Hướng dẫn điền biểu mẫu KPI chỉ số giờ làm việc BMNS-KPI-06

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMNS-KPI-06 "Chỉ số về giờ làm việc" được thiết kế nhằm theo dõi và đánh giá hiệu quả sử dụng thời gian lao động trong toàn công ty. Thông qua các chỉ số như tổng thời gian đi làm muộn, so sánh thời gian đi muộn giữa các bộ phận, và tỷ lệ ngày nghỉ ốm, ban lãnh đạo có thể nắm bắt được thực trạng kỷ luật lao động và sức khỏe nhân sự. Biểu mẫu này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết định quản trị, giúp phát hiện sớm các vấn đề về giờ giấc và tình trạng vắng mặt để có biện pháp khắc phục kịp thời.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận Nhân sự hoặc bộ phận Hành chính - Nhân sự phụ trách điền và cập nhật. Thời điểm điền là vào cuối mỗi tháng, sau khi đã tổng hợp đầy đủ dữ liệu chấm công và báo cáo nghỉ phép, nghỉ ốm từ các phòng ban. Ngoài ra, biểu mẫu cũng có thể được cập nhật đột xuất khi có yêu cầu từ ban giám đốc để đánh giá tình hình nhân sự trong một giai đoạn cụ thể. Nhân viên phụ trách cần đảm bảo số liệu đầu vào chính xác, có đối chiếu với bảng chấm công và giấy xin nghỉ của từng nhân viên.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục 1: Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty - Nhập tổng số phút hoặc giờ đi muộn của tất cả nhân viên trong tháng. Dữ liệu này được tổng hợp từ bảng chấm công hàng ngày. Sau khi nhập, bạn cần so sánh với tháng trước để nhận xét xu hướng tăng hay giảm, từ đó đề xuất biện pháp quản trị phù hợp như nhắc nhở hoặc điều chỉnh giờ làm.
2. Mục 2: So sánh thời gian đi làm muộn của các bộ phận - Liệt kê từng bộ phận (Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế toán...) và nhập tổng thời gian đi muộn tương ứng. Công thức tính có thể là tổng số phút muộn của bộ phận đó trong tháng. Dựa vào chỉ số này, bạn sẽ xác định được bộ phận nào có tình trạng đi muộn nghiêm trọng nhất để có biện pháp can thiệp riêng.
3. Mục 3: Tỷ lệ ngày nghỉ, ốm - Nhập tổng số ngày nghỉ (bao gồm nghỉ ốm, nghỉ phép có lý do) của toàn công ty trong tháng. Công thức tính tỷ lệ = (Tổng số ngày nghỉ / Tổng số ngày làm việc theo kế hoạch) x 100%. Nếu tỷ lệ này cao hơn mức bình thường, bạn cần phân tích nguyên nhân như dịch bệnh, áp lực công việc hoặc môi trường làm việc để khắc phục.

Lưu ý quan trọng

• Số liệu nhập vào biểu mẫu phải được kiểm tra chéo với bảng chấm công gốc và giấy xin nghỉ có chữ ký của quản lý để đảm bảo tính chính xác.
• Khi so sánh thời gian đi muộn giữa các bộ phận, cần tính theo tỷ lệ phần trăm trên tổng số nhân viên của bộ phận đó, tránh so sánh số tuyệt đối vì quy mô phòng ban khác nhau.
• Đối với tỷ lệ ngày nghỉ ốm, cần phân biệt rõ giữa nghỉ ốm có giấy chứng nhận y tế và nghỉ không phép để có đánh giá chính xác về tình hình sức khỏe nhân sự.
• Biểu mẫu này cần được lưu trữ trong hồ sơ KPI nhân sự hàng tháng, phục vụ cho việc đánh giá hiệu suất và lập kế hoạch cải thiện kỷ luật lao động.

Lỗi thường gặp

• Nhập sai đơn vị thời gian: một số nhân viên nhập phút nhưng lại ghi là giờ, hoặc ngược lại, dẫn đến sai lệch dữ liệu tổng hợp. Cần thống nhất đơn vị là phút cho tất cả các mục.
• Bỏ sót dữ liệu của nhân viên nghỉ việc giữa tháng: khi tổng hợp thời gian đi muộn, cần đảm bảo bao gồm cả những nhân viên đã nghỉ việc trong tháng đó để có số liệu toàn diện.
• Không cập nhật kịp thời: biểu mẫu chỉ có giá trị khi được điền đúng hạn vào cuối tháng. Nếu để sang tháng sau mới điền, số liệu dễ bị sai do thất lạc chứng từ hoặc nhầm lẫn.
• Nhầm lẫn giữa nghỉ ốm và nghỉ phép: một số trường hợp nhân viên xin nghỉ phép nhưng lại ghi là nghỉ ốm, hoặc ngược lại, làm sai lệch tỷ lệ nghỉ ốm thực tế của công ty.