Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp" (mã QT_MuaHang_BM) được thiết kế để hỗ trợ bộ phận mua hàng trong việc so sánh và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu cho từng mặt hàng cụ thể. Biểu mẫu giúp chuẩn hóa quy trình đánh giá dựa trên các tiêu chí khách quan như giá cả, thời gian giao hàng, bảo hành và hình thức thanh toán. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định mua sắm minh bạch, tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng đầu vào.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên bộ phận Mua hàng hoặc người được phân công lập biểu thực hiện. Thời điểm điền là sau khi nhận được báo giá hoặc đề xuất từ các nhà cung cấp cho một mặt hàng cụ thể, trước khi đưa ra quyết định mua sắm chính thức. Biểu mẫu được sử dụng trong các trường hợp mua hàng trực tiếp hoặc ký kết hợp đồng, đặc biệt khi có từ hai nhà cung cấp trở lên để đảm bảo tính cạnh tranh.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày tháng năm: Ghi ngày lập biểu mẫu, thường là ngày tiến hành đánh giá và so sánh các nhà cung cấp.
2. Mặt hàng: Ghi rõ tên mặt hàng cần mua sắm, ví dụ: "Thiết bị văn phòng", "Nguyên vật liệu sản xuất". Thông tin này giúp xác định phạm vi đánh giá.
3. Tên nhà cung cấp (cột A, B, C, D): Nhập tên đầy đủ của từng nhà cung cấp được đưa vào đánh giá. Tối đa 4 nhà cung cấp trên một biểu mẫu.
4. Địa chỉ, Số Fax, Người liên hệ: Điền thông tin liên hệ của từng nhà cung cấp để dễ dàng tra cứu và liên lạc khi cần.
5. Giá chưa có VAT: Ghi giá báo của nhà cung cấp chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng. Đây là tiêu chí so sánh quan trọng về chi phí.
6. Ngày giao hàng: Ghi thời gian giao hàng dự kiến theo đề xuất của nhà cung cấp, tính từ ngày đặt hàng.
7. Thời gian bảo hành: Ghi số tháng hoặc năm bảo hành mà nhà cung cấp cam kết cho mặt hàng.
8. Hình thức thanh toán: Đánh dấu "q" vào ô tương ứng: sau khi hợp đồng ký kết, sau khi giao hàng, hoặc hình thức khác. Ghi rõ nếu chọn "Khác".
9. Bảo lãnh bảo hành: Ghi thông tin về bảo lãnh bảo hành nếu có (ví dụ: thư bảo lãnh ngân hàng).
10. Ghi chú: Nhập các thông tin bổ sung như chiết khấu, điều kiện đặc biệt hoặc nhận xét về từng nhà cung cấp.
11. Nhà cung cấp được chọn: Đánh dấu "q" vào ô tương ứng với nhà cung cấp được lựa chọn sau khi so sánh.
12. Hình thức mua sắm: Đánh dấu "q" vào ô "Trực tiếp" hoặc "Ký kết hợp đồng". Nếu có giảm giá, ghi rõ tỷ lệ và lý do giảm giá.
13. Phê duyệt, Kiểm tra, Đánh giá, Lập biểu: Ký tên và ghi rõ chức danh của từng người thực hiện theo đúng quy trình phê duyệt của công ty.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền thông tin dựa trên báo giá chính thức hoặc văn bản xác nhận từ nhà cung cấp, không dựa trên thông tin truyền miệng.
• Đảm bảo so sánh cùng một mặt hàng, cùng quy cách và số lượng để kết quả đánh giá chính xác.
• Mục "Giảm giá" và "Lý do" phải được điền chi tiết nếu có thương lượng, vì đây là cơ sở để phê duyệt ngân sách.
• Biểu mẫu cần được lưu trữ đầy đủ trong hồ sơ mua hàng để phục vụ kiểm toán sau này.

Lỗi thường gặp

• Bỏ sót thông tin liên hệ của nhà cung cấp, gây khó khăn khi cần xác nhận lại báo giá.
• Không ghi rõ ngày tháng lập biểu, dẫn đến không xác định được thời điểm đánh giá.
• Đánh dấu chọn nhà cung cấp nhưng không điền đầy đủ các cột so sánh, làm mất tính khách quan.
• Nhầm lẫn giữa giá chưa VAT và giá đã VAT, ảnh hưởng đến quyết định chọn nhà cung cấp.
• Không ghi lý do giảm giá hoặc lý do chọn nhà cung cấp, gây khó khăn cho bước phê duyệt.