự không phù hợp;
² Việc đánh giá cần có các hành động để đảm bảo rằng sự không phù hợp không còn tái diễn.
Sau khi xác lập việc đánh giá hành động khắc phục:
a/ Nếu tìm ra nguyên nhân gốc rể mới đã gây ra sự không phù hợp, Ban đánh giá sẽ phát hành “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục” mới (CAR), đề nghị Bộ phận được đánh giá thực hiện hành động khắc phục nguyên nhân được tìm;
b/ Nếu không đồng ý hành động đã được khắc phục và không tìm ra được nguyên nhân khác để khắc phục sự không phù hợp, Ban đánh giá sẽ lập báo cáo trình ĐDLĐ về tình trạng này để có hướng xử lý kịp thời cho các quá trình bị sai lỗi;
c/ Nếu xác định đúng hành động đã được khắc phục của Bộ phận được đánh giá, Ban đánh giá sẽ hoàn tất công tác đánh giá nội bộ.
4.2.10 Hoàn tất đánh giá:
Để hoàn tất các các bước thực hiện quá trình đánh giá, Ban đánh giá sẽ lập hồ sơ bao gồm các văn bản có liên quan đã được ghi nhận từ bước đầu cho đến bước sau cùng của quá trình đánh giá. Tất cả các văn bản phải có chữ ký xác lập của các thành phần tham gia đánh giá và được báo cáo với ĐDLĐ sau khi hoàn tất hồ sơ đánh giá nội bộ.
4.2.11 Lưu Hồ sơ:
Tất cả các văn bản trong suốt quá trình cho đến khi hoàn tất đánh giá nội bộ phải được cập nhật liên tục và tập hợp vào bộ hồ sơ được nhân viên kiểm soát lưu trữ và duy trì.
4.3 Yêu cầu về người đánh giá:
4.3.1 Đánh giá viên:
Là những nhân viên đã được đào tạo về “ Đánh Giá Nội Bộ theo Hệ thống tiêu chuẩn tương ứng”. Đánh giá viên được BQLHT đề nghị và được ĐDLĐ phê duyệt cho mỗi lần đánh giá.
4.3.2 Trưởng đoàn đánh giá:
Là nhân viên có chứng chỉ tốt nghiệp về “Đánh Giá Nội Bộ theo tiêu chuẩn Hệ thống quản lý tương ứng”, được BQLHT đề nghị và ĐDLĐ phê duyệt cho mỗi lần đánh giá. Trưởng Ban Đánh Gía chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện, báo cáo và theo dõi hành động khắc phục sau đánh giá cho đến khi hoàn tất. Việc đánh giá được coi là kết thúc khi Trưởng đoàn đánh giá và Trưởng bộ phận được đánh giá ký tên kết thúc vào phiếu yêu cầu hành động khắc phục, đồng thời báo cáo đến ĐDLĐ.
5.Tài liệu tham khảo:
· Sổ tay chất lượng
· Sổ tay môi trường
6.Phụ Lục
Chương trình đánh giá nội bộ (mã số: 0016)
Phiếu ghi chép đánh giá viên. (mã số: 0017)
Lịch đánh giá (mã số: 0018)
Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ (mã số: 0020)
Câu hỏi đánh giá (mã số: 0117)