Hướng dẫn điền bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự BMNS-02

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMNS-02 Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự được thiết kế để các phòng ban, bộ phận trong công ty lập kế hoạch tuyển dụng cho từng quý trong năm. Mục đích chính của biểu mẫu này là tổng hợp nhu cầu nhân sự, xác định vị trí cần tuyển, số lượng, thời gian cần nhân sự và lý do tuyển dụng. Đây là cơ sở để phòng Nhân sự và Ban Tổng Giám đốc phê duyệt và triển khai các hoạt động tuyển dụng một cách có hệ thống, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu nhân lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền của phòng/ban có nhu cầu tuyển dụng điền. Thời điểm điền là vào đầu mỗi quý (Quý 1, 2, 3, 4) hoặc khi có nhu cầu tuyển dụng đột xuất trong quý. Sau khi điền đầy đủ thông tin, biểu mẫu cần được gửi lên phòng Nhân sự để Giám đốc Nhân sự xem xét, sau đó trình lên Ban Tổng Giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành các bước tuyển dụng tiếp theo.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phòng/ ban (Dept/Sec): Ghi rõ tên phòng, ban hoặc bộ phận lập kế hoạch tuyển dụng, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Ban Giám đốc.
2. Quý (Quarter) và Năm (Year): Điền quý và năm lập kế hoạch, ví dụ: Quý 1, Năm 2024.
3. Cột STT (NO.): Đánh số thứ tự từ 1 đến 5 tương ứng với các cấp cần tuyển: Cấp Lãnh Đạo, Vị Trí Cấp Cao, Vị Trí Cấp Trung, Vị Trí Nhân Viên, Vị Trí Công Nhân.
4. Cột CẤP CẦN TUYỂN (Position): Chọn một trong năm cấp bậc đã được liệt kê sẵn: Cấp Lãnh Đạo, Vị Trí Cấp Cao, Vị Trí Cấp Trung, Vị Trí Nhân Viên, Vị Trí Công Nhân.
5. Cột CHỨC DANH (Job Title): Ghi tên chức danh cụ thể của vị trí cần tuyển, ví dụ: Trưởng phòng Kinh doanh, Kỹ sư Cơ khí, Nhân viên Hành chính, Công nhân Sản xuất.
6. Cột SỐ LƯỢNG (NGƯỜI) (Quantity): Điền số lượng nhân sự cần tuyển cho từng chức danh, ví dụ: 2 người cho vị trí Nhân viên Kế toán.
7. Cột THỜI GIAN CẦN NHÂN SỰ (Availability): Ghi rõ thời điểm cần nhân sự đi làm, ví dụ: Tháng 3/2024 hoặc Ngay khi có ứng viên phù hợp.
8. Cột LÝ DO TUYỂN (Reasons for Recruitment): Đánh dấu (q) vào một trong ba lý do: Thay thế nghỉ việc (khi có nhân sự cũ nghỉ), Tuyển mới (khi mở rộng quy mô), hoặc Trù bị nhân lực (khi dự phòng cho các kế hoạch tương lai).
9. Dòng TỔNG CỘNG (TOTAL): Tự động tính tổng số lượng nhân sự cần tuyển ở tất cả các vị trí.
10. Phần Xác nhận và Phê duyệt: Điền địa điểm (Ho Chi Minh) và ngày tháng năm. Trưởng Bộ phận ký xác nhận, Giám đốc Nhân sự phê duyệt, và Ban Tổng Giám đốc duyệt lần cuối.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền thông tin vào các cột có sẵn, không thêm cột mới hoặc sửa cấu trúc biểu mẫu.
• Mỗi vị trí chỉ được chọn một lý do tuyển duy nhất, không đánh dấu nhiều lý do cho cùng một vị trí.
• Thông tin tại cột "Chức danh" phải chính xác, khớp với bảng lương và cơ cấu tổ chức của công ty.
• Phần phê duyệt phải có đầy đủ chữ ký của các cấp có thẩm quyền trước khi chuyển sang bước tuyển dụng.
• Lưu giữ biểu mẫu đã được phê duyệt làm căn cứ cho các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng.

Lỗi thường gặp

• Điền sai quý hoặc năm, dẫn đến kế hoạch bị đưa vào sai thời điểm xét duyệt.
• Không ghi rõ chức danh cụ thể, chỉ ghi chung chung như "Nhân viên" hoặc "Kỹ sư", gây khó khăn cho việc xác định yêu cầu tuyển dụng.
• Đánh dấu nhiều lý do tuyển cho cùng một vị trí, làm mất tính chính xác của kế hoạch.
• Bỏ sót chữ ký của Trưởng bộ phận hoặc Giám đốc Nhân sự, khiến biểu mẫu không hợp lệ.
• Ghi số lượng tuyển không khớp với nhu cầu thực tế, dẫn đến thiếu hoặc thừa nhân sự.