Hướng dẫn điền Phiếu ghi chép đánh giá viên nội bộ

Mục đích sử dụng

Phiếu ghi chép của đánh giá viên (Mẫu 0017) là công cụ chính thức để đánh giá viên ghi lại toàn bộ quá trình đánh giá nội bộ tại một bộ phận cụ thể. Mục đích của phiếu này là giúp đánh giá viên hệ thống hóa các phát hiện, nhận xét và bằng chứng kiểm tra theo từng điều khoản của tiêu chuẩn áp dụng. Đây là tài liệu quan trọng làm cơ sở cho báo cáo đánh giá cuối cùng, giúp doanh nghiệp xác định điểm phù hợp và không phù hợp (NCR) trong hệ thống quản lý.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do đánh giá viên nội bộ (người được phân công thực hiện cuộc đánh giá) điền. Đánh giá viên phải là người đã được đào tạo về nghiệp vụ đánh giá nội bộ và được chỉ định trong kế hoạch đánh giá. Thời điểm điền phiếu là trong suốt quá trình đánh giá tại hiện trường, khi đánh giá viên phỏng vấn, quan sát và xem xét tài liệu, hồ sơ của bộ phận được đánh giá. Phiếu phải được hoàn thành và ký tên ngay sau khi kết thúc cuộc đánh giá tại bộ phận đó.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày: Ghi ngày tháng năm thực hiện cuộc đánh giá tại bộ phận này. Định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: 15/03/2025.
2. Đánh giá bộ phận: Ghi tên bộ phận được đánh giá, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh, Xưởng Sản xuất.
3. Đánh giá viên: Ghi họ và tên của người thực hiện đánh giá (chính bạn).
4. Ký tên: Đánh giá viên ký tên trực tiếp vào ô này sau khi hoàn thành phiếu, xác nhận nội dung ghi chép là trung thực.
5. Điều khoản: Ghi số điều khoản của tiêu chuẩn (ISO 9001, ISO 14001,...) hoặc quy định nội bộ đang được kiểm tra. Ví dụ: 7.1, 8.3, 9.2.
6. Chi tiết đánh giá: Mô tả cụ thể nội dung, quy trình, hồ sơ hoặc hoạt động đã được kiểm tra. Ghi rõ bằng chứng khách quan quan sát được. Ví dụ: "Kiểm tra hồ sơ đào tạo nhân viên tháng 2/2025".
7. Nhận xét: Ghi nhận xét của đánh giá viên về mức độ phù hợp, hiệu lực của hoạt động so với yêu cầu. Ví dụ: "Đạt yêu cầu", "Cần cải thiện", "Không phù hợp".
8. Ghi chú: Ghi các thông tin bổ sung như tài liệu tham khảo, người được phỏng vấn, hoặc mã số NCR nếu có phát hiện không phù hợp.
9. Ghi chú (dòng cuối): Đây là phần hướng dẫn ký hiệu: dấu * dùng để đánh dấu các mục "Không phù hợp (NCR)" – tức là phát hiện lỗi cần khắc phục. Dấu # dùng để ghi các lưu ý quan trọng khác.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền bằng bút mực, không dùng bút chì, chữ viết rõ ràng, dễ đọc. Nếu viết sai, gạch ngang một đường và ký xác nhận cạnh chỗ sửa, không được tẩy xóa.
• Mỗi điều khoản được đánh giá phải ghi trên một dòng riêng. Nếu một điều khoản có nhiều nội dung kiểm tra, có thể ghi tiếp vào dòng bên dưới nhưng phải ghi rõ cùng số điều khoản.
• Khi phát hiện điểm không phù hợp (NCR), phải đánh dấu * ở cột Ghi chú và mô tả chi tiết bằng chứng trong cột Chi tiết đánh giá. Sau đó chuyển thông tin sang Biên bản NCR riêng.
• Đánh giá viên phải giữ lại bản gốc phiếu này như một phần của hồ sơ đánh giá. Không được tự ý hủy hoặc làm mất phiếu.
• Phiếu này chỉ dùng trong quá trình đánh giá nội bộ, không được tiết lộ cho người ngoài bộ phận được đánh giá khi chưa có kết luận chính thức.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu ngày tháng hoặc ghi ngày không chính xác so với thực tế đánh giá, gây khó khăn khi đối chiếu hồ sơ.
• Không ghi rõ số điều khoản, chỉ ghi chung chung như "kiểm tra quy trình" khiến người đọc sau không biết đang đánh giá yêu cầu nào.
• Nhận xét quá sơ sài, chỉ ghi "OK" hoặc "tốt" mà không có bằng chứng cụ thể, làm mất giá trị của phiếu ghi chép.
• Bỏ sót cột Ghi chú, không đánh dấu NCR khi phát hiện lỗi, dẫn đến việc không lập biên bản khắc phục kịp thời.
• Ký tên trước khi hoàn thành nội dung đánh giá, hoặc để người khác ký thay, vi phạm nguyên tắc đánh giá độc lập.
• Viết chữ quá nhỏ hoặc nguệch ngoạc, khó đọc, ảnh hưởng đến việc lưu trữ và kiểm tra hồ sơ sau này.