Hướng dẫn điền Phiếu đề xuất nhân sự chi tiết và chuẩn xác

Mục đích sử dụng

Phiếu đề xuất nhân sự là văn bản nội bộ quan trọng, được sử dụng khi một phòng ban hoặc bộ phận trong công ty có nhu cầu tuyển thêm nhân viên. Mục đích chính của phiếu là giúp Ban lãnh đạo và phòng Nhân sự nắm rõ lý do tuyển dụng, vị trí cần tuyển, số lượng, tiêu chuẩn ứng viên và các điều kiện liên quan như lương, thời gian thử việc. Phiếu này là cơ sở để phê duyệt kế hoạch tuyển dụng, đồng thời là căn cứ để phòng Nhân sự triển khai các bước tìm kiếm, sàng lọc và tiếp nhận nhân sự mới. Việc điền phiếu chính xác, đầy đủ sẽ giúp quy trình tuyển dụng diễn ra nhanh chóng, minh bạch và đúng quy định của công ty.

Ai điền và khi nào

Phiếu đề xuất nhân sự do Trưởng bộ phận hoặc Giám đốc đơn vị có nhu cầu tuyển dụng trực tiếp điền và ký duyệt. Người điền cần nắm rõ tình hình nhân sự hiện tại của bộ phận mình, xác định rõ vị trí cần bổ sung là do thay thế nhân viên cũ, bổ sung thêm người cho khối lượng công việc tăng, hay mở rộng hoạt động kinh doanh. Thời điểm điền phiếu là khi bộ phận đã có kế hoạch tuyển dụng cụ thể, thường là trước khi kết thúc tháng hoặc quý, hoặc ngay khi có nhu cầu cấp bách. Sau khi điền xong, phiếu sẽ được chuyển lên Trưởng phòng Nhân sự, Trưởng phòng Tài chính Kế toán và cuối cùng là Ban Tổng Giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành tuyển dụng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Loại đề xuất (Thay thế / Bổ sung / Mở rộng hoạt động): Đánh dấu £ vào ô phù hợp. Chọn "Thay thế" nếu tuyển người thay cho nhân viên đã nghỉ, "Bổ sung" nếu tăng thêm nhân sự cho vị trí hiện có, "Mở rộng hoạt động" nếu thành lập bộ phận mới hoặc mở rộng lĩnh vực kinh doanh.
2. Phòng ban/bộ phận cần tuyển (1): Ghi rõ tên phòng ban và bộ phận cụ thể cần tuyển người, ví dụ: "Phòng Quan hệ quốc tế" hoặc "Phòng Kinh doanh – Bộ phận bán hàng nội địa".
3. Chức danh cần tuyển (2): Ghi chính xác chức danh của vị trí cần tuyển, ví dụ: "Cán bộ Quan hệ quốc tế", "Phó phòng Kinh doanh", "Nhân viên Kế toán".
4. Số lượng tuyển (3): Ghi rõ số lượng nhân viên cần tuyển cho từng chức danh. Nếu tuyển nhiều vị trí khác nhau, cần ghi riêng từng dòng.
5. Dự kiến thời gian thử việc (4): Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc thử việc. Theo quy định chung, thời gian thử việc là 2 tháng, trừ trường hợp đặc biệt được đặc cách.
6. Lương thử việc (5): Ghi mức lương dự kiến trong thời gian thử việc, thường bằng 80% mức lương chính thức của vị trí đó, phải phù hợp với quy chế tài chính của tập đoàn.
7. Lương chính thức (6): Ghi mức lương sau thử việc và các khoản phụ cấp kèm theo (nếu có) như phụ cấp xăng xe, điện thoại, nhà ở, trách nhiệm...
8. Tiêu chuẩn tuyển dụng (7): Điền đầy đủ các tiêu chuẩn: độ tuổi, giới tính (nếu yêu cầu), trình độ học vấn (cao học, đại học, cao đẳng...), trình độ anh ngữ (giao tiếp, chuyên ngành, biên phiên dịch), tin học (văn phòng, chuyên ngành), chuyên môn cụ thể, kinh nghiệm làm việc yêu cầu và các yêu cầu khác (kỹ năng mềm, chứng chỉ...).
9. Tóm tắt công việc của chức danh cần tuyển (8): Mô tả ngắn gọn các nhiệm vụ chính mà vị trí này sẽ đảm nhận, đây sẽ là cơ sở để xây dựng bản mô tả công việc chi tiết sau này.
10. Làm việc tại: Ghi rõ địa điểm làm việc (trụ sở chính, chi nhánh, nhà máy...).
11. Giờ làm việc: Đánh dấu £ vào loại giờ làm việc phù hợp: giờ hành chính, theo ca, hay giờ thỏa thuận.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống bất kỳ trường nào, nếu không áp dụng thì ghi "Không" hoặc "N/A".
• Mức lương thử việc và lương chính thức phải tuân thủ quy chế tài chính và thang bảng lương của công ty, tránh đề xuất vượt khung.
• Tiêu chuẩn tuyển dụng cần được mô tả cụ thể, rõ ràng để phòng Nhân sự dễ dàng sàng lọc hồ sơ ứng viên phù hợp.
• Phần tóm tắt công việc cần nêu bật được 3-5 nhiệm vụ chính, tránh chung chung hoặc sao chép từ các vị trí khác.
• Phiếu cần có đầy đủ chữ ký của các cấp có thẩm quyền theo đúng quy trình: Cán bộ Nhân sự đơn vị, Giám đốc đơn vị, Trưởng phòng Nhân sự, Trưởng phòng Tài chính Kế toán và Ban Tổng Giám đốc.

Lỗi thường gặp

• Không xác định rõ loại đề xuất (thay thế, bổ sung hay mở rộng), dẫn đến việc phê duyệt bị chậm hoặc bị từ chối.
• Ghi chức danh không chính xác hoặc quá chung chung, ví dụ "Nhân viên" mà không ghi rõ chuyên môn, gây khó khăn cho việc đăng tin tuyển dụng.
• Bỏ sót hoặc điền sai số lượng tuyển, đặc biệt khi tuyển nhiều vị trí cùng lúc nhưng chỉ ghi một con số tổng.
• Điền mức lương thử việc và lương chính thức không khớp với quy định (ví dụ lương thử việc cao hơn 85% lương chính thức), dễ bị phòng Tài chính từ chối.
• Phần tiêu chuẩn tuyển dụng quá sơ sài, thiếu các yêu cầu về kinh nghiệm, ngoại ngữ hoặc kỹ năng mềm, khiến ứng viên không đáp ứng được yêu cầu thực tế công việc.
• Quên ký hoặc thiếu chữ ký của một trong các cấp phê duyệt, làm phiếu không có hiệu lực và phải gửi lại từ đầu.