Hướng dẫn điền Báo cáo kết quả đánh giá chất lượng nội bộ

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu 0020 - Báo cáo kết quả đánh giá chất lượng nội bộ được thiết kế nhằm ghi nhận một cách có hệ thống toàn bộ kết quả của một cuộc đánh giá chất lượng nội bộ trong doanh nghiệp. Mục đích chính là tổng hợp các phát hiện về sự không phù hợp, các lưu ý cải tiến, từ đó cung cấp cơ sở khách quan cho Ban lãnh đạo đánh giá hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Biểu mẫu này đóng vai trò là bằng chứng chính thức cho hoạt động đánh giá, đồng thời là căn cứ để xây dựng kế hoạch khắc phục và phòng ngừa. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp chuẩn hóa quy trình báo cáo, đảm bảo tính minh bạch và truy xuất thông tin dễ dàng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng đoàn đánh giá hoặc thư ký đoàn đánh giá chịu trách nhiệm điền và hoàn thiện. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi kết thúc cuộc đánh giá chất lượng nội bộ, sau khi đã tổng hợp tất cả các phiếu phát hiện từ các thành viên trong đoàn. Biểu mẫu được lập để trình lên Tổng Giám đốc phê duyệt và gửi đến các bộ phận liên quan để thực hiện hành động khắc phục. Nhân viên mới được phân công làm nhiệm vụ thư ký hoặc trưởng đoàn cần nắm vững cách điền biểu mẫu này để đảm bảo báo cáo chính xác và đúng hạn.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kính gửi: Tổng Giám đốc: Đây là phần kính ngữ mặc định, người điền không cần thay đổi. Biểu mẫu luôn được báo cáo lên cấp cao nhất là Tổng Giám đốc để đảm bảo tính phê duyệt và chỉ đạo.
2. Ngày tháng năm và thời gian đánh giá: Điền ngày lập báo cáo vào ô "Hôm nay ngày... tháng... năm...". Tiếp theo, điền chính xác khoảng thời gian diễn ra cuộc đánh giá từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc vào các ô tương ứng. Ví dụ: từ ngày 01/05/2024 đến ngày 03/05/2024.
3. Bảng tổng hợp phát hiện (Stt, Điều khoản, Mô tả sự không phù hợp, Đánh giá mức độ, Ghi chú): Đây là phần quan trọng nhất. Liệt kê lần lượt từng phát hiện theo số thứ tự. Cột "Điều khoản" ghi rõ điều khoản tiêu chuẩn (ví dụ: ISO 9001:2015) hoặc quy trình nội bộ bị vi phạm. Cột "Mô tả sự không phù hợp" cần ghi ngắn gọn, khách quan, có dẫn chứng cụ thể. Cột "Đánh giá mức độ" đánh dấu "X" vào một trong ba ô: NCM (Không phù hợp lớn), NCm (Không phù hợp nhỏ) hoặc OBS (Lưu ý). Cột "Ghi chú" dùng để ghi thêm thông tin như bộ phận liên quan hoặc tài liệu tham chiếu.
4. Tổng cộng: Sau khi liệt kê hết các phát hiện, thống kê tổng số lượng từng loại. Điền tổng số "NC" (bao gồm cả NCM và NCm) vào ô đầu tiên, và tổng số "OBS" vào ô thứ hai. Ví dụ: "Tổng cộng: 5 NC; 3 OBS".
5. Kết luận và Đề nghị: Phần "Kết luận" tóm tắt tình trạng chung của hệ thống chất lượng sau đánh giá (ví dụ: "Hệ thống được duy trì hiệu quả, còn một số điểm cần cải tiến"). Phần "Đề nghị" đưa ra các kiến nghị cụ thể như yêu cầu các bộ phận xây dựng kế hoạch khắc phục, hoặc đề xuất thời gian đánh giá lại.
6. Kính trình và phê duyệt: Trưởng đoàn đánh giá ký và ghi rõ họ tên vào ô "Đại diện lãnh đạo". Sau đó, trình lên Tổng Giám đốc ký duyệt vào ô "Tổng Giám đốc duyệt". Phần "Nơi gửi" đã được liệt kê sẵn, người điền chỉ cần kiểm tra và đảm bảo báo cáo được gửi đúng đến Tổng Giám đốc, các bộ phận liên quan và lưu tại Đại diện lãnh đạo.

Lưu ý quan trọng

• Luôn sử dụng ngôn ngữ khách quan, trung lập khi mô tả sự không phù hợp, tránh đổ lỗi hay phán xét cá nhân. Mô tả phải tập trung vào sự kiện và bằng chứng khách quan.
• Phân loại mức độ không phù hợp (NCM, NCm, OBS) phải chính xác dựa trên quy định của công ty và mức độ ảnh hưởng đến hệ thống chất lượng. Việc phân loại sai có thể dẫn đến đánh giá sai lệch về hiệu quả hệ thống.
• Đảm bảo tất cả các phát hiện từ các thành viên trong đoàn đều được tổng hợp đầy đủ vào bảng, không bỏ sót bất kỳ điểm không phù hợp nào dù là nhỏ nhất.
• Kiểm tra kỹ số liệu tổng cộng phải khớp với số dòng đã liệt kê trong bảng. Sai sót về số liệu sẽ làm giảm độ tin cậy của báo cáo.
• Báo cáo phải được hoàn thành và trình ký trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc đánh giá để đảm bảo tiến độ xử lý các vấn đề phát hiện.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Không phù hợp lớn" (NCM) và "Không phù hợp nhỏ" (NCm). Ví dụ: một lỗi hệ thống ảnh hưởng đến nhiều bộ phận lại bị đánh giá là NCm, hoặc ngược lại, một lỗi nhỏ lẻ lại bị đánh giá là NCM.
• Mô tả sự không phù hợp quá chung chung, thiếu dẫn chứng cụ thể như tên tài liệu, số hiệu, ngày tháng, khiến cho việc khắc phục sau này gặp khó khăn.
• Bỏ sót thông tin ở cột "Điều khoản" hoặc "Ghi chú", làm cho báo cáo thiếu tính tham chiếu và khó truy xuất nguồn gốc của vấn đề.
• Không thống kê đúng tổng số NC và OBS, dẫn đến sai lệch trong phần kết luận và đề nghị của báo cáo.
• Quên không ghi ngày tháng hoặc ghi sai khoảng thời gian đánh giá, làm mất tính chính xác về mặt thời gian của báo cáo.
• Bỏ qua phần "Nơi gửi" hoặc gửi thiếu bộ phận liên quan, dẫn đến việc các phòng ban không nhận được thông tin để kịp thời khắc phục.