Hướng dẫn điền Phiếu yêu cầu đào tạo đột xuất chi tiết

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu đào tạo đột xuất được thiết kế để giúp các bộ phận, cá nhân trong công ty đề xuất nhu cầu đào tạo phát sinh ngoài kế hoạch định kỳ. Biểu mẫu này thuộc danh mục "Tổ chức lực lượng bán hàng", nhằm đảm bảo đội ngũ kinh doanh luôn được cập nhật kỹ năng và kiến thức kịp thời. Việc sử dụng phiếu giúp chuẩn hóa quy trình đề xuất, tạo cơ sở để lãnh đạo đánh giá và phê duyệt các khóa đào tạo cấp thiết. Đồng thời, phiếu cũng ghi nhận đầy đủ thông tin về người đề xuất, nội dung đào tạo và các ý kiến phê duyệt qua từng cấp quản lý.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên hoặc quản lý bộ phận có nhu cầu đào tạo gấp điền, khi phát hiện thiếu hụt kỹ năng hoặc cần bổ sung kiến thức chuyên môn đột xuất. Thời điểm điền phiếu là khi có yêu cầu đào tạo ngoài kế hoạch thường niên, ví dụ như khi triển khai sản phẩm mới, thay đổi quy trình bán hàng hoặc cần nâng cao năng lực cho một nhóm nhân sự cụ thể. Người đề xuất có thể là cá nhân tự đề xuất đi học hoặc cấp trên đề xuất cử cán bộ đi học. Sau khi điền, phiếu sẽ được chuyển lên Giám đốc đơn vị, Tổng giám đốc và Giám đốc Trung tâm Đào tạo để xin ý kiến và phê duyệt theo đúng quy trình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Họ và tên, Chức vụ, Bộ phận, Đơn vị: Ghi đầy đủ thông tin cá nhân của người đề xuất hoặc người được cử đi học. Chức vụ ghi rõ như nhân viên kinh doanh, trưởng nhóm, giám sát. Bộ phận và đơn vị phải khớp với sơ đồ tổ chức hiện hành.
2. Đề xuất cử cán bộ đi học / Cá nhân tự đề xuất: Đánh dấu chọn một trong hai ô. Nếu là cấp trên đề xuất cho nhân viên, chọn ô đầu. Nếu tự mình muốn đi học, chọn ô thứ hai.
3. Danh sách đề cử tham gia: Ghi họ tên đầy đủ của những người được đề cử tham gia khóa đào tạo. Mỗi dòng một người, có thể ghi thêm chức vụ nếu cần. Nếu chỉ có một người, ghi vào dòng đầu tiên.
4. Đào tạo trong nước / Nước ngoài, Địa điểm, Thời gian: Đánh dấu chọn loại hình đào tạo. Ghi rõ địa điểm tổ chức khóa học (tên trung tâm, hội trường, thành phố). Thời gian ghi theo định dạng ngày/tháng/năm, rõ ràng từ ngày nào đến ngày nào.
5. Loại hình đào tạo: Đánh dấu chọn một hoặc nhiều loại hình phù hợp: khóa đào tạo nghiệp vụ, bổ sung kiến thức, quản lý hoặc chuyên đề. Nếu không có lựa chọn phù hợp, có thể ghi thêm vào ô trống bên cạnh.
6. Nguồn thông tin: Đánh dấu vào nguồn mà bạn biết đến khóa đào tạo này: quảng cáo trực tiếp, báo chí, mạng internet hay giới thiệu. Có thể chọn nhiều nguồn nếu có.
7. Nội dung cụ thể: Mô tả chi tiết nội dung khóa đào tạo, các kỹ năng hoặc kiến thức sẽ được học. Viết ngắn gọn, tập trung vào lợi ích mang lại cho công việc hiện tại.
8. Ý kiến lãnh đạo (Giám đốc đơn vị): Để trống, chờ lãnh đạo đơn vị ghi nhận xét, ký và ghi ngày tháng.
9. Ý kiến đề xuất (Người đề xuất): Người đề xuất ghi rõ lý do đề xuất đào tạo, ký tên và ghi ngày tháng.
10. Ý kiến phê duyệt (Tổng giám đốc): Để trống, chờ Tổng giám đốc phê duyệt, ký và ghi ngày tháng.
11. Ý kiến phê duyệt (Giám đốc TT Đào tạo): Để trống, chờ Giám đốc Trung tâm Đào tạo phê duyệt cuối cùng, ký và ghi ngày tháng.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền phiếu khi nhu cầu đào tạo thực sự cấp thiết và không thể chờ đến đợt đào tạo định kỳ.
• Thông tin cá nhân và danh sách đề cử phải chính xác, tránh sai sót ảnh hưởng đến việc liên hệ và sắp xếp lớp học.
• Mô tả nội dung đào tạo càng cụ thể, chi tiết càng giúp lãnh đạo dễ dàng đánh giá và phê duyệt.
• Đảm bảo phiếu được chuyển đúng thứ tự các cấp phê duyệt: Giám đốc đơn vị → Tổng giám đốc → Giám đốc TT Đào tạo.
• Ghi ngày tháng đầy đủ ở mỗi phần ý kiến để đảm bảo tính liên tục và minh bạch của quy trình.

Lỗi thường gặp

• Bỏ trống các mục bắt buộc như họ tên, bộ phận, thời gian đào tạo, khiến phiếu bị trả lại để bổ sung.
• Chọn sai loại hình đào tạo hoặc không đánh dấu rõ ràng, gây nhầm lẫn cho người phê duyệt.
• Không ghi đầy đủ danh sách đề cử, chỉ ghi tên một người trong khi thực tế có nhiều người tham gia.
• Mô tả nội dung đào tạo quá chung chung, thiếu tính thuyết phục, dẫn đến bị từ chối phê duyệt.
• Bỏ qua dòng "Nguồn thông tin" hoặc không đánh dấu, làm mất cơ sở đánh giá độ tin cậy của khóa học.
• Ký và ghi ngày tháng không đúng thứ tự, ví dụ người đề xuất ký sau khi đã có ý kiến lãnh đạo.