Mục đích sử dụng

Phiếu xác nhận sử dụng xe (mẫu HC-13-BM03) là biểu mẫu hành chính thuộc danh mục "Quy định quản lý và sử dụng xe ô tô" của công ty. Mục đích chính của phiếu là ghi nhận chi tiết một chuyến xe công tác, bao gồm thông tin về lái xe, nội dung công việc, thời gian, quãng đường di chuyển và các chi phí phát sinh. Phiếu này là căn cứ để trưởng đoàn (người đi cùng hoặc người phụ trách chuyến đi) xác nhận việc sử dụng xe là đúng mục đích công việc, đồng thời là cơ sở để bộ phận kế toán thanh toán chi phí xăng dầu, phí cầu đường và các khoản chi khác cho lái xe.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên lái xe trực tiếp điền và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin. Lái xe cần điền phiếu ngay sau khi kết thúc mỗi chuyến công tác hoặc vào cuối ngày làm việc, trước khi bàn giao xe. Sau khi lái xe điền đầy đủ các mục, phiếu sẽ được chuyển đến trưởng đoàn (người được phân công phụ trách chuyến đi) để xác nhận. Trưởng đoàn có trách nhiệm kiểm tra lại nội dung, đặc biệt là nội dung công tác và số km thực tế, sau đó ký xác nhận. Phiếu sau khi có đủ chữ ký sẽ được lưu tại bộ phận hành chính hoặc nộp về phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên lái xe: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người lái xe thực hiện chuyến công tác. Không viết tắt, không ghi biệt danh. Ví dụ: Nguyễn Văn A.
2. Ngày: Ghi ngày tháng năm thực hiện chuyến xe. Định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: 15/03/2025.
3. Nội dung đi công tác: Mô tả ngắn gọn nhưng đầy đủ mục đích chuyến đi, địa điểm đến và công việc cụ thể. Ví dụ: "Đưa đoàn cán bộ đi họp tại Sở Kế hoạch Đầu tư, số 32 Lê Thánh Tôn, Quận 1." Không ghi chung chung như "đi công tác".
4. Thời gian: Ghi rõ giờ xuất phát và giờ kết thúc chuyến đi. Có thể ghi theo khung giờ, ví dụ: "08:00 - 11:30" hoặc "Từ 8h đến 12h ngày 15/03/2025".
5. Số km: Ghi tổng số kilomet xe đã di chuyển trong chuyến đi. Lấy số km cuối trừ số km đầu đồng hồ báo里程. Ví dụ: "45 km". Nếu có nhiều chặng, có thể ghi chi tiết từng chặng.
6. Các phí khác: Liệt kê tất cả các khoản chi phí phát sinh ngoài xăng dầu trong chuyến đi, như phí cầu đường, phí đỗ xe, phí rửa xe (nếu có), chi phí sửa chữa nhỏ (nếu có). Ghi rõ từng khoản và số tiền tương ứng. Ví dụ: "Phí cầu đường: 50.000đ, Phí đỗ xe: 20.000đ". Nếu không có phí khác, ghi "Không".

Lưu ý quan trọng

• Lái xe phải điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống bất kỳ trường nào. Nếu không có nội dung, ghi rõ "Không" hoặc gạch chéo.
• Chữ ký của trưởng đoàn là bắt buộc. Nếu không có trưởng đoàn, phải có chữ ký của người phụ trách bộ phận hoặc người được ủy quyền.
• Số km ghi trên phiếu phải khớp với số km thực tế trên đồng hồ xe. Lái xe nên chụp ảnh đồng hồ trước và sau chuyến đi để làm bằng chứng khi cần.
• Phiếu phải được nộp về bộ phận hành chính hoặc kế toán trong vòng 24 giờ kể từ khi kết thúc chuyến đi, trừ trường hợp có lịch trình đặc biệt.
• Không được tẩy xóa hoặc sửa chữa thông tin trên phiếu. Nếu sai, phải làm phiếu mới.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi ngày tháng hoặc ghi sai định dạng ngày tháng, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu với lịch công tác.
• Ghi nội dung công tác quá chung chung như "đi họp" mà không ghi rõ địa điểm, tên cơ quan, gây khó khăn cho trưởng đoàn khi xác nhận.
• Không ghi số km hoặc ghi số km ước lượng không chính xác, dẫn đến sai lệch chi phí xăng dầu.
• Bỏ sót các khoản phí khác như phí cầu đường, phí đỗ xe, khiến lái xe không được thanh toán đầy đủ.
• Thiếu chữ ký của trưởng đoàn hoặc chữ ký không đúng người, làm phiếu không có giá trị thanh toán.
• Viết tắt tên lái xe hoặc tên trưởng đoàn, gây nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ và kiểm tra.