Hướng dẫn điền biên bản bàn giao tài liệu HC-15-BM06

Mục đích sử dụng

Biên bản bàn giao tài liệu (mẫu HC-15-BM06) được sử dụng để ghi nhận việc chuyển giao tài liệu, hồ sơ giữa các bên trong một tổ chức hoặc giữa các đơn vị với nhau. Văn bản này xác nhận rõ trách nhiệm của bên giao và bên nhận, đồng thời làm căn cứ pháp lý cho việc quản lý, lưu trữ tài liệu sau khi bàn giao. Biên bản giúp kiểm soát chặt chẽ số lượng, chủng loại và tình trạng của tài liệu, tránh thất lạc hoặc tranh chấp về sau. Đây là công cụ quan trọng trong quy trình quản lý tài liệu hành chính của doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện bên giao và bên nhận cùng phối hợp điền và ký xác nhận. Bên giao thường là cá nhân hoặc đơn vị có trách nhiệm chuyển giao tài liệu, ví dụ như nhân viên hành chính, thư ký, hoặc trưởng bộ phận. Bên nhận là người hoặc đơn vị tiếp nhận tài liệu để lưu trữ hoặc sử dụng, thường là nhân viên lưu trữ, quản lý văn thư. Biên bản được lập ngay tại thời điểm bàn giao, sau khi hai bên đã kiểm đếm và xác nhận đầy đủ tài liệu. Không nên điền trước hoặc ký sau khi chưa kiểm tra thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm hiện tại khi tiến hành bàn giao. Viết bằng số, ví dụ: "ngày 15 tháng 3 năm 2025".
2. Bên giao: Ghi tên đơn vị giao tài liệu (ví dụ: Phòng Hành chính, Công ty ABC). Sau đó, ghi họ tên đầy đủ của người đại diện bên giao vào ô "Ông (bà)".
3. Chức vụ công tác/chức danh (bên giao): Ghi chức danh hiện tại của người đại diện bên giao, ví dụ: Trưởng phòng Hành chính, Nhân viên Văn thư.
4. Bên nhận: Ghi tên đơn vị nhận tài liệu (ví dụ: Phòng Lưu trữ, Bộ phận Kế toán). Ghi họ tên người đại diện bên nhận vào ô "Ông (bà)".
5. Chức vụ công tác/chức danh (bên nhận): Ghi chức danh của người đại diện bên nhận, ví dụ: Nhân viên Lưu trữ, Thủ quỹ.
6. Tên khối tài liệu giao nộp: Ghi tên cụ thể của tài liệu được bàn giao, ví dụ: "Hồ sơ nhân sự năm 2024", "Hợp đồng kinh tế quý I".
7. Thời gian ban hành của tài liệu: Ghi khoảng thời gian tài liệu được ban hành, ví dụ: "Từ tháng 1/2024 đến tháng 12/2024".
8. Số lượng tài liệu: Ghi rõ số lượng tài liệu cụ thể, có thể liệt kê theo từng loại (số hồ sơ, số trang, số bản). Ví dụ: "15 bộ hồ sơ, mỗi bộ 20 trang".
9. Thực trạng của tài liệu: Mô tả tình trạng hiện tại của tài liệu, ví dụ: "Nguyên vẹn, không rách nát, không mất trang", hoặc "Còn tốt, đóng bìa đầy đủ".
10. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo: Nếu có danh sách chi tiết kèm theo, ghi rõ tên file hoặc số trang của mục lục. Nếu không, ghi "Không có".

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản gốc có chữ ký đầy đủ.
• Trước khi ký, hai bên phải kiểm tra kỹ số lượng và tình trạng tài liệu thực tế so với nội dung ghi trong biên bản.
• Chữ ký phải là chữ ký tay của người đại diện, không được đóng dấu chữ ký hoặc ký thay.
• Ghi rõ họ tên đầy đủ, không viết tắt, không dùng bút chì hoặc mực dễ phai.
• Nếu tài liệu có giá trị pháp lý cao, nên đóng dấu của đơn vị vào phần đại diện bên giao và bên nhận.

Lỗi thường gặp

• Không ghi ngày tháng hoặc ghi ngày tháng không chính xác, dẫn đến khó xác định thời điểm bàn giao.
• Bỏ sót thông tin về chức vụ hoặc đơn vị của người đại diện, làm giảm giá trị pháp lý của biên bản.
• Ghi số lượng tài liệu chung chung, không chi tiết, gây khó khăn khi kiểm tra sau này.
• Không mô tả thực trạng tài liệu, dễ xảy ra tranh chấp nếu tài liệu bị hư hỏng hoặc thất lạc.
• Ký biên bản khi chưa kiểm tra thực tế, dẫn đến sai lệch giữa nội dung ghi và tài liệu thực nhận.