Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Quy định chức năng và nhiệm vụ của phòng bán hàng" được ban hành nhằm chuẩn hóa vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận trong phòng bán hàng. Tài liệu này giúp mọi nhân viên hiểu rõ vị trí của mình trong sơ đồ tổ chức, từ đó thực hiện đúng nhiệm vụ được giao, tránh tình trạng chồng chéo công việc. Đồng thời, quy định này là cơ sở để ban giám đốc đánh giá hiệu quả hoạt động, phát triển đội ngũ nhân sự theo chiến lược kinh doanh của công ty.

Ai điền và khi nào

Tài liệu này do Giám đốc bán hàng hoặc Trưởng phòng nhân sự chủ trì soạn thảo, trình ban giám đốc phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, quy định được áp dụng cho toàn bộ nhân viên thuộc phòng bán hàng, bao gồm trưởng nhóm kinh doanh, trưởng các kênh, giám sát bán hàng, nhân viên kinh doanh và nhân viên bán hàng tại các cửa hàng, siêu thị, đại lý. Nhân viên mới sẽ được phổ biến nội dung này trong buổi đào tạo hội nhập, và các trưởng bộ phận có trách nhiệm cập nhật khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề: Ghi rõ "Quy định chức năng và nhiệm vụ của phòng bán hàng". Đây là tên văn bản chính thức, cần viết hoa đúng quy tắc, không viết tắt.
2. Thuộc danh mục: Chọn danh mục "Giám đốc bán hàng" vì tài liệu này thuộc thẩm quyền quản lý của chức danh này. Nếu công ty có nhiều cấp quản lý, cần chọn đúng cấp phê duyệt.
3. Mục đích: Trình bày 3 mục tiêu chính: đảm bảo cá nhân thực hiện đúng chức năng, tránh chồng chéo giữa các phòng, và phát triển đội ngũ nhân viên. Mỗi mục tiêu cần viết thành một gạch đầu dòng riêng, rõ ràng.
4. Phạm vi: Ghi "Áp dụng cho bộ phận bán hàng". Nếu có ngoại lệ (ví dụ: không áp dụng cho chi nhánh miền Nam), cần ghi chú cụ thể. Phần này thường ngắn gọn, chỉ một câu.
5. Sơ đồ tổ chức: Vẽ sơ đồ theo cấu trúc: Trưởng nhóm kinh doanh → Trưởng kênh đại lý, Trưởng kênh siêu thị, Trưởng kênh bán lẻ, Giám sát bán hàng, Nhân viên kinh doanh. Mỗi kênh cần mô tả rõ ai quản lý ai, số lượng nhân viên tối thiểu (ví dụ: mỗi siêu thị có ít nhất 2 nhân viên theo ca).
6. Chức năng: Liệt kê 5 chức năng chính: triển khai bán hàng đạt doanh thu, quản trị hàng hóa, tham mưu cho BGĐ, tham gia tuyển dụng đào tạo, kiểm tra giám sát nhân viên. Mỗi chức năng đánh số từ 2.1 đến 2.5.
7. Nhiệm vụ: Chi tiết hóa từng chức năng thành các nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ: chức năng 2.1 gồm ra chỉ tiêu doanh thu, theo dõi xuất nhập, lên kế hoạch khuyến mãi, kiểm tra giám sát. Mỗi nhiệm vụ cần có gạch đầu dòng riêng, bắt đầu bằng dấu "-".

Lưu ý quan trọng

• Khi điền sơ đồ tổ chức, phải đảm bảo tính chính xác về cấp bậc: Trưởng nhóm kinh doanh quản lý trực tiếp các trưởng kênh, không được bỏ qua cấp trung gian.
• Phần nhiệm vụ phải khớp với chức năng tương ứng. Ví dụ: nhiệm vụ 3.1 phải thực hiện chức năng 2.1, không được lẫn sang chức năng khác.
• Đối với kênh bán hàng trực tiếp, cần ghi rõ nhân viên kinh doanh thực hiện hợp đồng bán sỉ, không phải bán lẻ.
• Chi nhánh do giám đốc chi nhánh quản lý và trực thuộc Giám đốc bán hàng, không thuộc trưởng nhóm kinh doanh.
• Khi lập kế hoạch đào tạo, cần xây dựng quy chế riêng cho từng nghiệp vụ: quản lý, bán hàng, kế toán, trưng bày.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "chức năng" và "nhiệm vụ": chức năng là vai trò tổng quát, nhiệm vụ là hành động cụ thể. Ví dụ: "quản trị hàng hóa" là chức năng, còn "lập sổ sách theo dõi tồn kho" là nhiệm vụ.
• Bỏ sót mục "Phạm vi" hoặc ghi quá chung chung, dẫn đến tranh chấp trách nhiệm giữa các bộ phận.
• Không cập nhật sơ đồ tổ chức khi có thay đổi nhân sự hoặc thêm kênh bán hàng mới, gây khó khăn cho việc quản lý.
• Viết nhiệm vụ trùng lặp giữa các chức năng, ví dụ: "kiểm tra giám sát" xuất hiện ở cả chức năng 2.5 và nhiệm vụ 3.1 mà không phân cấp rõ ràng.
• Không ghi rõ số lượng nhân viên tối thiểu cho mỗi kênh, dẫn đến thiếu hụt nhân sự trong giờ cao điểm.