Hướng dẫn điền Giấy đề nghị thanh toán mua hàng chuẩn

Mục đích sử dụng

Mẫu QT_MuaHang_BM_Giay_de_nghi_TT – Giấy đề nghị thanh toán được sử dụng trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Biểu mẫu này giúp nhân viên hoặc bộ phận có nhu cầu mua sắm, dịch vụ đề xuất lãnh đạo phê duyệt việc chi trả tiền cho nhà cung cấp. Đây là căn cứ pháp lý để kế toán thực hiện thanh toán và lưu trữ chứng từ. Việc điền đúng và đầy đủ thông tin giúp quy trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, minh bạch, tránh thất thoát tài chính.

Ai điền và khi nào

Người đề nghị thanh toán – thường là nhân viên mua hàng, thủ kho, hoặc cán bộ phụ trách dự án – là người trực tiếp điền mẫu này. Biểu mẫu được lập sau khi đã có đầy đủ chứng từ gốc như hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa, và trước khi trình ký duyệt thanh toán. Thời điểm điền là khi hàng hóa/dịch vụ đã được nghiệm thu, có nhu cầu thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận. Nhân viên mới cần lưu ý chỉ điền mẫu khi đã có sự đồng ý bằng văn bản của cấp trên về việc mua hàng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị, Địa chỉ: Ghi tên đơn vị trực thuộc (phòng/ban) và địa chỉ văn phòng làm việc. Nếu là công ty nhỏ, có thể ghi tên công ty và địa chỉ trụ sở chính.
2. Mẫu số: Để trống hoặc do bộ phận văn thư đánh số theo quy định quản lý biểu mẫu nội bộ.
3. Ngày tháng năm: Ghi ngày hiện tại khi lập giấy đề nghị. Định dạng chuẩn: Ngày ... tháng ... năm ...
4. Họ và tên người đề nghị: Ghi rõ họ tên đầy đủ của người trực tiếp đề xuất thanh toán, không viết tắt.
5. Số giấy GT, CMT: Nhập số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người đề nghị để đối chiếu khi cần.
6. Bộ phận công tác: Ghi tên phòng/ban nơi người đề nghị đang làm việc (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật).
7. Số tiền đề nghị thanh toán: Ghi tổng số tiền cần thanh toán bằng số, đơn vị là đồng Việt Nam (VD: 15.000.000).
8. Bằng chữ: Viết số tiền bằng chữ in hoa hoặc chữ thường rõ ràng, khớp với số tiền ở trên (VD: Mười lăm triệu đồng).
9. Hình thức thanh toán: Đánh dấu "q" vào ô tương ứng: Tiền mặt, Ngân hàng (chuyển khoản), hoặc Mở L/C. Chỉ chọn một hình thức duy nhất.
10. Thời hạn thanh toán: Ghi ngày dự kiến thanh toán theo định dạng ngày/tháng/năm, thường căn cứ vào điều khoản hợp đồng.
11. Tên dự án/hợp đồng: Ghi tên dự án hoặc số hợp đồng liên quan đến khoản thanh toán này.
12. Mã dự án: Nhập mã dự án do công ty quy định (nếu có), giúp kế toán hạch toán đúng chi phí.
13. Trả cho đơn vị: Ghi tên đầy đủ của nhà cung cấp hoặc cá nhân nhận tiền.
14. Số tài khoản, Tại Ngân hàng: Nhập số tài khoản ngân hàng của người thụ hưởng và tên ngân hàng mở tài khoản, chính xác từng số.
15. Nội dung thanh toán: Mô tả ngắn gọn lý do thanh toán (VD: Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm tháng 3/2025 theo hóa đơn số 123).
16. Kèm theo……….chứng từ: Ghi số lượng chứng từ gốc đính kèm (hóa đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng…).
17. Chữ ký: Người đề nghị ký và ghi rõ họ tên; sau đó trình lần lượt Lãnh đạo đơn vị, Kế toán trưởng, Lãnh đạo công ty ký duyệt theo quy định.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền mẫu khi đã có đầy đủ chứng từ hợp lệ (hóa đơn đỏ, biên bản giao nhận, hợp đồng).
• Số tiền bằng số và bằng chữ phải khớp tuyệt đối; nếu sai lệch sẽ bị từ chối thanh toán.
• Không tẩy xóa, sửa chữa trên giấy đề nghị; nếu sai phải làm lại mẫu mới.
• Hình thức thanh toán chỉ được chọn một; nếu chọn chuyển khoản thì bắt buộc điền đầy đủ số tài khoản và ngân hàng.
• Mẫu phải được ký đủ các chức danh theo đúng quy trình phê duyệt của công ty trước khi chuyển kế toán.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Người đề nghị" và "Người thụ hưởng" – nhiều nhân viên ghi tên mình ở mục "Trả cho đơn vị" dù thanh toán cho nhà cung cấp.
• Không điền "Mã dự án" hoặc điền sai mã, dẫn đến kế toán không hạch toán đúng chi phí dự án.
• Ghi thiếu số chứng từ kèm theo hoặc không đính kèm đủ hóa đơn, biên bản khiến hồ sơ bị trả lại.
• Viết số tiền bằng chữ sai chính tả hoặc không viết hoa chữ cái đầu, gây khó khăn khi đối chiếu.
• Bỏ qua dòng "Thời hạn thanh toán" – nếu để trống, kế toán không biết thời điểm cần chuyển tiền, dễ gây chậm trễ.