Hướng dẫn điền Phiếu đề nghị làm tài liệu mới HC-15-BM01

Mục đích sử dụng

Phiếu đề nghị làm tài liệu mới (mã hiệu HC-15-BM01) là biểu mẫu nội bộ được sử dụng để đề xuất việc xây dựng một tài liệu mới trong hệ thống quản lý của công ty. Mục đích chính của phiếu là giúp người đề xuất trình bày rõ ràng nhu cầu, nội dung và phạm vi của tài liệu dự kiến, đồng thời tạo cơ sở để các cấp lãnh đạo xem xét, phê duyệt. Biểu mẫu này đảm bảo mọi tài liệu mới được tạo ra đều có sự thống nhất, kiểm soát chặt chẽ về mặt nội dung và hình thức, tuân thủ đúng quy định quản lý tài liệu của công ty.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do người có nhu cầu tạo tài liệu mới điền, thường là nhân viên hoặc trưởng bộ phận. Người đề nghị cần điền phiếu khi nhận thấy cần ban hành một quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu hoặc bất kỳ văn bản nào chưa có trong hệ thống tài liệu hiện hành. Sau khi điền, phiếu được trình lên Lãnh đạo cấp trên (như Trưởng phòng, Giám đốc) để xin ý kiến. Nếu được đồng ý, người soạn thảo được chỉ định sẽ thực hiện viết tài liệu, sau đó chuyển cho Phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) kiểm tra và trình Ban Giám đốc phê duyệt cuối cùng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kính gửi: Ghi rõ "Ban Giám đốc Công ty" và "Lãnh đạo cấp trên" – đây là hai đối tượng nhận đề nghị. Không cần sửa đổi dòng này.
2. Người đề nghị & Bộ phận: Điền họ tên đầy đủ của người đề xuất và tên bộ phận (phòng/ban) nơi người đó đang công tác.
3. Mục đích của việc làm tài liệu mới: Trình bày ngắn gọn lý do tại sao cần tài liệu này, ví dụ: để chuẩn hóa quy trình, giải quyết vướng mắc, hoặc đáp ứng yêu cầu công việc mới.
4. Tên tài liệu mới: Ghi tên dự kiến của tài liệu, cần rõ ràng, phản ánh đúng nội dung (ví dụ: "Quy trình nhập kho nguyên vật liệu").
5. Nội dung của tài liệu: Mô tả sơ lược các phần chính mà tài liệu sẽ bao gồm, phạm vi áp dụng và các bước thực hiện (nếu là quy trình).
6. Nơi nhận (Ông/Bà): Ghi tên người sẽ nhận tài liệu sau khi hoàn thành, thường là trưởng bộ phận liên quan hoặc người được phân công.
7. Người đề xuất ký tên: Người đề nghị ký và ghi rõ họ tên, kèm theo địa điểm (TP Hà Nội) và ngày tháng năm đề xuất.
8. Phần ý kiến của Lãnh đạo cấp trên: Lãnh đạo sẽ đánh dấu vào ô "Đồng ý" hoặc "Không đồng ý". Nếu đồng ý, cần ghi rõ họ tên người được chỉ định soạn thảo, ký tên và ghi ngày tháng tại TP Hồ Chí Minh.
9. Phần dành cho người soạn thảo: Người soạn thảo ghi ý kiến (nếu có) về quá trình soạn thảo, sau đó ký tên và ghi ngày tại TP Hà Nội. Lưu ý: phải liên hệ Phòng HCNS để lấy số hiệu tài liệu trước khi ký.
10. Phần dành cho Phòng HCNS: Cán bộ HCNS nhận xét về hình thức (có phù hợp không) và tính hệ thống (có phù hợp không) của tài liệu, sau đó ký tên và ghi ngày tại TP Hà Nội.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền đầy đủ các mục, không bỏ trống những trường bắt buộc như tên tài liệu, mục đích, người đề nghị.
• Người soạn thảo tuyệt đối không tự ý đặt số hiệu tài liệu mà phải liên hệ Phòng HCNS để được cấp số theo đúng quy định.
• Sau khi soạn thảo xong, người soạn thảo phải chuyển tài liệu đã ký kèm phiếu đề nghị này cho Phòng HCNS để làm thủ tục phê duyệt và phân phối.
• Nếu Phòng HCNS đánh giá tài liệu không phù hợp về hình thức hoặc tính hệ thống, tài liệu sẽ được trả lại bộ phận soạn thảo để chỉnh sửa trước khi trình lên Ban Giám đốc.
• Phiếu sau khi hoàn tất phê duyệt sẽ được lưu tại Phòng HCNS làm căn cứ quản lý.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ mục đích làm tài liệu, dẫn đến lãnh đạo khó đánh giá sự cần thiết và phải yêu cầu bổ sung thông tin.
• Người soạn thảo tự ý đặt số hiệu tài liệu mà không liên hệ Phòng HCNS, gây trùng lặp hoặc sai quy tắc đánh số.
• Bỏ sót chữ ký của một trong các bên (người đề xuất, lãnh đạo, người soạn thảo, HCNS) khiến phiếu không hợp lệ.
• Ghi sai địa điểm (ví dụ: ghi TP Hồ Chí Minh cho phần của người đề xuất thay vì TP Hà Nội) hoặc sai ngày tháng.
• Không chuyển kèm phiếu đề nghị cùng tài liệu đã soạn thảo lên Phòng HCNS, làm chậm tiến độ phê duyệt.