Hướng dẫn phân tích dữ liệu lập kế hoạch cho giám đốc bán hàng

PHÂN TÍCH CƠ SỞ CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH VÀ GIẢI QUYẾT

VẤN ĐỀ CỦA GIÁM ĐỐC BÁN HÀNG

Giám đốc bán hàng phải thường làm những quyết định xuất phát từ việc phân tích những dữ liệu. Đoạn này sẽ thảo luận sơ lược cách triển khai và thu thập các dữ liệu thích hợp và làm sẵn sàng cho giám đốc bán hàng như thế nào.

Yêu cầu dữ liệu để phân tích

Giám đốc bán hàng  là người sử dụng các dữ liệu do tổ chức cung cấp. Tuy nhiên giám đốc không nên là một người sử dụng mà không biết gì đến chất lượng và sự lưu hành những dữ liệu này ảnh hưởng trực tiếp chất lượng của những quyết định được lập ra trên cơ sở những dữ liệu ấy. Một giám đốc bán hàng nên có kiến thức căn bản về thu thập dữ liệu cho việc ra quyết định.

Triển khai dữ liệu

Phần mềm máy tính về phân tích dữ liệu có thể giúp đỡ giám đốc bán hàng trong biến đổi dữ liệu thành những thông tin thích hợp cho việc ra quyết định. Tuy nhiên, nó sẽ không đủ, nếu chỉ đơn giản mô tả tiến trình phân tích mà không đi kèm việc tạo ra chất lượng dữ liệu.

Ví dụ, tiến trình phân tích hay, hoặc có chất lượng cao không thể bù đắp cho chất lượng dữ liệu tồi. Từ một kỹ thuật ít phức tạp tạo ra dữ liệu có chất lượng cao hơn thường sản xuất ra những thông tin hữu dụng và đáng tin cậy hơn, cơ sở dữ liệu chất lượng phải được triển khai. Vậy triển khai các dữ liệu cho phân tích yêu cầu đầu tiên là dữ liệu được chọn đúng, và điều thứ hai là dữ liệu phải có sẵn để sử dụng thích hợp với hình thức, với những công cụ có sẵn để phân tích.

Thu thập dữ liệu

Đối với giám đốc bán hàng, bốn loại dữ liệu quan trọng là doanh số, chi phí, những cuộc chào hàng và khách hàng/ thị trường. Các dữ liệu có sẵn cho phân tích nên đơn giản nhất, đa số ở dạng riêng lẻ.

Doanh số. Những  nhân viên bán hàng có viết trực tiếp đơn đặt hàng hoặc khách hàng nộp một đơn đặt hàng mà không có nhân viên, khi bán hàng tiến trình thu thập dữ liệu doanh số có liên quan bắt đầu. Đơn hàng bao gồm thông tin của khách hàng và ngày đặt hàng, sản phẩm được bán, kích thước bao hàng và giá cả, màu sắc và tiền chiết khấu, thời hạn thanh toán, ngày và địa phương giao hàng, cộng với một vài thông tin đặc biệt khác phù hợp với việc bán hàng này.

Khi đơn hàng được viết hóa đơn, cần chỉ ra những thông tin đặt hàng cộng với
một vài thay đổi phải được thực hiện bởi vì khách hàng thay đổi hoặc không có khả
năng hòa hợp để điền các yêu cầu gốc theo cách được chỉ rõ. Trong những trường
hợp cạn kho, trả lại đơn hàng và những hủy bỏ hạn mức là một vài lý do của những
thay đổi. Trong trường hợp, khách hàng hoàn lại nên ghi chú một cách cẩn thận để
chắc chắn rằng dữ liệu doanh số bán hàng phản ánh những sự khấu trừ này.

Chi phí. Dữ kiện chi phí và chi tiêu đến từ ba nguồn: báo cáo chỉ tiêu nhân viên bán hàng, bao gồm những chi phí biến đổi như xe hơi, điện thoại và chỉ tiêu giải trí, chi phí, bồi hoàn, có chứa lương, hoa hồng và những tiền thưởng, và chi phí yểm trợ bao gồm chi tiêu văn phòng, đào tạo và đi lại của giám đốc. Các dữ liệu cơ bản về khách hàng và của toàn thể nhân viên phải được tập hợp lại một cách có chọn lựa để kiếm được các dữ liệu trong một dạng có thể sử dụng được.

Dữ liệu chi phí nên được xác định cho mỗi một hành vi hoặc một doanh số khu vực hoặc nhân viên. Điều này kết hợp nó với tổng doanh số để máy tính tính toán lợi nhuận của khu vực một cách dễ dàng hơn.

Những cuộc chào hàng. Mặc dù hầu hết các công ty đều yêu cầu những nhân
viên bán hàng đệ trình các báo cáo chào hàng, nhưng một vài công ty trong số đó
dùng những dữ liệu này trong hoạt động quản lý nhân viên bán hàng. Dữ liệu nên
được thu thập từ các nhân viên theo số những cuộc chào hàng, những kiểu chào
hàng (dịch vụ, sự giới thiệu (trình  diễn), hoặc tin tức), và đặc tính khách hàng
(khách hàng hoặc khách hàng tương lai, người phân phối hoặc người sử dụng).

Thông tin khách hàng/ thị trường. Thông tin này sẽ được triển khai từ cả hai dữ kiện bên trong và bên ngoài công ty. Dữ liệu bên trong có thể lấy từ sự đánh giá khả năng cạnh tranh của công ty cũng như nghiên cứu thị trường do các nhân viên bán hàng thực hiện. Tuy nhiên, dường như là công ty hiếm khi yêu cầu nhiều thông tin từ nhân viên bằng việc quan tâm đến phản ứng của khách hàng đối với việc thay đổi giá cả. Dữ liệu về đối thủ cạnh tranh, khách hàng sản phẩm và thị trường được mua từ những người bán hàng lặt vặt ở ngoài. Nhưng dữ kiện này có thể dùng kiểm tra thu nhập do công ty tạo ra hoặc lấp đầy những nơi mà công ty không thể thu thập dữ kiện hoặc duy trì nó cho đến nay.

Liệt kê các dữ kiện có sẵn

Giám đốc bán hàng phải làm việc với dữ kiện thích hợp với các nhân viên bán
hàng, khách hàng, sản phẩm và đối thủ cạnh tranh đang hoạt động trong quyền hạn

của anh (chị). Chắc chắn rằng những dữ liệu phù hợp và sẵn sàng để sử dụng cho việc phân tích đúng lúc (hợp thời) là một chức năng của hệ thống yểm trợ quyết định. Sự sáng lập của hệ thống yểm trợ quyết định là một sản phẩm tự nhiên của việc phát triển cách sử dụng máy tính của công ty. Ba hoạt động đầu tiên trong phát triển cách sử dụng máy tính được thảo luận dưới đây.

Giai đoạn 1. Hệ thống thực hiện chế biến dữ kiện. Trong giai đoạn một này cách sử dụng đầu tiên là những chức năng của các kiểu kế toán như là Bảng lương, Lập hóa đơn khách hàng và kiểm kê. Hầu như nó không thể dùng cho nghiên cứu thị trường và doanh số mà người ta dùng để sáng lập các dữ liệu cơ sở.

Giai đoạn 2. Hệ thống thông tin quản lý. Khi các công ty trở nên tinh vi hơn
trong việc thực hiện và thu thập các dữ kiện, họ vươn tới ứng dụng nhiều hơn. Họ
bắt đầu hợp nhất các dữ kiện cơ bản đang tồn tại bên trong và bên ngoài, lựa chọn
tiến trình tài chính và thống kê để phân tích dữ kiện. Những báo cáo được tạo ra trên
cơ sở thường xuyên và được thiết lập cho những quyết định quản lý hằng ngày một
cách dễ dàng. Những giám đốc bán hàng không mong đợi được dò hỏi hệ thống này
một cách trực tiếp. Khi đối mặt với  những quyết định yêu cầu thông tin không
thường xuyên, họ được yêu cầu báo cáo và những dự báo cần thiết từ một trung tâm
máy tính thuộc Trung ương.

Giai đoạn 3.  Những hệ thống yểm trợ quyết định. Những hoạt động của hệ thống yểm trợ quyết định dựa trên mạng vi tính có thể hoạt động độc lập hoặc giới hạn trong một khung chính. Nó phụ thuộc chặt chẽ vào các dữ kiện đang được duy trì trong một dạng phân tán và phần mềm có sẵn dễ dàng sử dụng. Phần mềm này cho phép phân tích  trực tiếp các dữ kiện. Đối với giám đốc và nhân viên, tất cả những cái đó bao gồm việc phân tích khách hàng và sản phẩm, giải quyết kế hoạch chào hàng và những vấn đề quản trị khu vực, làm dự báo, hướng dẫn trình bày phân tích, và một loạt cái khác sinh ra.

Hai điều trở ngại cho việc sử dụng có hiệu quả của chúng là cần có dữ liệu có chất lượng cao và đào tạo giám đốc để sử dụng hàng ngày các nguồn có sẵn một cách đúng đắn.

Khi các dữ kiện được thu thập và ở dạng có thể sử dụng, chúng sẽ được phân tích. Mục tiêu căn bản nhất của phân tích là doanh số, chi phí và mối liên hệ của chúng - lợi nhuận hoặc doanh thu trên vốn đầu tư.

Tiến trình phân tích chia nhỏ

Khái niệm cơ bản của phân tích chia nhỏ là các dữ kiện được phá ra nhỏ hơn và chi tiết hơn. Khi tiến trình này được hiểu rõ và nguồn của các dữ kiện được giải thích, thì ví dụ chi tiết về doanh số và phân tích chi phí sẽ được trình bày.

Mục tiêu của việc phân tích chia nhỏ đơn giản là để xác nhận cơ sở cho những vị trí xa nhất được chứng minh trong dữ kiện.