Mục đích sử dụng
Biểu mẫu "Sổ theo dõi nhà cung ứng" (mã QT_MuaHang_BM_So_theo_doi_nha_cung_ung) được thiết kế để ghi chép và quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến các giao dịch mua hàng từ nhà cung cấp. Mục đích chính của biểu mẫu là giúp bộ phận mua hàng theo dõi chi tiết từng đơn hàng, từ thông tin vật tư, số lượng, chứng từ, đến thời gian giao hàng và đánh giá chất lượng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất của từng nhà cung cấp một cách khách quan, làm cơ sở cho việc lựa chọn đối tác uy tín và tối ưu hóa quy trình mua hàng. Biểu mẫu này cũng đóng vai trò là tài liệu đối chiếu khi cần kiểm tra lịch sử giao dịch hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do nhân viên bộ phận mua hàng hoặc nhân viên kho trực tiếp phụ trách đơn hàng điền. Thời điểm điền là ngay sau khi đặt hàng thành công và cập nhật liên tục trong suốt quá trình xử lý đơn hàng, cho đến khi hàng về đến kho và được nghiệm thu. Cụ thể, nhân viên cần điền thông tin cơ bản khi phát sinh đơn đặt hàng mới, sau đó bổ sung các thông tin về ngày giao hàng thực tế, số hóa đơn, tài liệu giao hàng và cuối cùng là đánh giá chất lượng sau khi kiểm nhận. Việc điền đúng thời điểm giúp dữ liệu luôn được cập nhật, phục vụ cho việc báo cáo và ra quyết định kịp thời.
Hướng dẫn điền từng mục
- Tên nhà cung cấp: Ghi đầy đủ tên công ty hoặc cá nhân cung cấp hàng hóa. Nên viết hoa chữ cái đầu và ghi chính xác theo hợp đồng hoặc hóa đơn để tránh nhầm lẫn.
- TT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự cho từng giao dịch hoặc từng mặt hàng trong cùng một đơn hàng. Bắt đầu từ số 1 và tăng dần.
- Tên vật tư: Ghi tên cụ thể của từng loại vật tư, hàng hóa được đặt mua. Ví dụ: "Thép tấm 5mm", "Bơm thủy lực", "Giấy A4".
- Đơn vị: Ghi đơn vị tính của vật tư (cái, kg, mét, thùng, bộ...). Phải thống nhất với đơn vị trong đơn đặt hàng và hóa đơn.
- Số lượng: Ghi số lượng vật tư đã đặt hàng. Lưu ý ghi đúng con số, không viết tắt và không để trống.
- Số hóa đơn: Ghi số hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hoặc hóa đơn bán hàng do nhà cung cấp phát hành. Nếu chưa có hóa đơn, có thể để trống và bổ sung sau.
- Đơn đặt hàng: Ghi mã số hoặc số hiệu của đơn đặt hàng (PO) tương ứng. Đây là thông tin quan trọng để đối chiếu.
- Ngày yêu cầu giao: Ghi ngày tháng năm mà doanh nghiệp yêu cầu nhà cung cấp giao hàng, theo định dạng DD/MM/YYYY.
- Ngày giao thực tế: Ghi ngày hàng thực tế được giao đến kho. So sánh với ngày yêu cầu để đánh giá độ trễ.
- Đánh giá: Ghi nhận xét ngắn gọn về mức độ đáp ứng của nhà cung cấp (ví dụ: "Đúng hạn", "Chậm 2 ngày", "Giao thiếu").
- Tài liệu giao hàng: Ghi các tài liệu đi kèm lô hàng như phiếu giao hàng, chứng nhận chất lượng, CO/CQ. Nếu có, ghi "Có" hoặc tên tài liệu cụ thể.
- Giá thanh toán: Ghi đơn giá hoặc tổng giá trị thanh toán cho lô hàng, thống nhất đơn vị tiền tệ (VNĐ).
- Thời hạn thanh toán: Ghi thời hạn thanh toán theo thỏa thuận (ví dụ: "30 ngày kể từ ngày giao hàng" hoặc "Thanh toán ngay").
- Thông tin phản hồi: Ghi lại các trao đổi, phản hồi với nhà cung cấp về chất lượng, số lượng hoặc các vấn đề khác.
- Ghi chú: Ghi các thông tin bổ sung khác như lý do chậm giao, phương thức vận chuyển, hoặc yêu cầu đặc biệt.
- Số lượng (cột cuối): Ghi số lượng thực tế nhận được sau khi kiểm đếm. Có thể khác với số lượng đặt hàng nếu có thiếu hoặc thừa.
- Chất lượng: Đánh giá chất lượng hàng hóa sau kiểm tra (ví dụ: "Đạt", "Không đạt", "Cần trả lại").
Lưu ý quan trọng
- Luôn ghi thông tin bằng bút mực hoặc nhập liệu trên file Excel, không dùng bút chì để tránh tẩy xóa.
- Mỗi nhà cung cấp nên được theo dõi trên một sheet riêng hoặc một phần riêng trong sổ để dễ quản lý và tra cứu.
- Không bỏ trống các cột bắt buộc như tên vật tư, số lượng, ngày yêu cầu giao. Nếu chưa có thông tin, ghi "Chưa cập nhật" thay vì để trống.
- Khi có sự chênh lệch giữa số lượng đặt và số lượng nhận, cần ghi chú rõ lý do và có xác nhận của thủ kho.
- Đánh giá chất lượng phải được thực hiện ngay sau khi kiểm nhận hàng, tránh để lâu dẫn đến sai lệch thông tin.
- Lưu trữ biểu mẫu này ít nhất 2 năm để phục vụ cho việc kiểm toán và đánh giá nhà cung cấp định kỳ.
Lỗi thường gặp
- Nhầm lẫn giữa ngày yêu cầu giao và ngày giao thực tế, dẫn đến đánh giá sai tiến độ của nhà cung cấp.
- Ghi thiếu hoặc sai số hóa đơn, gây khó khăn khi đối chiếu công nợ và thanh toán.
- Không ghi đơn vị tính hoặc ghi đơn vị không thống nhất (ví dụ: lúc ghi "cái", lúc ghi "chiếc"), làm sai lệch số liệu tổng hợp.
- Bỏ qua cột "Tài liệu giao hàng", dẫn đến thất lạc chứng từ quan trọng khi cần kiểm tra nguồn gốc hàng hóa.
- Đánh giá chất lượng quá chung chung (ví dụ: chỉ ghi "tốt" hoặc "xấu") mà không có mô tả cụ thể, gây khó khăn cho việc cải tiến.
- Ghi chồng thông tin lên nhau hoặc tẩy xóa không sạch, làm mất tính chính xác của dữ liệu lưu trữ.
