Mục đích sử dụng

Mẫu BMNS-12 (Job Applicant Dismissal) được thiết kế để gửi thông báo từ chối chính thức đến ứng viên sau quá trình phỏng vấn. Biểu mẫu này giúp doanh nghiệp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp, thể hiện sự tôn trọng đối với ứng viên dù họ không được lựa chọn. Đồng thời, việc sử dụng mẫu chuẩn hóa giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian soạn thảo và đảm bảo nội dung thư luôn nhất quán, lịch sự, đúng quy định của công ty.

Ai điền và khi nào

Mẫu này do nhân viên bộ phận Nhân sự (HR) hoặc trưởng bộ phận tuyển dụng điền và gửi. Thời điểm điền là ngay sau khi hội đồng tuyển dụng hoặc người quản lý trực tiếp đưa ra quyết định không tuyển dụng ứng viên đó. Thông thường, thư từ chối nên được gửi trong vòng 3-5 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc vòng phỏng vấn cuối cùng, nhằm tránh để ứng viên chờ đợi quá lâu và ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục "Từ" (From): Ghi rõ họ tên, chức vụ và phòng ban của người gửi thư. Ví dụ: "Nguyễn Văn A – Trưởng phòng Nhân sự". Nếu thư được gửi thay mặt công ty, có thể ghi tên công ty hoặc bộ phận tuyển dụng.
2. Mục "Đến" (To): Điền đầy đủ họ tên của ứng viên, kèm theo địa chỉ email hoặc địa chỉ thư tín nếu gửi qua đường bưu điện. Cần kiểm tra chính xác thông tin này để tránh gửi nhầm người.
3. Mục "Ngày" (Date): Ghi ngày tháng năm phát hành thư. Định dạng ngày nên thống nhất theo quy định của công ty, ví dụ: "Ngày 15 tháng 10 năm 2025".
4. Mục "Dear" (Kính gửi): Điền tên ứng viên sau chữ "Dear". Ví dụ: "Dear Nguyễn Thị B,". Nếu không rõ tên đệm, chỉ cần ghi tên chính là đủ.
5. Nội dung thư chính: Phần này đã được soạn sẵn bằng tiếng Anh, bao gồm lời cảm ơn ứng viên đã quan tâm đến cơ hội việc làm, thông báo rằng hồ sơ của họ đã được xem xét kỹ lưỡng nhưng hiện tại chưa có vị trí phù hợp. Nhân viên HR không cần chỉnh sửa nội dung này, chỉ cần kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.
6. Mục "Yours truly" (Trân trọng): Đây là phần kết thư. Bên dưới dòng này, người gửi cần ký tên và ghi rõ họ tên, chức vụ. Nếu gửi email, có thể chèn chữ ký điện tử của công ty.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ tên ứng viên và thông tin liên hệ trước khi gửi. Sai sót nhỏ có thể gây ấn tượng xấu và làm mất uy tín của doanh nghiệp.
• Không thay đổi nội dung chính của thư vì đã được soạn thảo chuẩn mực, đảm bảo tính lịch sự và chuyên nghiệp. Chỉ điền các trường thông tin cá nhân vào chỗ trống.
• Thư từ chối nên được gửi càng sớm càng tốt sau khi có quyết định. Việc chậm trễ có thể khiến ứng viên hiểu lầm hoặc mất cơ hội tìm việc khác.
• Lưu một bản sao của thư đã gửi vào hồ sơ tuyển dụng của ứng viên để phục vụ cho việc đối chiếu sau này.
• Nếu công ty có chính sách giữ lại hồ sơ ứng viên cho các đợt tuyển dụng sau, có thể bổ sung thêm một câu ngắn gọn ở cuối thư (ví dụ: "Chúng tôi sẽ lưu hồ sơ của bạn và liên hệ lại nếu có cơ hội phù hợp trong tương lai.") nhưng cần tham khảo ý kiến cấp trên trước khi thay đổi.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai tên ứng viên hoặc nhầm lẫn giữa các ứng viên khác nhau. Đây là lỗi phổ biến nhất và dễ gây phản cảm.
• Bỏ sót mục "Ngày" hoặc ghi ngày không chính xác, làm mất tính pháp lý và chuyên nghiệp của văn bản.
• Điền thiếu thông tin ở mục "Từ" hoặc "Đến", khiến người nhận không biết thư đến từ ai và gửi cho ai.
• Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp, ví dụ như thêm lời giải thích dài dòng về lý do từ chối, điều này có thể gây tranh cãi hoặc làm ứng viên không hài lòng.
• Gửi thư quá muộn, khi ứng viên đã nhận được lời mời từ công ty khác hoặc đã mất hứng thú với vị trí tuyển dụng.