Mục đích sử dụng
Biểu mẫu Báo cáo sự không phù hợp (KPH) được thiết kế để ghi nhận, phân tích và xử lý các trường hợp sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình không đáp ứng yêu cầu đã định. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng nội bộ, giúp công ty phát hiện sớm các sai lệch, xác định nguyên nhân gốc rễ và triển khai biện pháp khắc phục phòng ngừa. Việc sử dụng đúng biểu mẫu này giúp đảm bảo tính minh bạch, truy xuất được thông tin và cải tiến liên tục quy trình sản xuất, kinh doanh.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do nhân viên phát hiện sự không phù hợp điền ban đầu, có thể là công nhân sản xuất, nhân viên kiểm soát chất lượng, hoặc bất kỳ cá nhân nào trong công ty khi phát hiện lỗi. Sau đó, trưởng bộ phận hoặc cán bộ quản lý chất lượng sẽ tiếp nhận, xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý. Biểu mẫu được lập ngay khi phát hiện sự không phù hợp, không để quá 24 giờ kể từ thời điểm phát hiện, nhằm đảm bảo thông tin còn mới và chính xác.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số hiệu biểu mẫu: Điền mã số theo quy tắc: Số thứ tự/năm/KPH/TÊNĐƠNVỊ. Ví dụ: 001/2025/KPH/PXSX. Đây là mã duy nhất để tra cứu sau này.
- Đơn vị: Ghi tên phòng ban, bộ phận hoặc phân xưởng nơi phát hiện sự không phù hợp, ví dụ: Phòng KCS, Phân xưởng A.
- Sản phẩm: Ghi tên sản phẩm, mã sản phẩm hoặc lô hàng bị phát hiện không phù hợp, ví dụ: Bao cao su ABC lô 2503.
- Miêu tả sự không phù hợp: Mô tả chi tiết, cụ thể lỗi phát hiện: lỗi gì, ở đâu, trên sản phẩm nào, số lượng bao nhiêu. Ví dụ: "Bao cao su bị rách thân, phát hiện 5 cái trong lô 1000 cái."
- Ngày phát hiện và Người phát hiện: Ghi ngày tháng năm phát hiện lỗi và họ tên người phát hiện. Định dạng ngày: DD/MM/YYYY.
- Xác định nguyên nhân: Phân tích nguyên nhân gốc rễ gây ra sự không phù hợp, có thể do nguyên liệu, máy móc, con người hoặc quy trình. Ví dụ: "Nguyên liệu mủ cao su bị lẫn tạp chất."
- Biện pháp xử lý và Ngày hoàn thành: Ghi hành động cụ thể để xử lý lô sản phẩm lỗi (sửa chữa, loại bỏ, tái chế) và thời hạn hoàn thành. Ví dụ: "Cách ly lô hàng, kiểm tra 100% - hoàn thành ngày 15/03/2025."
- Cần có hành động khắc phục và phòng ngừa: Đánh dấu "Có" hoặc "Không". Nếu có, ghi số phiếu khắc phục và phòng ngừa tương ứng, ngày đề xuất và người đề xuất.
- Người phê duyệt: Lãnh đạo bộ phận hoặc người có thẩm quyền ký phê duyệt biện pháp xử lý.
- Kiểm tra: Sau khi xử lý, người kiểm tra đánh dấu "Đạt" hoặc "Không đạt", ghi số phiếu yêu cầu hành động khắc phục mới nếu cần, ký tên và ghi ngày kiểm tra.
Lưu ý quan trọng
- Mọi thông tin điền trên biểu mẫu phải chính xác, trung thực, có chữ ký xác nhận của người liên quan.
- Không được bỏ trống các trường bắt buộc như mô tả sự không phù hợp, nguyên nhân và biện pháp xử lý.
- Biểu mẫu phải được lưu trữ ít nhất 3 năm theo quy định của hệ thống quản lý chất lượng.
- Khi phát hiện sự không phù hợp nghiêm trọng, phải báo cáo ngay cho trưởng bộ phận và phòng QC trước khi điền biểu mẫu.
- Mỗi sự không phù hợp chỉ được ghi trên một biểu mẫu riêng, không gộp nhiều lỗi khác nhau vào cùng một phiếu.
Lỗi thường gặp
- Điền thiếu thông tin ở mục "Miêu tả sự không phù hợp", chỉ ghi chung chung như "sản phẩm lỗi" mà không nêu rõ lỗi gì, số lượng bao nhiêu.
- Nhầm lẫn giữa "Biện pháp xử lý" và "Hành động khắc phục phòng ngừa": biện pháp xử lý là xử lý lỗi trước mắt, còn hành động khắc phục là ngăn lỗi tái diễn.
- Không ghi ngày hoàn thành hoặc ghi ngày không khả thi, dẫn đến không kiểm soát được tiến độ xử lý.
- Bỏ qua mục "Kiểm tra" sau khi xử lý, không xác nhận kết quả đạt hay không đạt, làm mất tính khép kín của quy trình.
- Sử dụng bút chì hoặc viết mờ, khó đọc, gây khó khăn cho việc lưu trữ và tra cứu sau này.
