Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Thông báo đánh giá chất lượng nội bộ" được thiết kế để Ban ISO chính thức thông báo đến Lãnh đạo Công ty và Lãnh đạo các đơn vị về kế hoạch tổ chức đợt đánh giá chất lượng nội bộ. Mục tiêu của biểu mẫu là xác định rõ phạm vi, mục đích, thời gian, nhóm đánh giá và nội dung chi tiết của cuộc đánh giá, nhằm đảm bảo tính hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng. Việc sử dụng biểu mẫu này giúp quá trình đánh giá diễn ra minh bạch, có kế hoạch và đúng quy trình ISO.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Ban ISO (hoặc bộ phận Quản lý chất lượng) chịu trách nhiệm soạn thảo và điền thông tin. Thời điểm điền biểu mẫu là trước khi tiến hành đợt đánh giá chất lượng nội bộ, thường là từ 1 đến 2 tuần trước ngày đánh giá chính thức. Sau khi hoàn thiện, biểu mẫu sẽ được trình lên Lãnh đạo Công ty để phê duyệt, sau đó gửi đến Lãnh đạo các đơn vị liên quan để họ nắm được kế hoạch và chuẩn bị các đầu mục công việc cần thiết.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày tiến hành đánh giá: Ghi rõ ngày, tháng, năm cụ thể dự kiến tổ chức đánh giá. Ví dụ: "15/08/2025". Nếu đánh giá kéo dài nhiều ngày, ghi khoảng thời gian như "Từ 15/08/2025 đến 17/08/2025".
2. Phạm vi đánh giá: Liệt kê các phòng ban, đơn vị, quy trình hoặc bộ phận sẽ được đánh giá. Ví dụ: "Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Quy trình sản xuất".
3. Mục đích đánh giá: Chọn một trong hai loại: "Đánh giá định kỳ" hoặc "Đánh giá đột xuất". Nếu chọn đột xuất, cần ghi rõ lý do ở dòng bên cạnh, ví dụ: "Phát hiện sai lỗi nghiêm trọng trong quy trình kiểm soát tài liệu".
4. Nhóm đánh giá: Ghi họ tên và chức vụ của Trưởng nhóm đánh giá ở dòng đầu tiên. Các dòng tiếp theo ghi lần lượt họ tên các thành viên trong nhóm, mỗi người một dòng. Nếu có nhiều thành viên, có thể ghi thêm vào các dòng trống bên dưới.
5. Nội dung đánh giá: Mục này thường tham chiếu đến kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ năm hiện tại. Ghi rõ số hiệu hoặc tên kế hoạch, ví dụ: "Theo kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ năm 2025".
6. Họp khai mạc và Họp kết thúc: Ở mỗi mục, ghi rõ thời gian (giờ, ngày) và thành phần tham dự (chức danh hoặc phòng ban). Ví dụ: "8h00 ngày 15/08/2025" và "Lãnh đạo Công ty, Trưởng các phòng ban, Nhóm đánh giá".
7. Ngày tháng năm và chữ ký: Ghi ngày, tháng, năm phát hành biểu mẫu. Phần "LÃNH ĐẠO CÔNG TY" và "BAN ISO" dành cho chữ ký và họ tên của người có thẩm quyền phê duyệt và người soạn thảo.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo tất cả các trường thông tin bắt buộc đều được điền đầy đủ, không bỏ trống các mục như ngày đánh giá, phạm vi, nhóm đánh giá.
• Khi chọn "Đánh giá đột xuất", bắt buộc phải ghi rõ lý do cụ thể, tránh ghi chung chung như "theo yêu cầu".
• Thành phần tham dự họp khai mạc và họp kết thúc cần được xác nhận trước với các bên liên quan để tránh trùng lịch.
• Biểu mẫu sau khi điền xong cần được lưu trữ theo đúng quy định của hệ thống tài liệu ISO, thường là bản cứng có chữ ký hoặc bản mềm scan.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Đánh giá định kỳ" và "Đánh giá đột xuất", dẫn đến chọn sai loại hình và không ghi lý do khi cần thiết.
• Bỏ sót thông tin về thành viên nhóm đánh giá, chỉ ghi trưởng nhóm mà không liệt kê đủ các thành viên còn lại.
• Ghi thiếu hoặc sai thời gian họp khai mạc/kết thúc, gây khó khăn cho việc sắp xếp lịch của các bên tham dự.
• Không tham chiếu đúng kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ năm, dẫn đến nội dung đánh giá không khớp với kế hoạch tổng thể.