Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa (KPPN) là công cụ quản lý chất lượng quan trọng trong hệ thống ISO 9001. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận, phân tích và xử lý các sự không phù hợp thực tế hoặc tiềm ẩn trong quy trình làm việc. Đồng thời, phiếu này cũng được dùng để đề xuất các cải tiến nhằm ngăn ngừa sự cố tái diễn hoặc xảy ra lần đầu. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp doanh nghiệp duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả và liên tục cải tiến.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do người phát hiện sự không phù hợp hoặc vấn đề tiềm ẩn chủ động điền, có thể là nhân viên, trưởng bộ phận hoặc cán bộ QA/QC. Thời điểm điền là ngay khi phát hiện sự cố thực tế, dấu hiệu rủi ro hoặc cơ hội cải tiến trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Sau khi điền, phiếu được chuyển cho người phê duyệt (thường là trưởng bộ phận hoặc QMR) để xem xét và giao nhiệm vụ cho người thực hiện. Cuối cùng, người kiểm tra sẽ đánh giá kết quả sau khi hành động được hoàn thành.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu/năm/KPPN/TÊNĐƠNVỊ: Ghi số thứ tự tự tăng theo năm, ví dụ 01/2025/KPPN/KHO. Phần TÊNĐƠNVỊ viết tắt tên phòng ban hoặc bộ phận phát sinh sự không phù hợp.
2. Miêu tả sự không phù hợp/sự không phù hợp tiềm năng/vấn đề có thể cải tiến: Mô tả chi tiết, cụ thể sự việc đã xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra. Ghi rõ thời gian, địa điểm, quy trình liên quan và bằng chứng kèm theo nếu có.
3. Người yêu cầu & Ngày: Ghi họ tên người phát hiện và ngày lập phiếu theo định dạng ngày/tháng/năm.
4. Nguyên nhân của sự không phù hợp: Phân tích gốc rễ vấn đề bằng phương pháp 5 Why hoặc biểu đồ xương cá. Không chỉ ghi nguyên nhân bề mặt, cần đi sâu vào quy trình, con người, máy móc, vật tư hoặc môi trường.
5. Hành động khắc phục/phòng ngừa: Đề xuất hành động cụ thể để loại bỏ nguyên nhân. Hành động khắc phục xử lý sự cố đã xảy ra, hành động phòng ngừa ngăn chặn sự cố tiềm ẩn. Ghi rõ ai làm, làm gì, làm ở đâu.
6. Ngày dự kiến hoàn thành & Ngày đề xuất: Ngày dự kiến hoàn thành là thời hạn thực hiện hành động. Ngày đề xuất thường trùng với ngày lập phiếu hoặc ngày sau khi được phê duyệt.
7. Người thực hiện & Người phê duyệt: Người thực hiện là cá nhân được giao nhiệm vụ triển khai hành động. Người phê duyệt là trưởng bộ phận hoặc QMR có thẩm quyền xác nhận kế hoạch.
8. Kiểm tra: Đạt / Không đạt: Sau khi hành động hoàn thành, người kiểm tra đánh dấu vào ô tương ứng. Đạt nếu hành động hiệu quả, không đạt nếu vẫn còn tồn tại.
9. Số phiếu Khắc phục phòng ngừa mới: Nếu hành động không đạt hoặc phát sinh vấn đề mới, ghi số phiếu KPPN tiếp theo để tiếp tục theo dõi.
10. Ý kiến: Ghi nhận xét của người kiểm tra về kết quả thực tế, đề xuất điều chỉnh nếu cần.
11. Người kiểm tra & Ngày: Họ tên người đánh giá kết quả và ngày kiểm tra thực tế.
12. QMR & Ngày: Đại diện lãnh đạo về chất lượng ký xác nhận đóng phiếu hoặc đưa ra quyết định cuối cùng.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi phiếu KPPN chỉ xử lý một sự không phù hợp hoặc một vấn đề cải tiến duy nhất, không gộp nhiều vấn đề vào cùng một phiếu.
• Phần mô tả sự không phù hợp phải khách quan, dựa trên bằng chứng cụ thể như số liệu, hình ảnh, biên bản, tránh suy diễn chủ quan.
• Nguyên nhân phải được phân tích đến gốc rễ, không dừng lại ở nguyên nhân trực tiếp. Ví dụ không chỉ ghi "nhân viên sai sót" mà phải tìm hiểu tại sao nhân viên sai (thiếu đào tạo, quy trình không rõ, áp lực thời gian...).
• Hành động đề xuất phải khả thi, có nguồn lực thực hiện và thời gian hợp lý. Tránh đề xuất chung chung như "tăng cường kiểm tra" mà không nêu rõ cách thức.
• Người kiểm tra phải độc lập với người thực hiện để đảm bảo tính khách quan khi đánh giá hiệu quả hành động.

Lỗi thường gặp

• Bỏ trống phần "Nguyên nhân của sự không phù hợp" hoặc chỉ ghi sơ sài như "do nhân viên bất cẩn" mà không phân tích sâu.
• Nhầm lẫn giữa hành động khắc phục (xử lý hậu quả) và hành động phòng ngừa (ngăn chặn tương lai), dẫn đến đề xuất không đúng bản chất vấn đề.
• Ghi ngày dự kiến hoàn thành không thực tế, quá ngắn hoặc quá dài so với tính chất công việc, gây khó khăn cho việc theo dõi.
• Không cập nhật số phiếu KPPN mới khi hành động trước đó không đạt, làm gián đoạn quy trình xử lý và kiểm soát chất lượng.
• Người kiểm tra đánh giá "Đạt" dù hành động chưa thực sự giải quyết triệt để nguyên nhân gốc rễ, dẫn đến sự cố tái diễn sau này.