Hướng dẫn điền bảng kê thanh toán chi phí ô tô HC-13-BM06

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-13-BM06 – Bảng kê thanh toán chi phí ô tô được ban hành theo Quy định quản lý và sử dụng xe ô tô của công ty. Mục đích chính của biểu mẫu này là để lái xe hoặc người phụ trách xe kê khai chi tiết toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình vận hành xe trong một tháng, bao gồm nhiên liệu, dầu nhớt, bảo dưỡng và các chi phí khác. Đây là căn cứ để phòng ban, kế toán và giám đốc xét duyệt thanh toán, đồng thời giúp kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng xe, đảm bảo đúng định mức và tránh lãng phí.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do lái xe hoặc nhân viên được phân công quản lý xe ô tô trực tiếp điền. Thời điểm điền là vào cuối mỗi tháng, sau khi đã tổng hợp toàn bộ các chuyến đi và chi phí phát sinh trong tháng đó. Lái xe cần thu thập đầy đủ số liệu từ nhật ký xe, hóa đơn nhiên liệu, phiếu sửa chữa bảo dưỡng trước khi bắt đầu kê khai. Sau khi điền xong, biểu mẫu sẽ được chuyển lên Trưởng ban/phòng xác nhận, sau đó đến Kế toán trưởng kiểm tra và cuối cùng là Giám đốc phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Loại xe & Biển số: Ghi rõ loại xe (ví dụ: Toyota Innova, Hyundai SantaFe) và biển số xe tương ứng. Đây là thông tin định danh để phân biệt với các xe khác trong công ty.
2. Tháng, năm: Ghi tháng và năm của kỳ thanh toán (ví dụ: Tháng 10 năm 2024). Không được để trống hoặc ghi sai kỳ.
3. Cột (1) Ngày/tháng: Ghi ngày tháng cụ thể của từng chuyến đi hoặc lần phát sinh chi phí. Mỗi dòng là một ngày hoặc một chuyến riêng biệt.
4. Cột (2) Lộ trình/tuyến đường: Mô tả điểm đi và điểm đến, kèm tuyến đường chính. Ví dụ: "Văn phòng – Sân bay Nội Bài – Văn phòng". Càng chi tiết càng tốt để dễ đối chiếu.
5. Cột (3) Km phát sinh: Ghi số km thực tế đã chạy trong chuyến đi đó. Số liệu này phải khớp với đồng hồ công-tơ-mét của xe.
6. Cột (4) Nội dung/tên người sử dụng: Ghi rõ mục đích chuyến đi (đi công tác, đón khách, giao hàng...) và họ tên người sử dụng xe (nếu có).
7. Cột (5) Người quản lý sử dụng xe ký xác nhận: Người phụ trách xe hoặc trưởng bộ phận ký xác nhận từng chuyến đi là đúng thực tế.
8. Cột (6) Ghi chú: Ghi các thông tin bổ sung như lý do tăng km bất thường, sự cố kỹ thuật, hoặc các khoản chi phí đặc biệt.
9. Phần tổng hợp cuối kỳ: Ghi số km đầu kỳ, cuối kỳ và số km được tính (km cuối kỳ – km đầu kỳ). Sau đó tính định mức nhiên liệu (lít/km), lượng dầu nhớt thay và chi phí bảo dưỡng khác. Cuối cùng là số lượng nhiên liệu được thanh toán = số km được tính x định mức nhiên liệu.

Lưu ý quan trọng

• Phải ghi đầy đủ số km đầu kỳ và cuối kỳ dựa trên chỉ số đồng hồ thực tế, không được ước lượng hoặc ghi sai lệch.
• Định mức nhiên liệu và thay nhớt phải tuân theo quy định hiện hành của công ty cho từng loại xe. Không tự ý thay đổi định mức.
• Mỗi dòng trong bảng kê phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của người quản lý sử dụng xe. Thiếu chữ ký sẽ bị trả lại.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành phải có đủ 4 chữ ký: Lái xe, Trưởng ban/phòng, Kế toán trưởng và Giám đốc. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, hồ sơ sẽ không được thanh toán.
• Lưu giữ tất cả hóa đơn, chứng từ gốc (hóa đơn xăng dầu, phiếu sửa chữa) để đối chiếu khi cần.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa km đầu kỳ và km cuối kỳ, dẫn đến tính sai số km được thanh toán. Cần kiểm tra kỹ chỉ số đồng hồ trước khi ghi.
• Bỏ sót cột (5) chữ ký xác nhận của người quản lý sử dụng xe, khiến biểu mẫu không hợp lệ và phải làm lại.
• Ghi lộ trình không rõ ràng, thiếu địa điểm cụ thể, gây khó khăn cho việc kiểm tra và phê duyệt.
• Tự ý cộng dồn nhiều chuyến vào một dòng, không tách riêng từng ngày hoặc từng chuyến, vi phạm quy định kê khai chi tiết.
• Không ghi đơn vị tính cho định mức (lít/km) hoặc ghi sai số liệu, dẫn đến sai lệch khi tính toán số nhiên liệu được thanh toán.