Hướng dẫn điền biểu mẫu chỉ số KPI đào tạo nhân sự

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMNS-KPI-04 Chỉ số đào tạo được thiết kế để đo lường và đánh giá hiệu quả của các hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp. Mục tiêu chính là giúp bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp theo dõi mức độ đầu tư vào phát triển nhân viên thông qua các chỉ số như tổng số giờ huấn luyện, chi phí đào tạo bình quân, tỷ lệ nhân viên tham gia đào tạo và hiệu quả ứng dụng sau đào tạo. Biểu mẫu này là công cụ quan trọng để đối chiếu với kế hoạch đào tạo hàng năm, từ đó điều chỉnh chiến lược phát triển nguồn nhân lực phù hợp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do chuyên viên đào tạo hoặc nhân sự phụ trách đào tạo tại các phòng ban điền. Thời điểm điền là sau khi kết thúc mỗi kỳ đào tạo (tháng, quý hoặc năm) hoặc khi có yêu cầu báo cáo KPI nhân sự định kỳ. Ngoài ra, quản lý trực tiếp cũng cần phối hợp để cung cấp số liệu đánh giá hiệu quả ứng dụng sau đào tạo cho nhân viên thuộc bộ phận mình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tổng số giờ huấn luyện/nhân viên: Ghi tổng số giờ đào tạo thực tế của tất cả nhân viên trong kỳ, sau đó chia cho số lượng nhân viên theo từng chức danh. Ví dụ: nếu một chức danh có 5 nhân viên, tổng giờ đào tạo là 100 giờ, thì chỉ số là 20 giờ/nhân viên. Mục này giúp so sánh với kế hoạch đào tạo đã đề ra.
2. Giờ đào tạo trung bình/NV: Tính số giờ đào tạo trung bình cho mỗi chức danh cụ thể. Bạn cần liệt kê từng chức danh và ghi số giờ trung bình tương ứng. Chỉ số này cho thấy mức độ đầu tư thời gian đào tạo có đồng đều giữa các chức danh hay không, đặc biệt cần chú ý đến các chức danh có trình độ thấp để đảm bảo họ được đào tạo đủ.
3. Chi phí huấn luyện/NV: Tính tổng chi phí đào tạo (bao gồm chi phí thuê giảng viên, giáo trình, phương tiện, địa điểm…) chia cho tổng số nhân viên được đào tạo. Nên tính riêng theo từng chức danh để có số liệu chính xác. Ví dụ: tổng chi phí 50 triệu đồng cho 10 nhân viên, chi phí trung bình là 5 triệu đồng/nhân viên.
4. Tỷ lệ nhân viên đào tạo: Ghi số nhân viên thực tế đã tham gia đào tạo chia cho tổng số nhân viên cần đào tạo trong cùng một chức danh và lĩnh vực. Bạn có thể phân loại riêng đào tạo nội bộ và đào tạo bên ngoài để có cái nhìn chi tiết hơn. Ví dụ: có 8 nhân viên được đào tạo trên tổng số 10 nhân viên cần đào tạo, tỷ lệ là 80%.
5. Hiệu quả đào tạo: Ghi số nhân viên áp dụng được kiến thức sau đào tạo vào công việc chia cho tổng số nhân viên được đào tạo. Chỉ số này do quản lý trực tiếp đánh giá dựa trên quan sát thực tế. Ví dụ: sau khóa đào tạo kỹ năng bán hàng, quản lý đánh giá có 6/10 nhân viên áp dụng hiệu quả, tỷ lệ là 60%.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ số liệu đầu vào từ các phòng ban trước khi nhập vào biểu mẫu để tránh sai sót.
• Đối với chỉ số chi phí huấn luyện, cần bao gồm tất cả các khoản chi liên quan như tài liệu, công nghệ, đi lại, ăn ở nếu có.
• Chỉ số hiệu quả đào tạo nên được thu thập sau ít nhất 1-2 tháng kể từ khi kết thúc khóa đào tạo để có đánh giá chính xác.
• Biểu mẫu này cần được lưu trữ và cập nhật thường xuyên để phục vụ cho việc phân tích xu hướng đào tạo theo thời gian.
• Khi báo cáo, nên kèm theo giải thích ngắn gọn nếu có chỉ số đột biến so với kỳ trước.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa tổng số giờ huấn luyện và giờ đào tạo trung bình: nhiều người ghi tổng số giờ thay vì chia cho số nhân viên.
• Bỏ sót các khoản chi phí phát sinh như chi phí thuê phòng, chi phí ăn uống, dẫn đến chỉ số chi phí huấn luyện/NV bị thấp hơn thực tế.
• Không phân tách chỉ số theo chức danh, dẫn đến số liệu trung bình không phản ánh đúng thực trạng đào tạo của từng bộ phận.
• Đánh giá hiệu quả đào tạo quá sớm ngay sau khóa học, khi nhân viên chưa kịp áp dụng vào công việc thực tế.
• Ghi tỷ lệ nhân viên đào tạo dựa trên tổng số nhân viên toàn công ty thay vì số nhân viên cần đào tạo theo chức danh cụ thể.