PHÂN TÍCH DOANH SỐ VÀ CHI PHÍ CỦA GIÁM ĐỐC BÁN HÀNG
Một giám đốc bán hàng cấp cơ sở nhận một cách rõ nét các dữ liệu quá khứ và hiện tại về doanh số và chi phí của quận. Một câu hỏi quan trọng cho một giám đốc là, "Tôi sẽ làm cái gì với những dữ kiện này để nó là một kiểu phù hợp với quyết định mà tôi sẽ phải làm?". Đoạn này thăm dò vài tiến trình dùng phép phân tích cơ bản mà một giám đốc phải dùng để biến đổi dữ kiện doanh số và chi phí của quận thành những thông tin thích hợp hữu dụng.
Phân tích doanh số
Phân tích doanh số là nghiên cứu dữ kiện doanh số quá khứ của công ty, với mục tiêu cố gắng xác nhận những kiểu mẫu và những mối liên hệ có ích cho việc ra quyết định quản lý. Trước khi tiến trình phân chia cơ bản của việc phân tích có thể được giải thích, những cách định nghĩa khác nhau bị che đậy khi bán hàng.
Một hàng hóa như thế nào được coi là bán được?
Các công ty khác nhau có những cách định
nghĩa khác nhau khi một hàng hóa
được bán. Một hàng hóa bán được định nghĩa một cách khác nhau khi một đơn hàng
là (1) viết và được xếp đặt; (2) được giao hàng; (3) khách hàng nhận được và
chấp
nhận; (4) trả tiền đầy đủ. Tổng doanh số
phải được điều chỉnh trước khi phân tích để
phản ảnh những đơn hàng bị hủy bỏ, trợ giá của hàng hóa bị hư hại và những
khoản
tín dụng, thay đổi kích cỡ đóng gói và giá cả, và bất cứ thay đổi trong
việc ghi hóa
đơn và những chính sách thanh toán
làm ảnh hưởng đến doanh số bán được ghi
chép. Sự phân tích nên được tiến
hành trên cơ sở điều chỉnh dữ kiện.
Tiến trình phân tích doanh số
Trong phân tích doanh số, cách tiếp cận tổng quát là chia nhỏ
(phá vỡ) một
khối dữ kiện lớn thành những bộ phận cấu thành có đầy đủ ý nghĩa hơn. Giám đốc
bán hàng tiêu biểu quan tâm đến việc kiểm tra
dữ kiện doanh số theo tiêu chuẩn như
khu vực, các kiểu nhân viên bán hàng, các kiểu khách hàng, các ngành kinh
doanh, sản phẩm, kích thước đóng gói, và khoảng
thời gian. Mục tiêu là xác định đúng vùng thành công để
có thể thuyên chuyển những nhân viên non kém và có thể loại bỏ họ trước khi họ trở nên trầm trọng.
Phân tích chi phí
Trong bất cứ việc cắt giảm nào việc cắt giảm chi phí có thể có hiệu quả lớn trong thời gian ngắn về lợi tức và bảng tổng kết tài sản, nhưng sẽ phá hủy khả năng cạnh tranh lâu dài của đối thủ của công ty. Mánh khoé của giám đốc là sắp xếp và kiểm soát chi phí quá đáng nhưng không ảnh hưởng tới thành công ngắn và dài hạn của công ty trên thị trường.
Hướng dẫn phân tích chi phí
Trong cách thức cơ bản nhất của nó,
"phân tích chi phí tiếp thị có liên quan tới
chi phí của hoạt động tiếp thị đến doanh số dùng để đo lường lợi nhuận".
Hình 5-3
liệt kê và định nghĩa một vài điều khoản chung hơn dùng trong phân tích chi
phí.
Có hai mức độ mà tại đó giám đốc bán hàng
cơ sở có thể tiến hành phân tích
chi phí. Mức độ đầu tiên hay đơn giản nhất là
chi phí do hoạt động của nhân viên khu
vực. Mức độ thứ hai là kiểm tra chi phí cấp
quận và khu vực của các nhà quản trị cấp
trên để xác định sự đóng góp của quận và khu vực vào lợi nhuận của công ty.
Phân tích chi phí đơn
Phân tích chi phí đơn chứa đựng sự thay đổi chi phí trực tiếp ngoài giờ của khu vực và so sánh chi phí các loại theo nhân viên bán hàng.
Phân tích chi phí và lợi nhuận
Việc phân tích một cách phức tạp hơn đòi hỏi phải đưa ra doanh số bán hàng và những quyết định về sự phân phối chi phí cố định.
Chi phí/ chỉ tiêu : Chi phí là những tài sản (luôn luôn là tài sản có) và dịch vụ được
tính do kinh doanh và thể hiện bằng tiền tệ. Chỉ tiêu là số tiền của tài sản có tiêu thụ hoặc dịch vụ sử dụng trong tiến trình kiếm thu thập.
Chi phí cố định: Đó là những chi phí không đổi trong một thời
gian ngắn. Nó tiếp tục ở
mức độ như nhau bất chấp doanh số tăng. Nó được gọi là
chi phí chung. Nó bao gồm các khoản như là lương nhân viên và giám đốc, chi phí kho bãi, chi phí dụng cụ và
chi phí quản lý văn phòng.
Chi phí biến đổi: Là những chi
phí thay đổi theo mức độ hoạt động. Ví dụ như nhiệm vụ bán hàng sẽ thay đổi với tổng doanh số và chỉ
tiêu xe hơi sẽ tăng với việc tăng số lượng các cuộc
chào hàng.
Chi phí kiểm soát được: Là những chi phí dưới sự điều khiển trực
tiếp của giám đốc thương mại và hoặc của nhân viên bán hàng. Phần rất
lớn của chi phí biến đổi là bắt nguồn từ việc quản lý ở quận hoặc khu vực. Chỉ tiêu du lịch và giải trí, chi phí ôtô,
văn phòng bán hàng ngoài giờ, lập lịch đặt hàng và tiến trình giảm chi phí
thuộc loại tự quyết định hành động.
Chi phí không kiểm soát được: Tại cấp khu vực, một phần quan trọng của chi phí nhân viên là không kiểm soát. Ví dụ như, lương và lợi nhuận được cố định và sự khuyến khích trả được định trước bằng kế hoạch đền bù.
Chi phí trực tiếp: Là những chi phí có thể được ấn định cho từng loại tài khoản hoặc hành động đặc biệt. Ví dụ như, chi phí tiến trình đặt hàng chắc chắn có thể được ấn định cho những khách hàng đặc biệt do cách họ đặt hàng, qui mô đặt hàng.
Chi phí gián tiếp: Là những chi phí không thể cho là loại đặc biệt. Tài khoản hoặc hoạt động. Chúng cần thiết để ủng hộ sự thay đổi hoạt động và có thể bao gồm những chi phí sản xuất và phân phối.
Tiếp cận giá thành. Cách tiếp cận này để
phân phối chi phí cho tổng số chi phí
của một khoản chi phí chung hoặc chi phí cố
định và phân phối nó ra hành động phù
hợp với vài chỉ tiêu đã được thỏa thuận trước. Cách tiếp cận giá thành
là cần thiết
trong yêu cầu của công ty đã biết và hiểu cách tạo ra lợi nhuận. Tuy nhiên cách
tiếp
cận giá thành có thể ẩn giấu nguồn lợi
nhuận dưới sự phân phối chi phí cố định. Cách
khác, tiếp cận số dư vốn góp, xác định nguồn lợi nhuận mà không quyết
định phân
phối chi phí cố định và vì vậy dễ dàng
hoạch định việc phân phối các nguồn lực trong
tương lai.
Cách tiếp cận lãi gộp. Trong cách tiếp cận này, chỉ những chi phí và chỉ tiêu có thể qui một cách trực tiếp cho một đơn vị lớn hơn được trừ ra khỏi doanh số được tạo ra bởi đơn vị kia, đó là:
Lãi gộp = Doanh số - Chi phí biến đổi
Doanh số là doanh số khu vực, và những chi phí đó sẽ không có nếu khu vực không còn. Những chi phí tiếp tục tồn tại bất chấp khu vực có tồn tại hay không. Cách tiếp cận lãi gộp được chấp nhận vì hữu dụng hơn cách tiếp cận giá thành, đặc biệt cho hoạch định quản trị và ra quyết định.