Hướng dẫn điền biểu mẫu chương trình đánh giá chất lượng nội bộ

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Chương trình đánh giá chất lượng nội bộ" được thiết kế để giúp công ty cổ phần ABC thực hiện việc kiểm tra, rà soát toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Mục tiêu chính của biểu mẫu này là xác định mức độ tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng tại từng đơn vị, phòng ban trong công ty. Thông qua việc đánh giá định kỳ, công ty có thể phát hiện những điểm chưa phù hợp, từ đó đưa ra các hành động khắc phục và phòng ngừa kịp thời. Biểu mẫu này đóng vai trò như một công cụ quản lý quan trọng, giúp duy trì và cải tiến liên tục hệ thống chất lượng của toàn doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Ban ISO và Lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện. Các trưởng phòng ban, đơn vị được đánh giá sẽ phối hợp cung cấp thông tin và chứng từ liên quan trong quá trình đánh giá. Thời điểm điền biểu mẫu là trước khi tiến hành đợt đánh giá nội bộ định kỳ, thường được thực hiện ít nhất một lần mỗi năm theo kế hoạch chất lượng của công ty. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi có sự thay đổi lớn về quy trình, nhân sự hoặc khi công ty chuẩn bị cho các đợt đánh giá chứng nhận từ bên ngoài.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Năm: Ghi rõ năm thực hiện chương trình đánh giá, ví dụ: 2024. Đây là thông tin để xác định tính thời gian của đợt đánh giá.
  2. Đơn vị được đánh giá: Liệt kê tất cả các phòng ban, đơn vị sẽ tham gia đánh giá. Trong biểu mẫu mẫu có các đơn vị: Lãnh đạo - Ban ISO, Phòng Tài chính, Phòng Kinh doanh, Phòng VTTH - TT NGN, Phòng HCQT, Trung tâm Cmobile và TT Ctelecom, Trung tâm TH (Cis – Csoft), Xưởng lắp ráp CKĐT.
  3. Nội dung đánh giá: Đây là phần quan trọng nhất. Với mỗi đơn vị, cần đánh dấu (ví dụ: ✓ hoặc ghi chú) vào các điều khoản ISO 9001:2000 tương ứng mà đơn vị đó phải tuân thủ. Ví dụ: Phòng HCQT phải đánh giá các mục 6.2 (Nguồn nhân lực), 6.3 (Cơ sở hạ tầng), 6.4 (Môi trường làm việc).
  4. Ghi chú: Cột này dùng để ghi lại những nhận xét, phát hiện trong quá trình đánh giá. Ví dụ: ghi rõ tài liệu nào đã được kiểm tra, có điểm nào không phù hợp hay cần cải tiến không.
  5. Lãnh đạo - Ban ISO: Đánh giá các yêu cầu chung của hệ thống như 4.1, 4.2 về kiểm soát tài liệu, và các mục 5.1 đến 5.6 về trách nhiệm lãnh đạo, chính sách chất lượng.
  6. Phòng Tài chính: Tập trung vào các quy trình mua hàng (7.4), bảo toàn sản phẩm (7.5.5) và các yêu cầu về theo dõi, đo lường, cải tiến (8.2, 8.4, 8.5).

Lưu ý quan trọng

  • Phải đảm bảo đánh giá đúng và đủ các điều khoản ISO 9001:2000 áp dụng cho từng đơn vị, không bỏ sót mục nào.
  • Kết quả đánh giá cần được ghi chép rõ ràng, khách quan, có dẫn chứng cụ thể bằng tài liệu hoặc quan sát thực tế.
  • Biểu mẫu sau khi hoàn thành phải được lưu trữ theo quy định của hệ thống quản lý chất lượng, làm cơ sở cho các hành động khắc phục và cải tiến sau này.
  • Nhân viên tham gia đánh giá phải được đào tạo về tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và quy trình đánh giá nội bộ của công ty.
  • Mọi phát hiện không phù hợp đều phải được ghi nhận và theo dõi đến khi khắc phục xong.

Lỗi thường gặp

  • Bỏ sót các điều khoản ISO cần đánh giá cho một đơn vị cụ thể, dẫn đến đánh giá không toàn diện.
  • Ghi chú quá sơ sài, không đủ thông tin để làm căn cứ cho hành động khắc phục sau này.
  • Nhầm lẫn giữa các điều khoản ISO, ví dụ đánh giá mục 7.3 (Thiết kế) cho phòng không liên quan đến thiết kế.
  • Không cập nhật năm thực hiện hoặc tên đơn vị đánh giá, gây khó khăn cho việc tra cứu và quản lý hồ sơ.
  • Đánh giá mang tính chủ quan, thiếu bằng chứng khách quan từ tài liệu hoặc quan sát thực tế tại hiện trường.

Nội dung biểu mẫu

CÔNG TY CỔ PHẦN

ABC

------------------

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---------------------

CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ NĂM:..............

Đơn vị được đánh giá

Nội dung đánh giá (Dựa theo quyển: Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu ISO9001:2000)

Ghi chú

Lãnh đạo - Ban ISO

4.1. Yêu cầu chung

4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu

4.2.1 Khái quát 4.2.2 Sổ tay chất lượng 4.2.3 Kiểm soát tài liệu

5. Trách nhiệm của lãnh đạo

5.1 Cam kết của lãnh đạo 5.2 Hướng vào khách hàng 5.3 Chính sách chất lượng

5.4 Hoạch định 5.5 Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin 5.6 Xem xét của lãnh đạo

6.1. Cung cấp nguồn lực

8.1 Khái quát

8.2.2 Đánh giá nội bộ

8.4 Phân tích dữ liệu

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Phòng Tài chính

7.4 Mua hàng

7.4.1 Quá trình mua hàng 7.4.2 Thông tin mua hàng 7.4.3 Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào

7.5.5 Bảo toàn sản phẩm.

8.2 Theo dõi và đo lường

8.4 Phân tích dữ liệu

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Phòng Kinh doanh

7.2 Các quá trình liên quan tới khách hàng

7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm 7.2.2 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

7.2.3 Trao đổi thông tin với khách hàng

7.4 Mua hàng

7.4.1 Quá trình mua hàng 7.4.2 Thông tin muahàng 7.4.3 Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào

8.2.1 Sự thoả mãn của khách hàng

8.4 Phân tích dữ liệu

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Phòng VTTH

TT NGN

7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm:

7.3 Thiết kế và phát triển

7.3.1 Hoạch định thiết kế phát triển 7.3.2 Đầu vào của thiết kế và phát triển 7.3.3 Đầu ra của thiết kế và phát triển

7.3.4 Xem xét thiết kế và phát triển 7.3.5 Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển

7.3.6 Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển 7.3.7 Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển.

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ 7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.3 Nhận biết và xác định nguồn gốc 7.5.4 Tài sản của khách hàng 7.5.5 Bảo toàn sản phẩm.

7.6 Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

8.2 Theo dõi và đo lường

8.2.1 Sự thoả mãn của khách hàng 8.2.2 Đánh giá nội bộ

8.2.3 Theo dõi và đo lường các quá trình 8.2.4 Theo dõi và đo lường sản phẩm

8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Phòng HCQT

6.2 Nguồn nhân lực

6.2.1 Khái quát 6.2.2 Năng lực, nhận thức và đào tạo

6.3 Cơ sở hạ tầng

6.4 Môi trường làm việc

8.4 Phân tích dữ liệu

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Trung tâm Cmobile và TT Ctelecom

7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm:

7.3 Thiết kế và phát triển

7.3.1 Hoạch định thiết kế phát triển 7.3.2 Đầu vào của thiết kế và phát triển 7.3.3 Đầu ra của thiết kế và phát triển

7.3.4 Xem xét thiết kế và phát triển 7.3.5 Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển

7.3.6 Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển 7.3.7 Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển.

7.4 Mua hàng

7.4.1 Quá trình mua hàng 7.4.2 Thông tin mua hàng 7.4.3 Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ 7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.3 Nhận biết và xác định nguồn gốc 7.5.4 Tài sản của khách hàng 7.5.5 Bảo toàn sản phẩm.

7.6 Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

8.2 Theo dõi và đo lường

8.2.1 Sự thoả mãn của khách hàng 8.2.2 Đánh giá nội bộ 8.2.3 Theo dõi và đo lường các quá trình

8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

8.4 Phân tích dữ liệu

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Trung tâm TH

(Cis – Csoft)

7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm:

7.3 Thiết kế và phát triển

7.3.1 Hoạch định thiết kế phát triển 7.3.2 Đầu vào của thiết kế và phát triển 7.3.3 Đầu ra của thiết kế và phát triển

7.3.4 Xem xét thiết kế và phát triển 7.3.5 Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển

7.3.6 Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển 7.3.7 Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển.

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ 7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.3 Nhận biết và xác định nguồn gốc 7.5.4 Tài sản của khách hàng 7.5.5 Bảo toàn sản phẩm.

7.6 Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

8.2 Theo dõi và đo lường

8.2.1 Sự thoả mãn của khách hàng 8.2.2 Đánh giá nội bộ

8.2.3 Theo dõi và đo lường các quá trình 8.2.4 Theo dõi và đo lường sản phẩm

8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Xưởng lắp ráp CKĐT

7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm:

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ 7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.3 Nhận biết và xác định nguồn gốc 7.5.4 Tài sản của khách hàng 7.5.5 Bảo toàn sản phẩm.

7.6 Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

8.2 Theo dõi và đo lường

8.2.1 Sự thoả mãn của khách hàng 8.2.2 Đánh giá nội bộ

8.2.3 Theo dõi và đo lường các quá trình 8.2.4 Theo dõi và đo lường sản phẩm

8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Chi nhánh MN

4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu

6.3 Cơ sở hạ tầng

7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm:

7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng

7.4 Mua hàng

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.6 Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

8.2 Theo dõi và đo lường

8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

8.5 Cải tiến

Ngày…………..tháng…………năm…………………

LÃNH ĐẠO CÔNG TY

BAN ISO