Mục đích sử dụng

Mẫu HC-13-BM01 "Giấy đề nghị sử dụng xe" được ban hành nhằm quản lý chặt chẽ việc sử dụng xe ô tô của công ty. Biểu mẫu này giúp nhân viên chính thức ghi nhận nhu cầu sử dụng xe, đồng thời tạo cơ sở để cấp quản lý xem xét và phê duyệt. Việc sử dụng mẫu thống nhất đảm bảo tính minh bạch, tránh lãng phí tài nguyên và xung đột lịch trình xe. Đây là bước bắt buộc trước khi bất kỳ cá nhân hay bộ phận nào được phép sử dụng xe công.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người có nhu cầu sử dụng xe điền, thường là nhân viên hoặc trưởng bộ phận. Thời điểm điền là trước khi có kế hoạch sử dụng xe, tối thiểu 24 giờ làm việc (hoặc theo quy định riêng của từng công ty) để bộ phận quản lý xe có thời gian sắp xếp. Trong trường hợp khẩn cấp, người đề nghị vẫn phải điền đầy đủ thông tin và trình duyệt gấp. Sau khi được duyệt, người đề nghị sẽ nhận được sự phân công xe và tài xế (nếu có).

Hướng dẫn điền từng mục

1. Người đề nghị: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người có nhu cầu sử dụng xe. Ví dụ: Nguyễn Văn A. Không viết tắt, không dùng biệt danh.
2. Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận mà người đề nghị đang công tác. Ví dụ: Phòng Kinh doanh, Ban Giám đốc, Bộ phận Kỹ thuật.
3. Loại xe đề nghị: Ghi rõ loại xe mong muốn, ví dụ: Xe 7 chỗ, xe 16 chỗ, xe tải nhẹ, hoặc loại xe cụ thể như Toyota Innova, Hyundai Solati. Nếu không có yêu cầu đặc biệt, có thể ghi "Theo sự sắp xếp của bộ phận quản lý".
4. Thời gian cần: Ghi ngày, giờ dự kiến bắt đầu sử dụng xe. Định dạng: DD/MM/YYYY - HH:MM. Ví dụ: 15/04/2025 - 08:00.
5. Thời gian xong: Ghi ngày, giờ dự kiến kết thúc việc sử dụng xe. Định dạng tương tự mục trên. Ví dụ: 15/04/2025 - 17:00.
6. Lý do: Mô tả chi tiết mục đích sử dụng xe. Cần nêu rõ: đi đâu, làm việc gì, với ai (nếu có). Ví dụ: "Đi công tác tại kho hàng số 2, Quận 9 để kiểm tra hàng tồn kho cùng anh Trần Văn B - Trưởng kho." Phần này có thể viết dài, ghi đủ thông tin vào các dòng trống bên dưới.
7. Người đề nghị: Ký và ghi rõ họ tên sau khi đã điền đầy đủ thông tin. Chữ ký xác nhận người đề nghị chịu trách nhiệm về nội dung đã khai.
8. Duyệt: Phần này dành cho cấp có thẩm quyền (Trưởng phòng, Giám đốc hoặc người được ủy quyền) ký xác nhận đồng ý hoặc từ chối. Người đề nghị không được tự ý điền vào ô này.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được sử dụng xe công sau khi có chữ ký duyệt hợp lệ. Việc tự ý sử dụng xe khi chưa được duyệt có thể bị xem là vi phạm nội quy.
• Thông tin về thời gian cần và thời gian xong phải chính xác để bộ phận quản lý xe bố trí xe phù hợp, tránh chồng chéo lịch.
• Phần lý do cần viết rõ ràng, cụ thể. Lý do chung chung như "đi công tác" sẽ khó được duyệt nhanh.
• Nếu có thay đổi về lịch trình sau khi đã được duyệt, phải thông báo ngay cho bộ phận quản lý xe và làm lại giấy đề nghị mới nếu cần.
• Giữ lại bản sao hoặc chụp ảnh giấy đề nghị đã được duyệt để đối chiếu khi cần.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ họ tên người đề nghị, chỉ ghi tên hoặc viết tắt, gây khó khăn cho việc xác minh.
• Nhầm lẫn giữa thời gian cần và thời gian xong, hoặc ghi sai định dạng ngày tháng, dẫn đến xe đến sai giờ hoặc không có xe.
• Phần lý do quá sơ sài, chỉ ghi "đi họp" hoặc "đi gặp khách" mà không nêu rõ địa điểm, khiến cấp duyệt không đánh giá được mức độ cần thiết.
• Người đề nghị tự ý ký vào ô "Duyệt" hoặc nhờ người khác ký thay mà không có ủy quyền chính thức.
• Không kiểm tra lại thông tin trước khi nộp, dẫn đến sai sót như ghi sai loại xe hoặc thời gian, phải làm lại giấy mới.