BẢNG MÔ TẢ

TRÁCH NHIỆM - QUYỀN HẠN – Phòng XUẤT KHẨU

CHƯƠNG I

VỊ TRÍ-VAI TRÒ

v Vị trí :

ĐIỀU 1. Phòng Xuất Khẩu (viết tắt là PXK) là đơn vị kinh doanh trực thuộc Công ty có nhiệm vụ chính là tổ chức kinh doanh xuất khẩu các loại sản phẩm của công ty. Phạm vi hoạt động của Phòng là tất cả các thị trường, trong đó trọng tâm là thị trường Nhật và Châu Au (EU).

ĐIỀU 2. PXK chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Cơ Quan Tổng Giám Đốc.

ĐIỀU 3. PXK được quản lý điều hành bởi Trưởng Phòng Xuất Khẩu

Trưởng phòng Phòng Xuất Khẩu do TGĐ bổ nhiệm theo đề xuất của P.TGĐ/KD

TP Phòng Xuất Khẩu chịu trách nhiệm trực tiếp trước Cơ quan TGĐ về kết quả điều hành quản lý mọi hoạt động của Phòng.

v Vai trò :

ĐIỀU 4. PXK hoạt động theo các chủ trương chính sách, chiến lược sản xuất kinh doanh; tuân thủ theo quy chế hoạt động của công ty ,HĐQT và Cơ quan Tổng Giám Đốc Cty.

PXK Tham mưu cho HĐQT và Cơ quan Tổng Giám Đốc trong lĩnh vực tiếp thị, kinh doanh các loại sản phẩm xuất khẩu .

ĐIỀU 5. Cơ cấu tổ chức, cơ chế điều hành; biên chế và hoạt động của Phòng Xuất Khẩu do Cơ quan Tổng Giám Đốc quyết định trên cơ sở đề xuất của TP Phòng Xuất Khẩu.

CHƯƠNG II.

CHỨC NĂNG

ĐIỀU 6. CHỨC NĂNG

6.1 Là đơn vị Kinh Doanh của Công ty, chịu trách nhiệm thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu các sản phẩm vào các thị trường, trong đó trọng tâm là thị trường Nhật và Châu Au (EU)

6.2 Tham mưu đề xuất đến cơ quan Tổng Giám Đốc các vấn đề giá cả, chính sách khách hàng và các biện pháp cần thiết để đảm bảo đủ đơn hàng cho năng lực sản xuất xuất khẩu.

6.3 Thỏa mãn các nhu cầu của các khách hàng như sau :

Khách hàng	Nhu cầu
Khách đặt mua hàng xuất khẩu	- Có được sản phẩm đúng chất lượng đặt hàng , đúng tiến độ , giá cả phù hợp . - Được thông tin đầy đủ , chính xác về tình hình lô hàng .
XN	Thông tin về đơn đặt hàng, tiến độ giao hàng , nhu cầu nguyên liệu
Phòng NK	Thông tin nhu cầu, tiến độ cần nhập nguyên liệu
Phòng Giám Sát	Thông tin soát xét và Phòng hành tài liệu ISO … Tình hình khiếu nại chất lượng
Phòng KTTC	Kết quả thu tiền hàng, phương thức thanh toán ,…. Giải quyết khiếu nại của khách hàng
Phòng giao nhận	Thông tin tiếp nhận phụ liệu, Thông báo giao hàng, thủ tục xuất nhập khẩu, hồ sơ thanh khoản,.…
Phòng NS, Phòng VT, Phòng Thiết Bị, Phòng HC, ….	Thông tin theo lĩnh vực chuyên môn, vv…
Xí Nghiệp	Thông tin về kết quả phân tích mẫu , giá nguyên phụ liệu, tiến độ & chi phí thử nghiệm, Thông tin tình hình sản xuất đơn hàng, tài liệu kỹ thuật đơn hàng, Thông báo kiểm hàng, Thông báo giao hàng …

CHƯƠNG III

TRÁCH NHIỆM

ĐIỀU 7. TRÁCH NHIỆM

7.1 Thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được ghi trong quy định này.

7.2 Chủ động sáng tạo trong công tác nhằm hoàn thiện qui trình công tác, lề lối làm việc để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

7.3 Đoàn kết, hợp tác, nhiệt tình hổ trợ các Phòng khác trong khi thi hành nhiệm vụ.

7.4 Trong hành xử công việc, phải luôn tuân thủ nguyên tắc tổ chức, quy chế, quy định và luôn đặt lợi ích công ty lên hàng đầu.

7.5  Quản lý và sử dụng các phương tiện làm việc, tài sản công ty đúng mục đích, đạt hiệu quả và tiết kiệm.

7.6 Tích cực cải tiến phương pháp làm việc để ngày càng nâng cao hiệu qủa chung.

7.7 Xây dựng môi trường làm việc ngày càng thuận lợi tạo điều kiện để phát huy hết năng lực tập thể và từng cá nhân.

7.8 Định kỳ ngày 10 của quý sau, PXK có trách nhiệm báo cáo về tình hình xuất SP chào khách của quý trước đó. Báo cáo phải được gửi trên mail, đồng thời gửi kèm theo các lệnh xuất hàng về P.KTTC.

v Trách nhiệm trực tiếp :

Khách hàng từ chối nhận đơn hàng đã đặt vì các nguyên nhân do lỗi của đơn vị.

Tính sai giá bán, dẫn đến thiệt hại cho Công Ty

Không thu hồi được công nợ do thực hiện không đúng qui định .

Để mất đơn hàng vì bất cứ lý do gì

Không hoàn thành kế hoạch doanh thu ( dưới 70% KH ) trong năm

Báo cáo cho CQ TGĐ bị chậm trễ từ 2 ngày trở lên.

Để hàng tồn kho ( phụ liệu, nguyên liệu và thành phẩm) quá hạn qui định, thuộc trách nhiệm của đơn vị.

Thiếu hoặc thừa nguyên liệu cho SX do không kiểm tra, đề xuất giải quyết kịp thời .

Không đôn đốc khách hàng giải quyết các trở ngại SX ,Không báo cáo khó khăn kịp thời .

 Không Xây dựng các quy định tài liệu cần thiết để quản lý hoạt động của đơn vị theo đúng quy định Kiểm soát tài liệu hồ

- Các tồn tại về ATVSLĐ, ISO,SA, … không được khắc phục hoặc khắc phục kéo dài quá 3 tháng

- Cơ cấu tổ chức của đơn vị không phù hợp với yêu cầu công tác của đơn vị (trùng lắp, thiếu chức năng quan trọng, hiệu quả thấp) trong thời gian dài (từ 6 tháng trở lên) nhưng không có ý kiến tham mưu, đề xuất điều chỉnh.

 - Không có bảng mô tả trách nhiệm quyền hạn của đơn vị từ 2 tháng trở lên.

- CBNV thuộc đơn vị quản lý không có bảng MTCV phù hợp với quy định công ty.

 - Khi xảy ra các vấn đề sai phạm gây thiệt hại vật chất tại đơn vị nhưng không xác định được cá nhân nào phải chịu trách nhiệm trực tiếp / gián tiếp.

- Tuyển dụng nhân sự không đúng tiêu chuẩn, quy trình, thủ tục tuyển dụng của công ty.

 - Để có lời phàn nàn, thư khiếu nại đúng vì thái độ cư xử của nhân viên tuyển dụng của đơn vị đối với người dự tuyển / xin việc không đúng quy định của công ty.

Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, xử lý trách nhiệm CBQL không kịp thời theo quy định công ty, chỉ đạo của TGĐ.

- Không khen thưởng, xử lý kỷ luật CBNV trong đơn vị theo quy định công ty.

- Ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật không đúng dẫn đến khiếu nại của CBNV hoặc do đơn vị tham mưu, cấp trên phát hiện và kết quả là phải hủy bỏ quyết định sai đã ban hành.

CBNV tân tuyển không có hợp đồng thử việc hoăc hợp đồng lao đông theo qui định. – Sau 15 ngày hết hạn HĐ , không gia hạn HĐ cho CBNV còn tiếp tục làm việc .

- Hồ sơ tuyển dụng không đầy đủ hoặc chậm trễ chuyển cho P.NS theo quy định

- Chậm trễ chuyển đơn xin nghỉ việc của CBNV cho P.NS theo quy định

- Nâng xếp bậc lương cho CBNV không đúng quy định , thời hạn .

-  Duyệt lương không đúng quy định, phân cấp quản lý của công ty.

 - Thực hiện sai quy định thuộc lĩnh vực lao động tiền lương khi đã được Phòng NS phổ biến/ triển khai các chính sách, quy chế, quy định của Nhà nước

- Sử dụng kinh phí không đúng mục đích, đúng nhóm , không kiểm soát việc sử dụng kinh phí khoán , không báo cáo đề nghị cấp bổ sung kịp thời khi không đủ kinh phí sử dụng , không quyết toán đúng yêu cầu về nội dung & thời gian quy định .  

v Trách nhiệm gián tiếp :

Khách hàng khiếu nại hoặc phản ánh về cung cách phục vụ không tốt ( bao gồm cả nguyên nhân do lỗi cấp dưới ).

Số liệu báo cáo của đơn vị không chính xác

CB-NV trong đơn vị thông tin triển khai chậm trễ làm ảnh hưởng SX.

- Không có cán bộ dự bị các vị trí CBQL tại đơn vị.

- Không tuyển dụng được nhân sự theo kế hoạch.

- Tiếp nhận CBNV mới khi chưa chuẩn bị đủ điều kiện làm việc

- CBNV thuộc đối tượng phải được đào tạo, huấn luyện nhưng không tham gia lớp huấn luyện mà không có lý do chính đáng và không xin phép

-Tỉ lệ CBNV vi phạm nội quy lao động vượt quá quy định , kéo dài trong 2 tháng .

- Sinh viên thực tập làm báo cáo không đúng thời hạn quy định hoặc không làm báo cáo . Không phổ biến đầy đủ nội quy lao động và quy định về ATLĐ cho sinh viên thực tập .

- Không tổ chức đánh giá hiệu quả công tác sau đào tạo của các học viên thuộc đơn vị sau 6 tháng từ khi kết thúc khóa học do công ty tổ chức.

Đơn vị không bảo quản tốt, sử dụng không tiết kiệm các loại vật tư

Không triển khai thực hiện kịp thời các qui định của Công ty, hướng dẫn của các đơn vị chức năng .

CHƯƠNG IV

QUYỀN HẠN – QUYỀN LỢI

ĐIỀU 8. QUYỀN HẠN

Phòng XK được các quyền sau :

1.1. Yêu cầu các đơn vị liên quan cung cấp đầy đủ các phương tiện, chứng từ, đối mẫu, văn bản cần thiết để làm cơ sở cho quá trình kiểm tra và cập nhật hóa thông tin theo các qui chế  làm việc đã ban hành .

1.2. Yêu cầu các XN Sản xuất kiểm tra tái chế nếu hàng không đạt chất lượng .

1.3. Tham gia các ý kiến có khả năng thúc đẩy quá trình phối hợp tốt giữa các đơn vị, có lợi cho sự phát triển chung của Cty.

1.4. Đề nghị cấp lãnh đạo giải quyết các phát sinh ngoài phạm vi hoạt động.

1.5. Điều động nhân sự, đề xuất bổ nhiệm, bãi nhiệm, ký kết các hợp đồng lao động trong phạm vi được phân cấp.

1.6. Tham gia công tác tuyển dụng lao động cho các công việc liên quan theo sự phân cấp của Công ty.

1.7. Đề xuất khen thưởng,xếp bậc lương cho CBNV thuộc quyền theo quy định.

1.8. Đình chỉ lao động theo phân cấp quản lý đối với các trường hợp vi phạm quy định, nội quy kỷ luật của Phòng, Cty, Nhà nước. Ngoài ra, được quyền áp dụng các hình thức kỷ luật đối với CNV vi phạm ngoại trừ hình thức sa thải.

1.9. Duyệt giá và chi phí

1.10. Ký trên các hợp đồng, chứng từ, hồ sơ.

1.11. Duyệt các vấn đề về khách hàng

1.12. Nội dung và mức độ quyền hạn :

Nội dung quyền hạn	Mức độ quyền hạn
Đề xuất thay đổi cơ cấu tổ chức, tuyển dụng, quy hoạch cán bộ của đơn vị khi phát hiện không phù hợp với yêu cầu trách nhiệm, quyền hạn của đơn vị.	Đề đạt ý kiến để bảo đảm cho đơn vị hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Đề xuất các hình thức khen thưởng và kỷ luật các đơn vị có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt đông kinh doanh của đơn vị .	Theo qui định hiện hành.
Có quyền từ chối tuyển dụng nhân sự không đạt tiêu chuẩn công việc. Có quyền đề xuất trang bị phương tiện làm việc cho nhân viên mới theo yêu cầu công tác trong bảng MTCV đã được duyệt.	Đề xuất và phối hợp với các đơn vị chuyên môn .
Quyết định khen thưởng CB-NV trong đơn vị	Số tiền tối đa được duyệt 1 triệu đồng/ 1 trường hợp và không quá 5 triệu đồng/ tháng
Duyệt danh sách CBNV thuộc đơn vị tham dự các khóa đào tạo do công ty tổ chức	Đề xuất và phối hợp với các đơn vị chuyên môn
Bổ nhiệm cán bộ	Chức vụ cao nhất : Phó giám đốc Phòng
Quyết định kỷ luật nhân viên	Hình thức kỷ luật cao nhất là khiển trách ; đình chỉ công tác
Duyệt các nhu cầu mua hàng của khách hàng, chào bán mẫu.	Giá bán cao hơn hoặc bằng giá bán hiện hành
Yêu cầu khách hàng thanh toán nợ; yêu cầu khách hàng thực hiện Hợp đồng đã ký kết.	Ký công văn, đóng dấu công ty
Trực tiếp tuyển dụng nhân viên kinh doanh trong đơn vị.	Quyết định tuyển dụng NV có trình độ trung cấp và mức lương 2.500.000đ/tháng trở xuống.
Được quyền tham gia ý kiến để xây dựng chính sách liên quan đến công tác quản lý , sự phát triển công ty vể lĩnh vực sản xuất – kinh doanh	Đề đạt ý kiến
Định giá sản phẩm xuất khẩu	- Giá nhân công do XN xác định - Chi phí khác theo đúng mô hình giá của Công ty - Số sản phẩm được sản xuất ra từ 1 đơn vị nguyên liệu sau khi trừ đi chi phí;
Ký duyệt thanh toán các chi phí liên quan đến một số công tác thường xuyên trong lĩnh vực xuất nhập khẩu như sau:	-Cước phí chuyển phát nhanh để gửi mẫu hàng cho khách -Phí nhận chứng từ, vận đơn giao hàng xuất khẩu. -Phí xuất hàng, giấy phép nhập khẩu. -Thuế nhập phụ liệu, mẫu hàng, thuế phụ liệu thừa với mức không qáu 1 triệu đồng/hợp đồng. -Lệ phí chứng nhận xuất xứ -Bao bì gửi mẫu hàng -Lệ phí Quota căn cứ theo tình hình đặt hàng của khách hàng tại đơn vị -Chi tiền hoa hồng cho khách trên cơ sở phương án chi đã được Tổng Gíam Đốc phê duyệt sau khi khách đã thanh toán đầy đủ tiền cho Công ty -Chi mua hoa chúc mừng sinh nhật khách hàng theo tiêu chuẩn Công ty quy định.
Duyệt chi phí tiếp khách, chi phí ngoại giao.	Không quá 5 triệu/lần và không quá 20 triệu/tháng
Duyệt các chi phí phát sinh khác liên quan công tác kinh doanh xuất nhập khẩu.	Không qúa 5 triệu đồng/tháng.
Ký các chứng từ, công văn liên quan đến việc xuất khẩu.	Invoice, Packing list, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, giấy giới thiệu, định mức nguyên phụ liệu, bảng kê phụ nguyên phụ liệu hàng gia công, ký sao y bản chính các chứng từ xuất khẩu, các loại công văn gửi cho các đơn vị liên quan, (Bộ thương mại, phòng công nghiệp, Hải quan, Bưu điện….)
Duyệt SX mẫu sản phẩm xuất khẩu để chào khách .	Sau khi đã thống nhất với các đơn vị sản xuất về khả năng đáp ứng của công nghệ, chất lượng sản phẩm. Tiến độ cung cấp nguyên phụ liệu, tài liệu , quy cách sản phẩm.
Duyệt xuất SP để chào khách theo đơn hàng (hàng xuất không thanh toán). Việc duyệt xuất SP mẫu chào khách theo từng đơn hàng phải lập theo biểu mẫu quy định Cty	-Đơn hàng bình thường: -Đối với các đơn hàng đặc biệt:
Duyệt tặng hoặc chào SP mẫu cho khách đến giao dịch, làm việc với công ty. Việc duyệt xuất SP tặng /chào khách phải lập theo biểu mẫu quy định Cty	-Tối đa 1 SP/lần tặng hoặc chào mẫu, nhưng không quá 5 SP/tháng.
Duyệt nhập phụ liệu cung cấp cho đơn hàng, duyệt trả phụ liệu cho khách. Sau khi đã có ý kiến của các đơn vị sản xuất	Sau khi đã thống nhất ý kiến với các đơn vị sản xuất và các đơn vị chức năng liên quan.
Duyệt thanh toán tiền mua nguên liệu của PXK.	Giá trị thanh toán mỗi lần từ 1.000USDà70.000USD (tuỳ theo số lượng)
Quyết định giá bán (hoặc mua nếu là hàng tự doanh) đối với hàng thử nghiệm.	Giá bán hàng thử nghiệm ít nhất phải bằng chi phí sản xuất đại trà. Khách chấp nhận đóng cọc thử nghiệm. Được PTGĐ duyệt phương án thử nghiệm.
Duyệt giấy đề nghị nhận hàng và nợ tiền hàng của khách.	Mức nợ cho phép không vượt qúa 70% số tiền cọc gửi tại công ty. Thời hạn thanh toán trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày được ký mượn.
Duyệt phương án kinh doanh mua đi bán lại (Mua sản phẩm bên ngoài về bán lại)	Có địa chỉ đầu ra, thời điểm giao hàng và việc thanh toán bảo đảm an toàn. Phương án kinh doanh đảm bảo có lãi (sau khi đã trừ các chi phí phát sinh tại công ty). Có sự thống nhất giữa các XN sản xuất nếu cần sự hổ trợ của các XN. Báo cáo tình hình thực hiện (trên mail) trong vòng tối đa 10 ngày kể từ khi kết thúc thời hạn giao hàng
Duyệt nhận lại hàng khách khiếu nại về chất lượng (đối với khách hàng do mình phụ trách).	Việc kiểm tra giải quyết khiếu nại và báo cáo kết quả chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày duyệt nhận lại hàng. Trường hợp có khó khăn, vướng mắc phải kéo dài thời gian thì phải báo cáo ngay cho TGĐ (trên mail), PTGĐ/KD.
Duyệt chi phí khai Hải quan cho các lô hàng xuất theo dạng Xuất Khẩu tại chỗ.	Chi phí cho một bộ hồ sơ là 30 USD (có hoá đơn tài chính).

ĐIỀU 9. QUYỀN LỢI

9.1 Được hưởng đầy đủ các quyền lợi theo chủ trương, chính sách và quy định chung của Công ty.

9.2 Được xét khen thưởng tùy theo mức độ tham gia và hiệu quả công tác đạt được thông qua chức năng – nhiệm vụ được giao.

9.3 Được tạo thuận lợi về chính sách huấn luyện đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc, tài liệu tham khảo học tập có liên quan đến hoạt động chuyên môn .

9.4 Được tham gia xây dựng các chiến lược và chính sách sản xuất kinh doanh của Công ty.

CHƯƠNG V

NHIỆM VỤ

ĐIỀU 10. NHIỆM VỤ

10.1 Tổ chức các hoạt động tiếp thị, giao dịch nhận Đơn đặt hàng xuất nhập khẩu theo kế hoạch, phương án đã được Công ty phê duyệt. Quản lý các mặt nhân sự, theo dõi đơn hàng

10.2 Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của công ty giao.

10.3 Tổ chức tìm hiểu, nghiên cứu thị trường, khách hàng mới, đề xuất đưa vào sản xuất mặt hàng mới, tìm kiếm nguồn nguyên liệu mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

10.4 Định kỳ hàng năm tổ chức đo lường sự thoả mãn khách hàng, đề xuất cơ quan Tổng Giám Đốc các biện pháp cải tiến.

10.5 Thực hiện đúng các chế độ chính sách đối với người lao động theo đúng pháp luật lao động và quy định công ty, thường xuyên chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho CBNV.

10.6 Thực hiện đầy đủ các chỉ đạo của cơ quan TGĐ.

10.7 Căn cứ theo mẫu khách đã xác nhận ,kiểm tra chất lượng ngoại quan của sản phẩm ( màu sắc , handfeeling, kích thước , qui cách , …), kiểm tra các dạng lỗi khách lưu ý hoặc trước đó khách có khiếu nại, tần suất kiểm tra 1 lần  / 1 đợt giao hàng .

CHƯƠNG VI

TỔ CHỨC QUẢN LÝ

ĐIỀU 11. CƠ CẤU TỔ CHỨC:

11.1Phòng Xuất Khẩu hoạt động theo cơ cấu sau:

- TP PXK

- Nhân viên giao dịch

- Nhân viên tiếp thị

- Nhân viên tổng hợp

- Nhân viên showroom

11.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ĐIỀU 12. NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC CHỨC DANH

Đính kèm các bảng mô tả công việc của Phòng XK.

· Giám Đốc Phòng Xuất khẩu

· Nhân viên giao dịch Phòng Xuất khẩu

· Nhân viên tiếp thị

· Nhân viên tổng hợp

· Nhân viên Showroom

ĐIỀU 13. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH

13.1. TP quản lý điều hành mọi hoạt động của Phòng và chịu trách nhiệm trước Cơ quan TGĐ về kết quả quản lý của mình.

13.2. Các nhân viên thực hiện nhiệm vụ theo chế độ quy định và chấp hành sự phân công trực tiếp của TP Phòng (như điều 11 - chương VI - của Quy Định này).

13.3. Trong hội họp, trao đổi, góp ý, áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung. Khi quyết định tuân thủ theo nguyên tắc Thủ trưởng.

ĐIỀU 14. NGUYÊN TẮC TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, KÝ DUYỆT VÀ CHUYỂN GIAO THÔNG TIN

14.1. Thông tin đặt hàng tại PXK phải được thực hiện một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ theo đúng yêu cầu.

14.2. Các công văn, giấy tờ, thông tin được tiếp nhận chuyển đến các đơn vị chức năng trong công ty xử lý một cách nhanh chóng.

14.3. Công tác lưu trữ được thực hiện theo nguyên tắc đầy đủ, an toàn và theo đúng quy định của Công ty.

14.4. T Phòng chỉ đạo cho cán bộ giải quyết các thông tin liên quan.

CHƯƠNG VII

CÁC MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC

 

ĐIỀU 15. CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC

15.1. Chế độ làm việc của Phòng thực hiện theo Nội quy, Quy chế, Quy định chung của Cty và các Quy định riêng của Phòng.

15.2. Phòng thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo quy định thống nhất của Công ty và chỉ thị của Cơ quan TGĐ.

15.3. Hành xử công việc tuân theo nguyên tắc tổ chức, đoàn kết, thống nhất trên tinh thần tôn trọng, hợp tác lẫn nhau và luôn đặt lợi ích Công ty lên hàng đầu.

15.4. Quản lý và sử dụng phương tiện làm việc, các thiết bị, dụng cụ phục vụ công tác đúng mục đích, theo tinh thần tiết kiệm và đạt hiệu quả cao.

ĐIỀU 16. CÁC MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC

16.1. Đối với Cơ quan Tổng Giám Đốc :

- Phòng Xuất Khẩu có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc, đầy đủ và kịp thời mọi chỉ thị, mệnh lệnh của Cơ quan Tổng Giám Đốc trong tất cả các lĩnh vực hoạt động.

- Thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất xin ý kiến chỉ đạo giải quyết kịp thời các khó khăn phát sinh vượt quá khả năng, thẩm quyền giải quyết.

16.2. Đối với các XN, Phòng chức năng :

- Là quan hệ ngang cấp, hoạt động trên nguyên tắc phối hợp thực hiện nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung dựa trên các qui chế làm việc đã ban hành.

- Trong lĩnh vực chuyên môn, Phòng có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ các XN về nghiệp vụ và việc thực hiện các quy định của Nhà nước, Công ty.

- Các XN và các đơn vị bạn cung cấp các thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời cho Phòng Xuất Khẩu

MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC

Cá nhân, đơn vị	Nội dung quan hệ	Thời điểm
Khách mua hàng	- Báo giá - Nhận đơn hàng	Khách đặt hàng
	Cung cấp thông tin đơn hàng	Khách yêu cầu (theo Hợp đồng , theo thỏa thuận…)
	Đề nghị khách nhận hàng , thanh toán tiền hàng	Theo Hợp đồng
B.giám sát	Thông tin khiếu nại khách hàng	Ngay sau khi khách thông báo
	Thông tin kiểm tra định kỳ duy trì hệ thống ISD & SA	Định kỳ theo quý
B.KTTC	Thông tin tình hình thu chi tiền hàng	Định kỳ hàng tháng
	Kiểm tra giá các mặt hàng	Khi có nhu cầu
	Giải quyết các phát sinh, bồi thường thiệt hại cho khách	Khi có sự việc
PHÒNG GIAO NHẬN	Thông tin tiếp nhận phụ liệu	Khi có thông báo giao phụ liệu của nhà cung cấp
	Thông báo giao hàng và các chứng từ, hồ sơ liên quan giao hàng	Theo đơn đặt hàng XK
	Hồ sơ thanh khoản,.…	Sau khi hoàn tất hồ sơ xuất khẩu
P.NK – XN	Thông tin giá NL, nhu cầu NL	Khi có nhu cầu
P.HC , P.NS	Cung cấp thông tin	Khi có nhu cầu
CQ TGĐ	Báo cáo	Theo yêu cầu của CQTGĐ
	Kiến nghị	Khi có yêu cầu , vấn đề phát sinh .
Các XN SX	-Thông tin thực hiện mẫu, phân tích mẫu - Thông tin định mức, tính giá - Khả năng SX , tiếp nhận đơn hàng, tiến độ, chi phí, …	Khi có nhu cầu
	-Tài liệu kỹ thuật, chất lượng đơn hàng - Tình hình SX, giao hàng, …	Hàng ngày

CHƯƠNG VIII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

ÑIEÀU 17. Quy Định đã được TP Phòng Xuất Khẩu thống nhất thông qua, có giá trị thay thế các quy định, quy chế trước đây có cùng nội dung nhằm phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới.

ÑIEÀU 18. Quy Định có hiệu lực kể từ ngày ban hành. T Phòng chịu trách nhiệm tổ chức phổ biến Quy Định này cho tất cả CB-NV hiểu rõ và triển khai thực hiện.

ÑIEÀU 19. Trong quá trình thực hiện, QĐ này có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy mô và yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn. Cơ quan TGĐ Cty là cấp có thẩm quyền ký văn bản sửa đổi, bổ sung Quy Định.

ÑIEÀU 20. Cơ quan TGĐ Cty, Các XN, Phòng Cty, Phòng Xuất Khẩu và các cá nhân, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy Định này.