Hướng dẫn sử dụng Phụ lục Bảng lương theo chức danh công việc

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Phụ lục về Bảng lương này là tài liệu chính thức ban hành kèm theo Quyết định của công ty, nhằm quy định hệ thống thang bảng lương theo chức danh công việc. Tài liệu này giúp xác định hệ số lương và mức lương cụ thể cho từng vị trí, từ Giám đốc đến Viên chức và Công nhân. Đây là cơ sở pháp lý để tính lương, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ khác cho toàn bộ nhân viên. Việc áp dụng đúng bảng lương giúp đảm bảo sự công bằng, minh bạch và tuân thủ quy định của pháp luật lao động.

Ai điền và khi nào

Tài liệu này do Phòng Tổ chức Hành chính (TCHC) hoặc bộ phận Nhân sự - Tiền lương chịu trách nhiệm xây dựng và cập nhật. Bảng lương được sử dụng khi công ty ban hành quyết định lương mới, khi có sự thay đổi về chức danh công việc, hoặc khi điều chỉnh mức lương tối thiểu áp dụng. Các trưởng đơn vị và nhân viên kế toán tiền lương cần tham khảo tài liệu này hàng tháng để tính lương chính xác. Nhân viên mới cũng cần đọc để hiểu rõ khung lương của vị trí mình đảm nhận.

Hướng dẫn điền từng mục

Ngạch lương: Đây là số thứ tự từ 1 đến 15, tương ứng với từng nhóm chức danh. Ví dụ: Ngạch 1 dành cho Giám đốc, Ngạch 15 dành cho Viên chức nhóm 4. Cần xác định đúng ngạch của từng vị trí trước khi tra cứu.
Nhóm chức danh công việc: Ghi rõ tên chức danh như Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng đơn vị nhóm 1, Viên chức nhóm 2... Mỗi ngạch chỉ có một nhóm chức danh duy nhất.
Hệ số lương theo bậc (Bảng 1.1): Cột này thể hiện hệ số lương tương ứng với từng bậc (từ bậc 1 đến bậc 5). Ví dụ: Giám đốc bậc 1 có hệ số 18,00; bậc 2 là 19,80; bậc 3 là 21,80. Hệ số càng cao thì lương càng lớn.
Mức lương theo bậc (Bảng 1.2): Đây là mức lương cụ thể tính bằng đơn vị 1.000 đồng, dựa trên mức lương tối thiểu áp dụng là 1.000.000 đồng. Ví dụ: Giám đốc bậc 1 có mức lương 18.000.000 đồng, bậc 2 là 19.800.000 đồng.
Phân nhóm chức danh theo ngạch lương (Phần Ghi chú): Mục này liệt kê chi tiết các vị trí cụ thể thuộc từng ngạch. Ví dụ: Ngạch 4 (Trưởng đơn vị nhóm 1) gồm Trưởng phòng TCHC, Trưởng phòng Kỹ thuật... Cần đối chiếu chức danh thực tế với danh sách này để xác định đúng ngạch.
Đơn vị công tác (Phần Ghi chú): Mỗi vị trí trong phần phân nhóm đều có ghi chú đơn vị trực thuộc, ví dụ P. TCHC, P. KT, Đội Thu tiền... Điều này giúp xác định chính xác vị trí đó thuộc phòng ban nào.

Lưu ý quan trọng

Mức lương tối thiểu áp dụng trong bảng là 1.000.000 đồng, dùng để nhân với hệ số lương để ra mức lương thực tế. Nếu công ty thay đổi mức lương tối thiểu, cần cập nhật lại toàn bộ bảng.
Bảng 1.1 dùng để tra hệ số lương, Bảng 1.2 dùng để tra mức lương cụ thể. Hai bảng này có cấu trúc tương tự nhau nhưng đơn vị khác nhau.
Một số chức danh chỉ có 3 bậc lương (ví dụ Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng), trong khi các chức danh khác có đủ 5 bậc. Cần kiểm tra số bậc trước khi áp dụng.
Phần Ghi chú là danh sách các vị trí cụ thể thuộc từng ngạch. Nếu vị trí của nhân viên không nằm trong danh sách này, cần tham khảo ý kiến của Phòng TCHC để xếp ngạch phù hợp.
Tài liệu này phải được ban hành kèm theo Quyết định chính thức của công ty, có số hiệu và ngày tháng năm cụ thể. Không sử dụng bản nháp hoặc bản chưa có chữ ký.

Lỗi thường gặp

Nhầm lẫn giữa hệ số lương và mức lương: Nhiều người đọc nhầm cột hệ số thành mức lương hoặc ngược lại. Cần phân biệt rõ: hệ số là số thập phân, mức lương là số nguyên có đơn vị nghìn đồng.
Xác định sai ngạch cho chức danh: Ví dụ, xếp Trưởng phòng vào ngạch 5 (Trưởng đơn vị nhóm 2) thay vì ngạch 4 (Trưởng đơn vị nhóm 1). Cần đối chiếu kỹ phần Ghi chú.
Bỏ qua bậc lương: Một số chức danh chỉ có 3 bậc, nhưng người dùng vẫn cố gắng tìm bậc 4 hoặc 5, dẫn đến sai số. Cần kiểm tra số cột bậc của từng ngạch.
Không cập nhật mức lương tối thiểu: Khi công ty thay đổi mức lương tối thiểu, nếu vẫn dùng bảng cũ sẽ dẫn đến tính lương sai. Cần cập nhật bảng mới ngay khi có quyết định.
Áp dụng sai đơn vị: Mức lương trong bảng 1.2 tính bằng nghìn đồng, nhưng khi tính lương thực tế cần nhân với 1.000 để ra đồng. Ví dụ: 18.000 (nghìn đồng) = 18.000.000 đồng.

Nội dung biểu mẫu

PHỤ LỤC 1

HỆ THỐNG THANG BẢNG LƯƠNG THEO CHỨC DANH CÔNG VIỆC

(Ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ-…….……., ngày ………/……/20…)

Bảng 1.1: BẢNG HỆ SỐ LƯƠNG THEO CHỨC DANH CÔNG VIỆC

Ngạch lương	Nhóm chức danh công việc	Hệ số lương theo bậc
Ngạch lương	Nhóm chức danh công việc	1	2	3	4	5
1	Giám đốc	18,00	19,80	21,80
2	Phó Giám đốc	9,00	9,90	10,90
3	Kế toán trưởng	7,50	8,25	9,10
4	Trưởng đơn vị nhóm 1	7,00	7,35	7,70	8,10	8,50
5	Trưởng đơn vị nhóm 2	6,00	6,30	6,60	6,95	7,30
6	Phó Trưởng đơn vị nhóm 1	5,00	5,25	5,55	5,85	6,15
7	Phó Trưởng đơn vị nhóm 2	4,50	4,75	5,00	5,25	5,55
8	Tổ Trưởng nhóm 1	4,00	4,20	4,45	4,70	4,95
9	Tổ Trưởng nhóm 2	3,50	3,70	3,90	4,15	4,40
10	Viên chức nhóm 1	3,70	3,90	4,15	4,40	4,65
11	Viên chức nhóm 2	3,00	3,25	3,50	3,80	4,10
12	Viên chức nhóm 3	2,50	2,70	2,90	3,15	3,40
13	Công nhân nhóm 1	2,70	2,90	3,15	3,40	3,65
14	Công nhân nhóm 2	2,50	2,70	2,90	3,15	3,40
15	Viên chức nhóm 4	1,50	1,70	1,95	2,25	2,60

Bảng 1.2: BẢNG MỨC LƯƠNG THEO CHỨC DANH CÔNG VIỆC

Mức lương tối thiểu dự kiến áp dụng: 1.000.000 đồng Đơn vị: 1.000 đồng

Ngạch lương	Nhóm chức danh công việc	Mức lương theo bậc
Ngạch lương	Nhóm chức danh công việc	1	2	3	4	5
1	Giám đốc	18.000	19.800	21.800
2	Phó Giám đốc	9.000	9.900	10.900
3	Kế toán trưởng	7.500	8.250	9.100
4	Trưởng đơn vị nhóm 1	7.000	7.350	7.700	8.100	8.500
5	Trưởng đơn vị nhóm 2	6.000	6.300	6.600	6.950	7.300
6	Phó Trưởng đơn vị nhóm 1	5.000	5.250	5.550	5.850	6.150
7	Phó Trưởng đơn vị nhóm 2	4.500	4.750	5.000	5.250	5.550
8	Tổ Trưởng nhóm 1	4.000	4.200	4.450	4.700	4.950
9	Tổ Trưởng nhóm 2	3.500	3.700	3.900	4.150	4.400
10	Viên chức nhóm 1	3.700	3.900	4.150	4.400	4.650
11	Viên chức nhóm 2	3.000	3.250	3.500	3.800	4.100
12	Viên chức nhóm 3	2.500	2.700	2.900	3.150	3.400
13	Công nhân nhóm 1	2.700	2.900	3.150	3.400	3.650
14	Công nhân nhóm 2	2.500	2.700	2.900	3.150	3.400
15	Viên chức nhóm 4	1.500	1.700	1.950	2.250	2.600

GHI CHÚ

1.1. Phân nhóm chức danh theo ngạch lương:

Ngạch 4: Trưởng đơn vị nhóm 1
Trưởng phòng TCHC	Trưởng phòng Kỹ thuật
Trưởng phòng KHVT	Trưởng Ban QLDA
Trưởng phòng Thương vụ
Ngạch 5: Trưởng đơn vị nhóm 2
Đội trưởng QL đồng hồ nước	Đội trưởng Thi công
Đội trưởng Duy tu	Đội trưởng Thu tiền
Ngạch 6: Phó Trưởng đơn vị nhóm 1
Phó Trưởng P. TCHC	Phó Trưởng P. Kỹ thuật
Phó Trưởng P. KHVT	Phó Ban QLDA
Phó Trưởng P. Thương vụ	Phó Trưởng P. KTTC
Ngạch 7: Phó Trưởng đơn vị nhóm 2
Phó Đội trưởng QL ĐH nước	Phó Đội trưởng Thi công
Phó Đội trưởng Duy tu	Phó Đội trưởng Thu tiền
Ngạch 8: Tổ trưởng nhóm 1
Tổ trưởng kiêm Kế toán tổng hợp	P. KTTC
Tổ trưởng kế toán XDCB	P. KTTC
Tổ trưởng Kế hoạch	P. KHVT
Tổ trưởng Vật tư	P. KHVT
Tổ trưởng Quản lý mạng lưới	P. KT
Tổ trưởng kỹ thuật	P. KT
Tổ trưởng Thiết kế XDCB	P. KT
Tổ trưởng NRW	Tổ NRW
Tổ trưởng Quản lý dự án	Ban QLDA
Tổ trưởng Giám sát	Ban QLDA
Ngạch 9: Tổ trưởng nhóm 2
Tổ trưởng kho	P. KHVT
Tổ trưởng Thu tiền	Đội Thu tiền
Tổ trưởng Đọc số	Đội QL ĐHN
Tổ trưởng quản lý mạng lưới	Đội Duy tu 1
Tổ trưởng Thay ĐH nước	Đội Duy tu 1
Tổ trưởng Thi công Tu bổ	Đội Duy tu 1
Tổ trưởng Lái xe	Đội Duy tu 1
Tổ trưởng Thi công	Đội Thi công
Ngạch 10: Viên chức nhóm 1
Chuyên viên Pháp chế, chính sách	P. TCHC
Chuyên viên nhân sự -Tiền lương	P. TCHC
Chuyên viên đầu tư XDCB	P. KHVT
Chuyên viên xử lý dữ liệu	P. TV
Chuyên viên quản trị hệ thống mạng	P. TV
Chuyên viên Kỹ thuật	P. KT
Chuyên viên Thiết kế	P. KT
Giám sát thi công	P. KT
Chuyên viên Quản lý dự án	Ban QLDA
Giám sát công trình	Ban QLDA
Giám sát công trình	Đội Thi công
Ngạch 11: Viên chức nhóm 2
Chuyên viên ATLĐ – chấm công	P. TCHC
Nhân viên Thi đua khen thưởng	P. TCHC
Chuyên viên Hành chính Quản trị	P. TCHC
Lái xe	P. TCHC
Kế toán XDCB	P. KTTC
Kế toán vật tư	P. KTTC
Kế toán Ngân hàng	P. KTTC
Kế toán thanh toán	P. KTTC
Kế toán giao tiếp khách hàng	P. KTTC
Kế toán thuế - doanh thu	P. KTTC
Kế toán công nợ	P. KTTC
Kế toán tiền lương – bảo hiểm	P. KTTC
Nhân viên kế hoạch	P. KHVT
Nhân viên nghiệp vụ tổng hợp	P. KHVT
Nhân viên quản lý vật tư	P. KHVT
Thủ kho	P. KHVT
Nhân viên chăm sóc khách hàng	P. TV
Sơ đồ viên	P. KT
Nhân viên dự toán	P. KT
Nhân viên khảo sát thiết kế	P. KT
Nhân viên nghiệp vụ tổng hợp	P. KT
Nhân viên quản lý mạng lưới	P. KT
Nhân viên xử lý dữ liệu	Đội Thu tiền
Lái xe	Đội Duy tu 1
Kế toán công trình	Đội Duy tu 1
Kế toán công trình	Đội Thi công
Ngạch 12: Viên chức nhóm 3
Nhân viên văn thư - lưu trữ	P. TCHC
Thủ quỹ	P. KTTC
Nhân viên giao dịch khách hàng	P. KHVT
Nhân viên thống kê	P. KHVT
Nhân viên cung ứng	P. KHVT
Nhân viên quản lý hồ sơ	P. TV
Nhân viên nhập liệu	P. TV
Nhân viên Carestaker	Tổ NRW
Nhân viên nghiệp vụ tổng hợp	Tổ NRW
Nhân viên nghiệp vụ tổng hợp	Ban QLDA
Nhân viên quản lý hóa đơn	Đội Thu tiền
Nhân viên nghiệp vụ tổng hợp	Đội Thu tiền
NV nghiệp vụ tổng hợp	Đội QL ĐHN
Nhân viên kỹ thuật-An toàn lao động	Đội Duy tu 1
Nhân viên nghiệp vụ tổng hợp	Đội Duy tu 1
Nhân viên kỹ thuật-An toàn lao động	Đội Thi công
Nhân viên nghiệp vụ tổng hợp	Đội Thi công
Ngạch 13: Công nhân nhóm 1
Nhân viên kho	P. KHVT
Công nhân bảo dưỡng mạng lưới	Đội Duy tu 1
Công nhân thay đồng hồ nước	Đội Duy tu 1
Công nhân thi công – Tu bổ	Đội Duy tu 1
Công nhân vận hành	Đội Duy tu 1
Công nhân thi công	Đội Thi công
Ngạch 14: Công nhân nhóm 2
Nhân viên kiểm tra - xử lý	P. TV
Nhân viên thu tiền	Đội Thu tiền
Nhân viên đọc chỉ số	Đội QL ĐHN
Ngạch 15: Viên chức nhóm 4
Nhân viên Bảo vệ	P. TCHC
Nhân viên tạp vụ	P. TCHC

1.2. Trường hợp đặc biệt, để thu hút và giữ chân người lao động có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm cao thì Giám đốc Công ty quyết định hệ số lương (mức lương) nhưng không vượt quá 2 lần so với bậc lương cao nhất cùng ngạch tương ứng sau khi đã thống nhất trong Hội đồng lương.