Hướng dẫn điền kế hoạch đào tạo huấn luyện hàng năm

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM.09.01 "Kế hoạch đào tạo – huấn luyện năm" được thiết kế để giúp các phòng ban, bộ phận trong công ty lập kế hoạch đào tạo và huấn luyện nhân sự cho cả năm tài chính. Mục đích chính là xác định rõ các nội dung đào tạo cần thiết, đối tượng tham gia, thời gian, chi phí và đơn vị tổ chức. Biểu mẫu này là cơ sở để Ban Tổng Giám đốc phê duyệt ngân sách đào tạo hàng năm, đồng thời giúp Phòng Nhân sự theo dõi và đánh giá hiệu quả các chương trình đào tạo. Việc sử dụng biểu mẫu chuẩn đảm bảo tính thống nhất trong quản lý đào tạo toàn công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền lập kế hoạch đào tạo cho phòng ban mình. Thông thường, biểu mẫu được lập vào cuối năm trước (quý IV) để chuẩn bị cho kế hoạch đào tạo năm sau. Sau khi hoàn thành, biểu mẫu sẽ được trình lên Giám đốc Nhân sự xem xét, sau đó chuyển lên Ban Tổng Giám đốc phê duyệt. Người lập cần phối hợp với Phòng Nhân sự để đảm bảo kế hoạch phù hợp với chiến lược phát triển nguồn nhân lực chung của công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. STT (No.): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng nội dung đào tạo. Mỗi dòng là một khóa học hoặc chương trình huấn luyện riêng biệt.
2. Nội dung (Kiến thức/Kỹ năng): Ghi rõ tên khóa học, chủ đề đào tạo, ví dụ: "Kỹ năng bán hàng nâng cao", "Đào tạo an toàn lao động". Cần mô tả ngắn gọn nhưng đủ để nhận biết nội dung chính.
3. Đối tượng tham dự: Liệt kê chức danh hoặc bộ phận của những người sẽ tham gia khóa học, ví dụ: "Nhân viên kinh doanh", "Quản lý cấp trung".
4. Tổ chức đào tạo: Ghi tên đơn vị sẽ thực hiện đào tạo, có thể là nội bộ (Phòng Nhân sự, chuyên gia nội bộ) hoặc bên ngoài (công ty đào tạo, trung tâm huấn luyện).
5. Số khóa học: Ghi số lần tổ chức khóa học trong năm, ví dụ: 1, 2, 3 khóa. Nếu đào tạo định kỳ hàng quý thì ghi 4.
6. Thời lượng (ngày): Ghi tổng số ngày đào tạo cho mỗi khóa học, tính theo ngày làm việc. Ví dụ: 2 ngày, 5 ngày.
7. Chi phí (USD): Ghi tổng chi phí dự kiến cho khóa học, bao gồm học phí, tài liệu, ăn uống, đi lại nếu có. Đơn vị tính bằng USD.
8. Thời điểm đào tạo: Ghi tháng hoặc quý dự kiến tổ chức, ví dụ: "Tháng 3/2025" hoặc "Quý II/2025".
9. Ghi chú: Dùng để ghi thêm thông tin đặc biệt như: "Đào tạo bắt buộc", "Cần chuẩn bị phòng máy", "Ưu tiên nhân viên mới".
10. CỘNG (Total): Dòng cuối cùng tổng hợp số khóa học, tổng thời lượng và tổng chi phí của tất cả các khóa trong kế hoạch.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền các nội dung đào tạo thực sự cần thiết, có kế hoạch rõ ràng, tránh liệt kê tràn lan gây lãng phí ngân sách.
• Chi phí đào tạo cần được ước tính sát thực tế, tham khảo báo giá từ nhà cung cấp trước khi điền.
• Thời điểm đào tạo phải phù hợp với lịch sản xuất kinh doanh, tránh trùng vào cao điểm công việc.
• Biểu mẫu phải được ký duyệt đầy đủ: người lập, Giám đốc Nhân sự và Ban Tổng Giám đốc trước khi triển khai.
• Lưu giữ biểu mẫu đã phê duyệt tại Phòng Nhân sự để làm căn cứ giải ngân và báo cáo.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "số khóa học" và "thời lượng": nhiều người ghi số ngày đào tạo vào ô số khóa học hoặc ngược lại. Cần phân biệt rõ: số khóa là số lần tổ chức, thời lượng là số ngày cho mỗi lần.
• Không ghi đơn vị tiền tệ: chi phí thường được tính bằng USD, nhưng đôi khi người lập ghi bằng VND mà không chú thích, gây sai lệch ngân sách.
• Bỏ sót đối tượng tham dự: chỉ ghi tên khóa học mà không xác định ai sẽ học, dẫn đến khó khăn khi sắp xếp lịch và phân bổ ngân sách.
• Không cập nhật thời điểm đào tạo: để trống hoặc ghi chung chung "trong năm" khiến kế hoạch thiếu tính khả thi và khó theo dõi tiến độ.
• Thiếu chữ ký duyệt: biểu mẫu chưa có đủ chữ ký của các cấp có thẩm quyền, dẫn đến không được phê duyệt và không thể triển khai.