Hướng dẫn điền Phiếu đề nghị thay đổi tài liệu HC-15-BM04

Mục đích sử dụng

Phiếu đề nghị thay đổi tài liệu (mẫu HC-15-BM04) được sử dụng để chính thức hóa yêu cầu thay đổi nội dung, hình thức hoặc cấu trúc của một tài liệu đang có hiệu lực trong hệ thống quản lý của công ty. Biểu mẫu này giúp đảm bảo mọi đề xuất thay đổi đều được ghi nhận, xem xét và phê duyệt theo đúng quy trình, tránh việc sửa đổi tùy tiện gây ảnh hưởng đến tính thống nhất của hệ thống tài liệu. Đây là công cụ kiểm soát quan trọng, thuộc danh mục "12 Quy định quản lý tài liệu", giúp truy xuất lịch sử thay đổi và xác định trách nhiệm của từng bộ phận liên quan.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do người đề nghị (có thể là nhân viên, trưởng bộ phận hoặc bất kỳ ai có nhu cầu thay đổi tài liệu) điền và ký tên. Thời điểm điền là khi phát hiện tài liệu hiện hành có sai sót, lỗi thời, cần cập nhật quy trình mới, hoặc khi có yêu cầu từ cấp trên về việc sửa đổi nội dung. Sau khi điền, phiếu được chuyển lên Lãnh đạo cấp trên hoặc Ban Giám đốc để xem xét. Nếu được phê duyệt, người soạn thảo được chỉ định sẽ thực hiện việc sửa đổi và cuối cùng Phòng HCNS sẽ kiểm soát, phê duyệt và phân phối tài liệu mới.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kính gửi: Ghi rõ "Ban Giám đốc Công ty" hoặc "Lãnh đạo cấp trên" tùy theo cấp phê duyệt. Không bỏ trống mục này.
2. Người đề nghị & Bộ phận: Ghi họ tên đầy đủ của người đề xuất thay đổi và tên bộ phận đang công tác (ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh).
3. Tên tài liệu mới: Ghi chính xác tên của tài liệu cần thay đổi. Nếu thay đổi cả tên, ghi tên mới; nếu chỉ sửa nội dung, ghi tên cũ.
4. Mã số tài liệu, ngày ban hành, lần ban hành: Điền đầy đủ mã số hiện tại của tài liệu (ví dụ: QT-01), ngày tháng năm ban hành lần đầu hoặc lần gần nhất, và số lần ban hành (ví dụ: lần 2). Thông tin này có trên trang bìa của tài liệu cũ.
5. Lý do đề nghị việc thay đổi: Trình bày ngắn gọn, rõ ràng lý do tại sao cần thay đổi. Ví dụ: "Cập nhật theo quy định mới của pháp luật", "Sửa lỗi chính tả tại trang 5", "Bổ sung quy trình kiểm tra chất lượng".
6. Bảng nội dung thay đổi: Liệt kê chi tiết từng mục cần sửa theo cột: Stt, Trang/Chương/Mục đề nghị thay đổi, Nội dung đề nghị thay đổi. Ở cột "Ý kiến", để trống cho người phê duyệt đánh dấu "Chấp thuận" hoặc "Không chấp thuận".
7. Người đề xuất ký tên: Ghi rõ họ tên và ký tên sau khi đã điền đầy đủ thông tin. Phần này xác nhận người đề nghị chịu trách nhiệm về đề xuất của mình.
8. Phần ý kiến của Lãnh đạo cấp trên: Do lãnh đạo điền. Nếu đồng ý, ghi rõ tên người được chỉ định soạn thảo. Nếu không đồng ý, ghi rõ lý do và thông báo lại cho người đề nghị.
9. Phần dành cho người soạn thảo: Người được chỉ định soạn thảo ghi nhận nhiệm vụ, thực hiện sửa đổi theo hướng dẫn, sau đó ký tên và chuyển cho Phòng HCNS.
10. Phần dành cho Phòng HCNS: Nhân viên HCNS kiểm tra hình thức và tính hệ thống của tài liệu mới, đánh dấu "Có phù hợp" hoặc "Không phù hợp", nhận xét và ký tên xác nhận trước khi trình lên Ban Giám đốc phê duyệt cuối cùng.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các mục có dấu "……………" hoặc để trống, không bỏ sót thông tin nào, đặc biệt là mã số tài liệu và lý do thay đổi.
• Nội dung đề nghị thay đổi trong bảng phải được mô tả cụ thể, rõ ràng, tránh chung chung như "sửa lại cho đúng" mà không nói rõ sửa cái gì.
• Người soạn thảo sau khi hoàn thành tài liệu mới phải liên hệ Phòng HCNS để xin số hiệu tài liệu mới trước khi ký và trình ký.
• Phiếu này phải được lưu trữ cùng với tài liệu gốc sau khi phê duyệt để làm bằng chứng cho lịch sử thay đổi.
• Chỉ có Phòng HCNS mới có thẩm quyền phân phối tài liệu sau khi đã được Ban Giám đốc phê duyệt. Người soạn thảo không tự ý phát hành.

Lỗi thường gặp

• Không ghi mã số tài liệu hoặc ghi sai mã số, dẫn đến không xác định được tài liệu nào cần thay đổi.
• Lý do thay đổi quá sơ sài, không thuyết phục, khiến lãnh đạo khó đánh giá và có thể bị từ chối.
• Bảng nội dung thay đổi chỉ ghi "sửa trang 3" mà không nói rõ nội dung cũ và nội dung mới là gì, gây khó khăn cho người xem xét.
• Người đề nghị quên ký tên hoặc ký tên không đúng họ tên đã ghi, làm mất giá trị pháp lý của phiếu.
• Người soạn thảo không liên hệ HCNS để lấy số hiệu tài liệu mới, dẫn đến trùng số hoặc sai quy định về mã số tài liệu.
• Phòng HCNS bỏ qua bước kiểm tra tính phù hợp về hình thức và hệ thống, dẫn đến tài liệu mới có lỗi trình bày hoặc không đồng bộ với các tài liệu khác.