BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
I. Thông tin chung:
1. Tên chức danh: Trưởng Phòng Xuất Khẩu 2. Mã chức danh: 01/PXK/TP
3. Đơn vị công tác: Phòng Xuất Khẩu
4. Địa chỉ nơi làm việc: TPHCM
II. Quyền hạn:
1.Quyền hạn trực tiếp
- Về quản lý đơn vị, CB-NV trong đơn vị : số lượng nhân sự tương ứng trong Phòng là 10 người
Chức danh CBCNV thuộc quyền | Mức độ quyền hạn |
NV Kinh doanh - theo dõi ĐH, Nhân viên tổng hợp, Nhân viên tiếp thị, Nhân viên showroom | Phân công, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá kết quả công việc thực hiện ở lĩnh vực đã phân công. |
Đề xuất thay đổi cơ cấu tổ chức, tuyển dụng, quy hoạch cán bộ của đơn vị khi phát hiện không phù hợp với yêu cầu trách nhiệm, quyền hạn của đơn vị Có quyền từ chối tuyển dụng nhân sự không đạt tiêu chuẩn công việc . | Đề đạt ý kiến để bảo đảm cho đơn vị hoàn thành nhiệm vụ được giao |
Đề xuất các hình thức khen thưởng và kỷ luật các đơn vị có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt đông kinh doanh của đơn vị . | Theo qui định hiện hành |
Quyết định khen thưởng CB-NV trong đơn vị | Số tiền tối đa được duyệt 1 triệu đồng/ 1 trường hợp và không quá 3 triệu đồng/ tháng |
Quyết định kỷ luật nhân viên | Hình thức kỷ luật cao nhất là đình chỉ công tác |
Trực tiếp tuyển dụng nhân viên kinh doanh trong đơn vị | Quyết định tuyển dụng NV có trình độ trung cấp và mức lương 2.500.000đ/tháng trở xuống |
- Về thực hiện nhiệm vụ SXKD :
Nội dung quyền hạn | Mức độ quyền hạn |
Quyết định việc mua bán với khách hàng. | Ký TUQ. PTGD trên các HĐ XNK |
Duyệt các nhu cầu mua hàng của khách hàng, chào bán mẫu. | Giá bán cao hơn hoặc bằng giá bán hiện hành |
Yêu cầu khách hàng thanh toán nợ; yêu cầu khách hàng thực hiện Hợp đồng đã ký kết. | Ký công văn, đóng dấu công ty |
Được quyền tham gia ý kiến để xây dựng chính sách liên quan đến công tác quản lý , sự phát triển công ty vể lĩnh vực sản xuất – kinh doanh | Đề đạt ý kiến |
- Về quản lý tài chính :
Lĩnh vực | Giá trị tối đa | Mức độ quyền hạn |
Công nợ khách hàng | 14.400.000 USD | Phê duyệt cuối cùng |
-Duyệt giá sản phẩm nhân công xuất khẩu . -Duyệt tạm ứng chi phí chiêu đãi khách hàng Ký duyệt thanh toán các chi phí : phí EMS , phí nhận chứng từ , phí xuất hàng , phí xin giấy phép nhập khẩu , thuế nhập khẩu phụ liệu, hàng mẫu , ….. | ||
Được quyền sử dụng chi phí khoán kinh phí của đơn vị | Mức duyệt trong chi phí được khoán |
Các quyền hạn khác
-Ký các công văn xin cấp quota , các chứng từ liên quan đến việc xuất khẩu gửi Bộ Thương Mại , Phòng Công nghiệp và Thương Mại Việt Nam , Hải quan , Bưu Điện ,…
-Duyệt SX mẫu sản phẩm để chào khách .
-Ký các Hợp đồng xuất khẩu , Hợp đồng chuyển nhượng quota , Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu
-Ký công văn giao dịch với khách hàng , các công văn yêu cầu khách hàng thanh toán nợ, yêu cầu khách hàng thực hiện Hợp đồng đã ký kết
2.Quyền hạn gián tiếp
Nội dung quyền hạn | Mức độ quyền hạn |
Đề xuất các hình thức khen thưởng và kỷ luật các đơn vị có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt đông kinh doanh của đơn vị . | Theo qui định hiện hành. |
Có quyền đề xuất trang bị phương tiện làm việc cho nhân viên mới theo yêu cầu công tác trong bảng MTCV đã được duyệt. | Đề xuất và phối hợp với các đơn vị chuyên môn . |
IV. Nhiệm vụ:
1.Nhiệm vụ hàng ngày :
1.1Giao dịch với khách hàng qua Internet, EMail
1.2 Tiếp khách đến làm việc
1.3Tính giá , chào hàng
1.4Triển khai thực hiện mẫu để cung cấp cho khách hàng
1.5 Kiểm tra tình hình đơn hàng
1.6Trả lời thông tin các đơn vị SX
2.Nhiệm vụ hàng tuần:
2.1Thông tin , dự báo tình hình đơn hàng
2.2 Dự báo các trở ngại ( nếu có )
3.Nhiệm vụ hàng tháng:
3.1 Thông tin tổng hợp tình hình đặt hàng, dự báo tình hình sử dụng nguyên liệu
3.1 Báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu SXKD được giao tháng qua
3.2 Triển khai các biện pháp thực hiện chỉ tiêu KH tháng tới
4.Nhiệm vụ hàng quý :
4.1 Báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu SXKD được giao trong quí
4.2 Triển khai các biện pháp thực hiện chỉ tiêu KH quí tới
4.3 Đề xuất khen thưởng đơn vị , cá nhân ( nếu có thành tích xuất sắc )
5.Nhiệm vụ hàng năm :
5.1Báo cáo tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ SXKD trong năm, rút kinh nghiệm trong thực tế.
5.2Kiểm kê tài sản cố định , lập các báo cáo theo qui định.
5.3Lập KH , các chỉ tiêu SXKD năm sau, các biện pháp thực hiện KH
5.4Đề xuất khen thưởng đơn vị , cá nhân ( nếu có thành tích xuất sắc )
5.5Tổng hợp thực hiện chi phí trong năm, Lập KH khoán kinh phí năm sau
V. Quỹ thời gian làm việc:
1)Làm việc tại văn phòng : 70%
2)Làm việc tại Văn phòng của khách : 20 %
3)Làm việc tại hiện trường ( Các XN SX, Cảng, … ) 10%
VI.Các mối quan hệ công tác ( không bao gồm quan hệ với nhân viên cấp dưới )
Phạm vi quan hệ | Cá nhân ,Đơn vị có quan hệ | Mục đích quan hệ | Thời điểm quan hệ | |
Nội bộ | Bên ngoài | |||
x | Giám đốc các XN SX, Trưởng Phòng | Cung cấp thông tin đơn đặt hàng, thu thập thông tin về tiến độ thực hiện đơn hàng,phối hợp giải quyết các vướng mắc đơn hàng ,. v.v.. | Ngay khi có khách hàng , ĐĐH của khách | |
x | TGĐ và các P.TGĐ | Báo cáo tình hình , trình duyệt và đề xuất biện pháp giải quyết khó khăn , tham mưu kịp thời các giải pháp để kinh doanh có hiệu quả . | Sau khi làm việc với các XN SX. | |
x | Các tổ chức khách hàng, Giám đốc, Trưởng phòng KD, v.v. | Giao dịch kinh doanh , Giới thiệu sản phẩm mới , thu thập thông tin thị trường ,v.v.. | Khi làm việc với khách hàng | |
VII. Phương tiện làm việc:
1.Về tài liệu :
·Bảng mô tả công việc
·Các chính sách hệ thống quản lý chất lượng , hệ thống trách nhiệm xã hội của công ty .
·Các qui định của Công ty
2.Về thiết bị , máy móc :
§Máy điện thoại
§Máy vi tính để bàn, máy vi tính xách tay
§Bàn, Ghế làm việc
§Tủ đựng hồ sơ
§Văn phòng phẩm .
3.Về ứng dụng công nghệ thông tin :
§Phần mềm tin học : Word, Excel, Access, , Outlook, v.v…
§Hệ thống mạng nội bộ
§Hệ thống mạng bên ngoài
VIII. Tiêu chuẩn chức danh
1.Trình độ chuyên môn:
1.1.Trình độ văn hoá : Tốt nghiệp Đại học
1.2.Trinh độ chuyên môn : Cử nhân Kinh tế Ngoại thương ,hoặc Cử nhân Kinh tế các Ngành Quản lý Công nghiệp
2.Kiến thức chuyên môn :
2.1.Am hiểu về các Sản phẩm của Công Ty .
2.2.Am hiểu công tác Xuất nhập khẩu .
2.3.Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng : MS Word , Excel.
2.4.Anh văn trình độ Đại học .
3.Kỹ năng thể chất và kỷ năng làm việc : (lãnh đạo, tổ chức quản lý, giám sát, kiểm tra, hướng dẫn, hoạch định, phán đoán, tham mưu … )
3.1.Đàm phán , giao dịch với khách hàng .
3.2.Lập kế hoạch , chiến lược kinh doanh .
3.3.Hướng dẫn nhân viên ,Đào tạo cán bộ kế thừa .
3.4.Kiểm tra, đánh giá kết quả công việc
4.Kinh nghiệm :
-Kinh nghiệm: Kinh nghiệm quản lý tối thiểu 5 năm ở vị trí tương đương .
5.Các kỹ năng đặc biệt khác :
5.1.Thuyết trình
5.2.Thuyết phục đối tác .
5.3.Tổ chức hội nghị
5.4.Tổ chức triển lãm .
6.Tố chất :
-Lãnh đạo , tổ chức quản lý kinh doanh , nhạy bén , quyết đoán trong công việc kinh doanh