Mục đích sử dụng
Phiếu Yêu cầu Mua hàng (ký hiệu QT_MuaHang_YeuCauMuaHang) là văn bản nội bộ chính thức dùng để đề xuất nhu cầu mua sắm vật tư, thiết bị hoặc dịch vụ phục vụ sản xuất, kinh doanh của công ty. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa thông tin về hàng hóa cần mua, nhà cung ứng dự kiến, đơn giá và các điều kiện giao hàng. Đây là căn cứ để các phòng ban liên quan (Kinh doanh, Tài chính) thẩm định và trình Giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành đặt hàng chính thức.
Ai điền và khi nào
Phiếu này do nhân viên hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu mua sắm lập. Thời điểm điền là khi phát sinh nhu cầu mua vật tư, thiết bị, dịch vụ đã được xác định trong kế hoạch sản xuất (KHSX), kế hoạch mua sắm hoặc các yêu cầu đột xuất khác. Người lập phải là người hiểu rõ nhất về chủng loại, số lượng và thời gian cần có hàng. Sau khi điền, phiếu sẽ được chuyển lên Trưởng bộ phận ký duyệt, rồi lần lượt qua Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính và cuối cùng là Giám đốc phê duyệt.
Hướng dẫn điền từng mục
- Kính gửi: Ghi rõ "Giám đốc công ty ABC" như mẫu, không thay đổi tên người nhận trừ khi có quy định riêng.
- Căn cứ vào: Ghi rõ tên, số hiệu các văn bản pháp lý làm cơ sở cho việc mua sắm, ví dụ: "Kế hoạch sản xuất tháng 10/2024 số 123/KHSX" hoặc "Yêu cầu khẩn cấp từ Phòng Sản xuất ngày 15/10".
- Bảng chi tiết vật tư (các cột từ Số TT đến Thành tiền): Điền lần lượt số thứ tự, mô tả chi tiết vật tư (tính năng kỹ thuật, quy cách, chủng loại, đóng gói), đơn vị tính, số lượng, đơn giá dự toán và thành tiền (số lượng x đơn giá). Cột "Thời gian và địa điểm giao hàng" ghi rõ ngày cần nhận hàng và kho nhận.
- Lưu ý về giá: Ghi rõ giá đã bao gồm thuế VAT hay chưa. Ví dụ: "Đơn giá trên chưa bao gồm VAT" hoặc "Đã bao gồm VAT 10%".
- Đề xuất nhà cung ứng: Liệt kê tối thiểu 1-2 nhà cung ứng dự kiến, kèm địa chỉ giao dịch, số điện thoại, fax và ghi chú (nếu có). Mục này giúp Phòng Kinh doanh tra cứu và đàm phán.
- Những đề xuất khác: Ghi các yêu cầu đặc biệt như yêu cầu thanh toán, yêu cầu bảo hành, hoặc lý do chọn nhà cung ứng cụ thể.
- Phần ký duyệt: Người lập ký và ghi rõ họ tên, ghi ngày lập phiếu. Trưởng bộ phận, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính ký theo thứ tự. Cuối cùng là Giám đốc phê duyệt hoặc từ chối.
Lưu ý quan trọng
- Phải ghi đầy đủ căn cứ pháp lý (KHSX, kế hoạch mua sắm) để chứng minh nhu cầu mua hàng là hợp lệ.
- Mô tả vật tư phải chi tiết, rõ ràng, tránh chung chung như "mua linh kiện" mà không nêu quy cách.
- Đơn giá dự toán cần được tham khảo từ ít nhất 2 nhà cung ứng để đảm bảo tính cạnh tranh.
- Kiểm tra kỹ phép tính thành tiền (số lượng x đơn giá) và tổng cộng để tránh sai sót số liệu.
- Không bỏ trống mục "Lưu ý về giá VAT" vì đây là thông tin quan trọng cho Phòng Tài chính hạch toán.
- Chỉ được chuyển phiếu lên cấp trên sau khi đã ký đủ chữ ký của người lập và trưởng bộ phận.
Lỗi thường gặp
- Quên ghi căn cứ pháp lý hoặc ghi chung chung, dẫn đến phiếu bị từ chối ngay từ đầu.
- Mô tả vật tư quá sơ sài, ví dụ chỉ ghi "mua ống thép" mà không ghi đường kính, độ dày, tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Nhầm lẫn giữa đơn giá đã bao gồm VAT và chưa bao gồm VAT, gây khó khăn cho khâu thanh toán.
- Không điền thông tin nhà cung ứng dự kiến, khiến Phòng Kinh doanh mất thời gian tìm kiếm.
- Ký duyệt sai thứ tự (ví dụ: Phòng Tài chính ký trước Phòng Kinh doanh) làm chậm quy trình.
- Điền sai đơn vị tính (ví dụ: ghi "cái" thay vì "bộ" hoặc "kg") dẫn đến sai số lượng khi nhập kho.
