|
Vào dịp cuối năm, như phần lớn các chủ doanh nghiệp
khác, bạn sẽ có một danh sách dài những công việc cần phải giải quyết
để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu kinh doanh trong năm. Có thể chờ
bạn là hai chồng tài liệu được đánh dấu “gấp” và “từ từ”; quyết định
một số vấn đề liên quan tới các nhân viên đã được “xếp
vào ngăn tủ”; cập nhập nội dung và hình thức cho trang web đang trở
nên lỗi thời;... Đã đến thời điểm cần gấp rút xử lý các công việc đó.
Kết thúc năm cũ với tất cả các vấn đề kinh doanh được giải quyết là
cách thức tuyệt vời nhất để khởi động năm mới.
Nếu bạn cảm thấy quá tải vì các công việc cần phải làm,
hãy hít thở thật sâu và chậm rãi nghiên cứu từng vấn đề một. Dưới đây
là bản danh mục liệt kê 15 nhiệm vụ mà mọi chủ doanh nghiệm cần phải
quan tâm để giải quyết ổn thỏa tất cả các khúc mắc tồn tại trong công
ty để không phải chào đón năm mới 2007 với những cơn đau đầu:
1. Xem xét lại tất cả các hệ thống trong công ty từ trên xuống dưới
Hãy thận trọng kiểm tra xem hệ thống nào hoạt động tốt hoặc không
tốt. Bạn cần xác định rõ vấn đề nằm ở đâu và trên cơ sở đó hoạch định
cách thức giải quyết thích hợp. Bạn có thể tự mình khắc phục hay nhờ
đến sự trợ giúp của bên ngoài. Có thể, bạn cần một chuyên gia kỹ
thuật để giúp hệ thống công nghệ đạt hiệu suất cao hơn, hay là một
chuyên gia tài chính để cải thiện hệ thống sổ sách kế toán.
Việc xem xét lại tất cả các hệ thống có thể là một kinh nghiệm tuyệt
vời cho các chủ doanh nghiệp. Đôi khi, họ ngạc nhiên phát hiện ra
rằng công ty của mình thường có những hoạt động mâu thuẫn làm cản trở
công việc kinh doanh.
2. Xem xét lại tất cả các hợp đồng kinh doanh của công ty
Hãy dành thời gian để tính toán xem công ty của bạn đang giao
dịch kinh doanh với bao nhiêu đối tác (các nhà thầu, nhà cung
cấp,...). Những hợp đồng đó có gì vướng mắc không, có hợp đồng nào
còn chưa thực hiện xong? Liệu quan hệ trong hợp đồng có lợi cho cả
bạn và đối tác không? Nếu không, đừng ngại tiến hành một vài thay đổi
nào đó.
Mặt khác, nếu bạn cảm thấy hài lòng với các đối tác, hãy bày tỏ cho
họ biết điều này. Họ sẽ cảm kích khi biết bạn dành thời gian quan tâm
tới việc đảm bảo lợi ích cho cả hai bên. Và rất quan trọng, nếu bạn
thể hiện rõ mong muốn của mình được là một đối tác
kinh doanh thân thuộc của họ.
3. Xác định rõ ai là khách hàng tốt nhất
Hãy xem xét tất cả các khách hàng của bạn thông qua thấu kính lợi
nhuận. Rất có thể sau khi tiến hành công việc này, bạn sẽ thấy các
khách hàng của mình phân thành những nhóm đem lại lợi nhuận khác
nhau. Đương nhiên, bạn nên đối xử tuyệt vời với tất cả các khách hàng
- nhưng khi bạn thấy rõ người tốt nhất là ai, thì sẽ hợp lý hơn nếu
bạn đưa ra những đối xử ưu đãi đối với họ.
4. Tiếp xúc với những khách hàng tốt nhất
Sau khi, bạn đã biết các khách hàng tốt nhất của mình là ai, hãy
thể hiện với họ rằng bạn rất cảm kích vì sự quan tâm của họ đối với
công ty. Đồng thời, bạn hãy hỏi xem liệu còn điều gì mình cần cải
thiện để thoã mãn các nhu cầu của họ. Việc này có thể được thực hiện
thông qua các lá thư, bưu thiếp chúc mừng năm mới. Bạn có thể kèm
thêm vào đó một món quà tặng nhỏ. Đây là là cách thức dễ dàng và
nhanh chóng nhất để các khách hàng hiểu rằng bạn luôn quan tâm tới
các nhu cầu của họ và động viên họ đưa ra những phản hồi mang tính
xây dựng.
5. Tiến hành đánh giá công việc trong năm của các nhân viên
Bạn hãy thảo luận với các nhân viên về những gì họ có thể làm để
giúp đỡ công ty vận hành êm thấm hơn. Hãy tận dụng cơ hội này để tìm
hiểu xem điều gì kích thích họ nhiệt huyết hơn với công việc,
Những lần đánh giá công việc luôn là thời điểm tốt nhất để hỏi các
nhân viên: “Tôi có thể làm gì cho các bạn?”. Những câu trả lời của họ
thường khiến bạn ngạc nhiên. Đôi lúc họ muốn những điều rất đơn giản
như một cái ghế làm việc mới, hay cũng có khi họ yêu cầu những điều
mà bạn không thực hiện được. Hãy luôn thành thật với các nhân viên và
dành thời gian để lắng nghe mối quan tâm của từng người một.
6. Đối xử với nhân viên như với các đối tác
Những người tốt nhất giúp bạn giải quyết các vấn đề khúc mắc, đặc
biệt là các vấn đề liên quan đến khách hàng, chính là các nhân viên
của bạn. Họ luôn có những ý tưởng phong phú trong việc làm thế nào để
phục vụ khách hàng tốt hơn.
Bạn hãy tổ chức một buổi họp mặt cuối năm để mọi người có thể chia sẻ
các ý tưởng của mình. Việc lắng nghe và thực thi các đề xuất của nhân
viên là cách thức tuyệt vời khiến họ cảm thấy mình như một đối tác
kinh doanh có giá trị của công ty. Điều này sẽ khuấy động lòng nhiệt
tình của các nhân viên đối với công đang làm và động viên họ chăm chỉ
hơn trong năm tiếp theo.
7. Tiến hành việc dọn dẹp công ty
Đã đến lúc để giải thoát khỏi những thứ bạn không cần nữa. Tất cả
mọi người đều thích làm việc trong một môi trường sạch sẽ . Đừng giới
hạn nỗ lực của bạn trong phạm vi bên trong công sở. Hãy nhìn ra bên
ngoài nữa. Liệu có điều gì có thể làm để cảnh quan được bắt mắt hơn?
Đơn giản có thể chỉ là trồng thêm cây cối ở bên ngoài. Yếu tố tâm lý
của mọi người chịu ảnh hưởng khá lớn bởi không gian bên ngoài. Hãy
làm sạch cảnh quan, lúc đó sinh lực và sức sáng tạo của mọi người sẽ
được nâng cao.
8. Nhìn nhận lại các chiến dịch tiếp thị
Cuối năm là thời điểm thích hợp để nhìn nhận lại các nỗ lực tiếp
thị của công ty, liệu chúng có phát huy hiệu quả như mong đợi hay
không. Đừng ngần ngại tiến hành thay đổi, nếu bạn thấy chưa vừa ý.
Bạn cần nhớ rằng rất nhiều quảng cáo sẽ không còn hiệu quả theo thời
gian. Vì vậy, hãy xem sét trước khi bạn bắt đầu tái sử dụng chúng
trong năm tiếp theo.
9. Trau chuốt, hoàn thiện trang web của công ty
Theo cùng cách thức mà các cửa hàng bán lẻ được tân trang để thu
hút các khách hàng mới, bạn cần có một vài thay đổi cho trang web
nhằm khuyến khích mọi người vào xem nhiều hơn. Hãy đảm bảo rằng tất
cả các mục thông tin trên trang web đều được cập nhập, và đăng bất cứ
bài viết nào có liên quan tới hoạt động kinh doanh gần đây của công
ty.
Bạn cũng cần đặt trang web của công ty làm trang chủ của trình duyệt
web trên máy tính của mình. Với cách này, mỗi lần bạn kết nối với
internet là một lần bạn có thể kiểm lại trang web của công ty. Đây là
một cách thức nhắc nhở tuyệt vời để bạn không ngừng cập nhập và cải
thiện trang web khi cần thiết.
10. Xem xét lại danh thiếp
Cuối năm là dịp bạn trao dnah
thiếp kinh doanh tới tất cả mọi người: các khách hàng hiện tại, các
nhà cung cấp, các nhà thầu khoán, các khách hàng tiềm năng,.... Vì
vậy, hãy đảm bảo rằng thông tin trong dnah thiếp kinh doanh luôn được
cập nhập. Các số điện thoại, địa chỉ e-mail ghi trong đó đã đúng
chưa? Bố cục của các (màu sắc và thiết kế) có thích hợp với bố cục
của trang web cũng như của các văn bản giấy tờ kinh doanh khác hay
không?
11. Xem xét lại việc đặt báo, tạp chí chuyên ngành định kỳ
Bạn có thực sự đọc và nghiên cứu tất cả các tạp chí được đặt mua
hàng tháng? Liệu bạn có để một vài chồng tạp chí cũ nằm đâu đó trong
văn phòng làm việc (điều này có thể gây trở ngại khi sắp xếp khoảng
không gian làm việc). Bạn hãy huỷ bỏ việc đặt mua những tạp chí không
có giá trị với mình. Nó không những chỉ giúp bạn tiết kiệm đáng kể
tiền bạc mà phần nào đó còn giữ cho văn phòng làm việc được gọn gàng,
sạch sẽ.
12. Quan tâm tới việc nâng cấp công nghệ
Nếu bạn cần những chiếc máy tính hay một hệ thống điện thoại mới để
giúp cho công việc diễn ra trôi chảy hơn, thì thời điểm cuối năm là
thích hợp nhất cho những nâng cấp này. Việc này có thể tạo ra những
khác biệt lớn trong công việc hàng ngày của các nhân viên. Với sự trợ
giúp mới, họ có thể giảm thời gian vô ích dành để giải quyết những
rắc rối như máy tính hỏng, mất các voicemails,... và tập trung vào
những công việc chính yếu. Song bạn cần đảm bảo rằng tất cả các nhân
viên đều biết cách sử dụng thành thạo công nghệ mới.
13. Xem xét lại các chính sách bảo hiểm
Thông thường các chính sách bảo hiểm được đặt và bị lãng quên cho đến
khi những điều tồi tệ xảy ra. Lúc đó, rất nhiều chủ doanh nghiệp mới
thấy rằng mình không có các kế hoạch bảo hiểm đúng đắn. Do vậy, bạn
hãy dành thời gian để xem xét cẩn thận lại tất cả các chính sách bảo
hiểm của công ty. Việc đảm bảo rằng công ty có những hợp đồng bảo
hiểm thích hợp có thể giúp bạn tiết kiệm không ít tiền bạc về sau.
14. Cập nhật các sổ ghi biên bản công việc của công ty
Nếu công ty của bạn có quy định ghi biên bản các hoạt động kinh
doanh, thì chắc hẳn bạn sẽ muốn các cuốn sổ ghi được cập nhập
đầy đủ - nó có thể giúp bạn tránh được khá nhiều vướng mắc trong
tương lai. Hãy nhớ rằng, nếu bạn phải đối mặt với một vụ kiện tụng
pháp lý, thì điều đầu tiên mà luật sư của công ty sẽ làm là xem xét
các sổ ghi biên bản công việc. Nếu các sổ ghi biên bản này được cập
nhập đều đặn, nó sẽ giúp bạn có được một khởi đầu tốt cho vụ kiện
tụng sắp tới và cho phép luật sư tập trung vào các chi tiết quan
trọng của vụ việc.
15. Gặp gỡ, trao đổi công việc với nhân viên kế toán của
bạn
Cuối năm là thời điểm hoàn hảo để gặp gỡ các nhân viên kế toán và
cùng lên kế hoạch cho các vấn đề thuế má và nhiều công việc tài chính
khác. Hãy thảo luận với nhân viên kế toán về công việc cần làm nhằm
hoàn thành sổ sách tài chính trong năm, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế,
tính toán doanh thu và lợi nhuận,...
Dường như trên đây là một danh sách với quá nhiều các nhiệm vụ phải
làm, song bù lại phần lớn chúng đều rất dễ thực hiện, hoàn toàn không
gây mất thời gian và công sức như bạn hình dung. Trước khi “năm cũ
trôi qua, năm mới đến”, bạn hãy nhanh chóng bắt tay vào kế hoạch công
việc cuối năm với bản danh sách 15 nhiệm vụ trên. Khi kết thúc, chắc
chắn bạn sẽ ngạc nhiên vì cảm giác nhẽ nhõm và tự do của mình.
|
