Hướng dẫn điền biểu mẫu thư mời nhận việc BMNS-14

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMNS-14 (Thư mời nhận việc) được sử dụng để chính thức thông báo cho ứng viên trúng tuyển về việc họ được nhận vào làm việc tại công ty. Văn bản này thể hiện cam kết của doanh nghiệp đối với ứng viên, đồng thời là cơ sở pháp lý để hai bên tiến hành các thủ tục tiếp theo như ký hợp đồng lao động, bố trí nơi làm việc và thỏa thuận các chế độ lương thưởng. Mục tiêu của biểu mẫu là đảm bảo ứng viên nắm rõ các điều kiện làm việc trước khi chính thức gia nhập công ty, giúp quá trình hội nhập diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận Nhân sự (HR) hoặc trưởng bộ phận tuyển dụng trực tiếp soạn thảo và trình ký. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi ứng viên đã vượt qua tất cả các vòng phỏng vấn và hội đồng tuyển dụng chính thức phê duyệt kết quả trúng tuyển. Thư mời cần được gửi đến ứng viên trước ngày nhận việc dự kiến ít nhất 3-5 ngày làm việc, để ứng viên có thời gian cân nhắc và chuẩn bị. Sau khi ứng viên ký xác nhận đồng ý, thư mời sẽ được lưu vào hồ sơ nhân sự của công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Dòng tiêu đề ngày tháng: Điền địa danh (tên thành phố/tỉnh nơi công ty đặt trụ sở), sau đó ghi ngày, tháng, năm hiện tại. Ví dụ: "Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm 2025".
2. Kính gửi Anh/Chị: Ghi đầy đủ họ tên ứng viên trúng tuyển, viết hoa có dấu. Ví dụ: "Nguyễn Văn A".
3. Địa chỉ và Điện thoại: Nhập địa chỉ thường trú hoặc liên hệ của ứng viên theo hồ sơ xin việc, kèm số điện thoại di động để tiện liên lạc.
4. Làm việc tại: Ghi rõ tên chi nhánh, văn phòng, nhà máy hoặc địa chỉ cụ thể nơi ứng viên sẽ làm việc. Ví dụ: "Văn phòng công ty tại tầng 5, tòa nhà ABC, số 123 đường XYZ".
5. Chức danh công việc: Ghi chính xác tên vị trí mà ứng viên đã trúng tuyển, khớp với mô tả công việc trong buổi phỏng vấn. Ví dụ: "Chuyên viên Marketing".
6. Báo cáo trực tiếp cho: Ghi họ tên và chức vụ của người quản lý trực tiếp mà ứng viên sẽ làm việc cùng. Ví dụ: "Ông Trần Văn B – Trưởng phòng Marketing".
7. Ngày nhận việc và Thời gian thử việc: Ghi ngày tháng năm cụ thể ứng viên bắt đầu đi làm. Ở ô thời gian thử việc, ghi rõ số tháng (thường là 1-2 tháng đối với lao động phổ thông, hoặc theo thỏa thuận).
8. Thời giờ làm việc: Ghi khung giờ làm việc tiêu chuẩn của công ty, ví dụ: "Từ thứ Hai đến thứ Sáu, 8h00 – 17h00, nghỉ trưa 12h00 – 13h00".
9. Lương và Lương thử việc: Ghi rõ mức lương chính thức sau thử việc và mức lương trong thời gian thử việc (thường bằng 85% lương chính thức). Viết bằng số và chữ để tránh nhầm lẫn.
10. Các khoản phụ cấp khác (nếu có): Liệt kê các khoản phụ cấp như tiền xăng xe, điện thoại, ăn trưa, nhà ở... Nếu không có, ghi "Không" hoặc để trống.
11. Người liên hệ nhận việc: Ghi họ tên và chức vụ của nhân viên HR hoặc người được ủy quyền sẽ hướng dẫn ứng viên làm thủ tục nhận việc vào ngày đầu tiên.
12. Phần ký tên và xác nhận của ứng viên: Ứng viên sẽ đánh dấu vào ô "Tôi đồng ý nhận việc" hoặc ghi ý kiến khác vào ô trống, sau đó ký và ghi rõ họ tên bên dưới.

Lưu ý quan trọng

• Toàn bộ thông tin trong thư mời phải khớp tuyệt đối với các thỏa thuận đã trao đổi trong buổi phỏng vấn và quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
• Không được tự ý sửa đổi mức lương, chức danh hoặc ngày nhận việc khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của trưởng bộ phận và phòng Nhân sự.
• Thư mời phải được đóng dấu của công ty (nếu có quy định) và có chữ ký của người có thẩm quyền (thường là Giám đốc hoặc Trưởng phòng Nhân sự).
• Lưu ý rằng thư mời nhận việc có giá trị pháp lý như một lời đề nghị giao kết hợp đồng lao động. Nếu công ty đơn phương hủy bỏ sau khi ứng viên đã đồng ý, công ty có thể phải bồi thường thiệt hại.
• In thư mời ra giấy trắng khổ A4, trình bày sạch sẽ, không tẩy xóa. Nếu có sai sót, phải làm lại bản mới.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa lương thử việc và lương chính thức: Nhiều người điền ngược hai ô này, dẫn đến ứng viên hiểu sai quyền lợi và gây tranh chấp sau này.
• Không ghi rõ thời gian thử việc: Chỉ ghi "theo quy định" mà không nêu cụ thể số tháng, khiến ứng viên không biết chính xác thời điểm được hưởng lương chính thức.
• Bỏ sót thông tin người liên hệ nhận việc: Khiến ứng viên đến ngày đầu tiên không biết gặp ai, gây mất thời gian và ấn tượng không tốt.
• Ghi địa chỉ làm việc không chính xác: Ví dụ ghi tên công ty nhưng không ghi rõ địa chỉ tầng, số nhà, khiến ứng viên khó tìm được đúng nơi làm việc.
• Ứng viên không ký xác nhận hoặc ký vào sai ô: Nhân viên HR cần hướng dẫn ứng viên ký đúng vào phần "Ứng viên xác nhận" và đánh dấu rõ ràng vào ô lựa chọn.