Hướng dẫn điền danh sách nhà cung ứng tiềm năng chuẩn

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Danh sách nhà cung ứng tiềm năng" (mã QT_MuaHang_DanhSach_NCU_Tiemnang) được thiết kế để tập hợp và quản lý các nhà cung ứng chưa có quan hệ giao dịch chính thức nhưng có tiềm năng hợp tác trong tương lai. Tài liệu này giúp bộ phận mua hàng chủ động xây dựng nguồn cung, đa dạng hóa lựa chọn và giảm thiểu rủi ro phụ thuộc vào một số ít nhà cung ứng hiện tại. Đây là công cụ quan trọng trong quy trình đánh giá và phát triển nhà cung ứng mới.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên bộ phận mua hàng hoặc nhân viên phụ trách phát triển nguồn cung (sourcing) thực hiện. Thời điểm điền là khi công ty có nhu cầu tìm kiếm nhà cung ứng mới cho một lĩnh vực cụ thể, hoặc định kỳ hàng năm (theo năm tài chính ghi trên biểu mẫu) để cập nhật danh sách tiềm năng. Sau khi điền đầy đủ, biểu mẫu cần được trình lên Giám đốc phê duyệt trước khi đưa vào sử dụng chính thức.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Công ty: Ghi tên đầy đủ của công ty bạn (ví dụ: Công ty TNHH ABC). Đây là thông tin nhận dạng chủ sở hữu danh sách.
2. Danh sách nhà cung ứng tiềm năng năm 20...: Điền năm hiện tại hoặc năm kế hoạch (ví dụ: 2025). Phải thống nhất với năm trên phần "Ngày tháng năm" ở cuối biểu mẫu.
3. Số TT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho mỗi nhà cung ứng. Không để trống, không đánh số trùng.
4. Lĩnh vực cung ứng: Ghi rõ ngành hàng hoặc loại sản phẩm/dịch vụ mà nhà cung ứng này có thể cung cấp (ví dụ: Vật tư văn phòng, Nguyên liệu nhựa, Dịch vụ vận chuyển).
5. Tên nhà cung ứng: Ghi tên đầy đủ của công ty hoặc cá nhân cung ứng. Nếu là công ty, nên ghi tên pháp lý chính xác (ví dụ: Công ty Cổ phần XYZ).
6. Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ liên hệ thực tế của nhà cung ứng, bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
7. Điện thoại: Ghi số điện thoại cố định hoặc di động có thể liên hệ trực tiếp. Nên ghi cả mã vùng nếu là điện thoại bàn.
8. Fax: Ghi số fax của nhà cung ứng (nếu có). Có thể để trống nếu không có thông tin.
9. Thời hạn: Ghi thời gian hiệu lực của thông tin nhà cung ứng (ví dụ: 12 tháng, hoặc ngày cụ thể). Mục này giúp kiểm soát tính cập nhật của danh sách.
10. Ngày tháng năm và Giám đốc: Ghi ngày lập biểu mẫu (ví dụ: Ngày 15 tháng 3 năm 2025). Phần "Giám đốc" dành cho chữ ký và họ tên của người có thẩm quyền phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ đưa vào danh sách những nhà cung ứng chưa từng giao dịch chính thức với công ty. Nhà cung ứng hiện tại không thuộc phạm vi biểu mẫu này.
• Thông tin liên lạc (điện thoại, địa chỉ) phải được xác minh sơ bộ trước khi ghi vào biểu mẫu để tránh sai sót khi liên hệ sau này.
• Mỗi nhà cung ứng chỉ nên xuất hiện một lần trong danh sách, trừ khi họ cung ứng nhiều lĩnh vực khác nhau và được ghi riêng.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành cần được lưu trữ theo quy định của phòng mua hàng, thường là file mềm và bản cứng có chữ ký Giám đốc.
• Định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm, danh sách cần được rà soát và cập nhật để loại bỏ nhà cung ứng không còn tiềm năng.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin "Lĩnh vực cung ứng" dẫn đến không biết nhà cung ứng đó phù hợp với nhu cầu nào.
• Nhầm lẫn giữa "nhà cung ứng tiềm năng" và "nhà cung ứng hiện tại" – đưa nhầm đối tượng đã giao dịch vào danh sách này.
• Đánh số thứ tự sai, bỏ sót số hoặc đánh trùng số gây khó khăn khi kiểm tra và đối chiếu.
• Không ghi ngày tháng năm hoặc ghi sai năm so với tiêu đề, làm mất tính chính xác về thời gian của danh sách.
• Bỏ qua mục "Thời hạn" khiến danh sách không có giá trị kiểm soát hiệu lực, dễ dùng thông tin cũ.