Mục đích sử dụng
Phiếu đề nghị áp dụng tài liệu bên ngoài (mẫu HC-15-BM05) được sử dụng để đề xuất Ban Giám đốc Công ty phê duyệt việc đưa một tài liệu từ bên ngoài vào áp dụng trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Tài liệu bên ngoài có thể là tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật, quy định pháp luật, tài liệu kỹ thuật của đối tác hoặc khách hàng, hoặc bất kỳ văn bản nào không do công ty tự biên soạn. Việc sử dụng phiếu này giúp kiểm soát chặt chẽ nguồn tài liệu đầu vào, đảm bảo tính hợp lệ và phù hợp trước khi chính thức áp dụng. Đây là một phần quan trọng trong quy định quản lý tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001 hoặc các hệ thống quản lý chất lượng khác.
Ai điền và khi nào
Phiếu này do người đề xuất điền, thường là nhân viên hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu sử dụng tài liệu bên ngoài cho công việc. Người đề xuất có thể là kỹ thuật viên cần áp dụng tiêu chuẩn ngành, nhân viên pháp chế cần cập nhật văn bản luật mới, hoặc quản đốc sản xuất muốn áp dụng quy trình từ đối tác. Thời điểm điền phiếu là khi bộ phận phát hiện cần một tài liệu tham chiếu từ bên ngoài mà công ty chưa có, hoặc khi có yêu cầu từ khách hàng, cơ quan quản lý về việc áp dụng một tài liệu cụ thể. Sau khi điền đầy đủ, phiếu sẽ được trình lên Trưởng bộ phận xem xét, sau đó chuyển lên Giám đốc Công ty phê duyệt lần cuối.
Hướng dẫn điền từng mục
- Kính gửi: Mục này đã được in sẵn là "Ban Giám đốc Công ty", người điền không cần sửa. Đây là nơi nhận đề xuất để phê duyệt.
- Người đề xuất: Ghi rõ họ và tên của người đề xuất (người đang điền phiếu). Ví dụ: Nguyễn Văn A. Không viết tắt, không ký nháy ở mục này.
- Bộ phận: Ghi tên bộ phận nơi người đề xuất đang công tác. Ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Hành chính, Phân xưởng Sản xuất số 1.
- Stt: Số thứ tự của tài liệu được đề xuất. Nếu chỉ đề xuất một tài liệu thì ghi số 1. Nếu nhiều tài liệu thì đánh số liên tiếp 1, 2, 3...
- Tên tài liệu: Ghi chính xác tên đầy đủ của tài liệu bên ngoài. Ví dụ: TCVN 6900-1:2019, Quyết định 123/QĐ-BYT, Hướng dẫn vận hành máy nén khí của hãng ABC.
- Nội dung: Mô tả ngắn gọn nội dung chính của tài liệu. Ví dụ: "Tiêu chuẩn về an toàn lao động trong sản xuất" hoặc "Quy trình kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào".
- Ngày ban hành: Ghi ngày tháng năm mà tài liệu được cơ quan ban hành chính thức. Định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: 15/03/2024.
- Mã số: Ghi mã số chính thức của tài liệu do cơ quan ban hành ấn định. Ví dụ: TCVN 6900-1:2019, ISO 9001:2015.
- Mã số tham khảo của Cty: Đây là mã số nội bộ do công ty đặt cho tài liệu này để dễ quản lý. Nếu chưa có, để trống hoặc tham khảo bộ phận hành chính để được cấp mã. Ví dụ: TLBN-2024-001.
- Mục đích sử dụng: Giải thích rõ lý do tại sao cần áp dụng tài liệu này. Ví dụ: "Để làm căn cứ kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu ra" hoặc "Để tuân thủ quy định mới của Bộ Y tế".
- Phê duyệt: Mục này dành cho các cấp có thẩm quyền ký. Người đề xuất không điền. Gồm ba dòng: Người đề xuất ký tên, Trưởng bộ phận ký, và Giám đốc Công ty ký. Phần "Ngày ..tháng….năm 20…" là ngày ký phê duyệt.
Lưu ý quan trọng
- Chỉ điền bằng mực xanh hoặc đen, không điền bằng bút chì. Chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa.
- Mỗi tài liệu bên ngoài chỉ được đề xuất trên một dòng trong bảng. Nếu có nhiều tài liệu, phải kê khai đủ từng dòng riêng biệt.
- Mục "Mã số tham khảo của Cty" cần được thống nhất với bộ phận quản lý tài liệu trước khi điền để tránh trùng lặp mã.
- Phiếu phải được ký đầy đủ theo đúng thứ tự: người đề xuất ký trước, sau đó trình trưởng bộ phận ký, cuối cùng mới chuyển lên giám đốc. Không được bỏ qua bước nào.
- Lưu giữ phiếu gốc sau khi đã được phê duyệt tại bộ phận quản lý tài liệu, có thể scan bản mềm để lưu trữ điện tử.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu thông tin ở mục "Mục đích sử dụng" hoặc ghi chung chung như "để tham khảo" mà không nêu rõ mục đích cụ thể, dẫn đến khó khăn khi phê duyệt.
- Nhầm lẫn giữa "Mã số" (mã của tài liệu gốc) và "Mã số tham khảo của Cty" (mã nội bộ). Nhiều người điền giống nhau ở hai cột này.
- Bỏ sót chữ ký của trưởng bộ phận, chỉ có chữ ký người đề xuất và giám đốc, làm sai quy trình phê duyệt.
- Điền ngày tháng không thống nhất giữa các dòng hoặc ghi ngày trong tương lai xa so với ngày thực tế đề xuất.
- Không ghi rõ tên tài liệu đầy đủ, chỉ ghi tên viết tắt hoặc tên không chính thức, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
