Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Bảng mô tả công việc" dành cho vị trí Trưởng nhóm Kinh doanh được sử dụng để chuẩn hóa và hệ thống hóa toàn bộ thông tin về chức danh này trong công ty. Mục đích chính của biểu mẫu là xác định rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và các tiêu chuẩn cần có của người đảm nhận vị trí Trưởng nhóm Kinh doanh. Biểu mẫu này giúp bộ phận Nhân sự và Giám đốc Kinh doanh có cơ sở để tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu quả làm việc và xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân sự. Đồng thời, đây cũng là tài liệu tham chiếu quan trọng để nhân viên hiểu rõ phạm vi công việc của mình và các tiêu chí đánh giá kết quả.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Giám đốc Kinh doanh hoặc Trưởng phòng Nhân sự chủ trì soạn thảo, với sự tham vấn từ các bộ phận liên quan. Thời điểm điền biểu mẫu là khi công ty có nhu cầu tuyển dụng mới cho vị trí Trưởng nhóm Kinh doanh, hoặc khi cần cập nhật, điều chỉnh mô tả công việc cho phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được rà soát định kỳ hàng năm trong quá trình đánh giá nhân sự để đảm bảo các tiêu chí và nhiệm vụ vẫn còn phù hợp. Nhân viên giữ vị trí này cũng nên tham khảo biểu mẫu để hiểu rõ trách nhiệm của mình và đối chiếu với kết quả công việc thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên chức danh: Ghi rõ "Trưởng nhóm KD" – đây là tên chính thức của vị trí. Không viết tắt sai hoặc thay đổi tên gọi.
2. Đơn vị: Ghi "Phòng Kinh doanh" – đây là bộ phận trực thuộc của vị trí này.
3. Nơi làm việc: Ghi "TP. Hồ Chí Minh" – địa điểm làm việc chính thức.
4. Cấp trên trực tiếp: Ghi "Giám đốc KD" – người quản lý trực tiếp và chịu trách nhiệm phê duyệt công việc.
5. Tóm tắt công việc: Liệt kê các đầu mục công việc chính như triển khai chỉ đạo, chịu trách nhiệm kết quả nhóm, tham mưu phương án kinh doanh, hỗ trợ nhân viên theo dõi đơn hàng, kiểm tra và báo cáo tình hình, thay thế Giám đốc KD khi vắng mặt.
6. Nhiệm vụ - Tiêu thức đánh giá - Định mức thời gian: Điền lần lượt từng nhiệm vụ cụ thể (tổ chức tiếp thị, đôn đốc doanh số, thu thập mẫu mã, tham mưu chính sách, kiểm tra CBNV) kèm theo tiêu chí đánh giá (số khách hàng mới, doanh số, số chủng loại sản phẩm, chính sách mới, thực hiện đúng quy định) và định mức thời gian tương ứng (40, 30, 10, 10, 10).
7. Các mối quan hệ công tác: Phân loại quan hệ nội bộ và bên ngoài. Với nội bộ, liệt kê các đơn vị như Xí nghiệp SX, P.NCPT, P.KH, P.KTCL, P.VT, P.KTTC, P.NS, các nhóm kinh doanh. Với bên ngoài, ghi các tổ chức khách hàng và công ty bạn. Mỗi mối quan hệ cần ghi rõ chức danh người liên hệ và mục đích công việc.
8. Quyền hạn - Giám sát CBNV: Ghi chức danh CBNV thuộc quyền là "Cửa hàng trưởng - NV Kinh doanh", số lượng 10 người, mức độ giám sát là phân công, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá. CBNV khác ghi "Không".
9. Các quyền hạn khác: Ghi rõ quyền yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin, số liệu, mẫu mã và quyền phân công cấp dưới thực hiện công việc theo chỉ đạo của Giám đốc.
10. Tiêu chuẩn người đảm nhận: Điền trình độ văn hóa "Đại học", trình độ chuyên môn "Cử nhân QTKD", trình độ ngoại ngữ "Anh văn bằng C", kiến thức về công nghệ SX, mặt hàng, am hiểu động thái khách hàng.
11. Kỹ năng thể chất và kỹ năng làm việc: Liệt kê các kỹ năng như đàm phán, giao dịch kinh doanh, thuyết trình, hướng dẫn nhân viên, lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá, làm việc áp lực cao, nhanh nhạy quyết đoán.
12. Yêu cầu kinh nghiệm: Ghi "5 năm làm công tác kinh doanh sản phẩm, am hiểu thị trường".
13. Các kỹ năng đặc biệt: Ghi "Thuyết phục đối tác".
14. Điều kiện làm việc: Tính chất "Lưu động", mức độ "Thường xuyên".

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống bất kỳ trường nào, nếu không có thông tin thì ghi "Không" hoặc dấu gạch ngang.
• Các số liệu về định mức thời gian và số lượng nhân sự phải được thống nhất với thực tế và được Giám đốc KD phê duyệt.
• Phần mối quan hệ công tác cần phân biệt rõ ràng giữa nội bộ và bên ngoài, tránh nhầm lẫn.
• Khi điền quyền hạn, cần ghi rõ mức độ ủy quyền và phạm vi thực hiện để tránh vượt quá thẩm quyền.
• Tiêu chuẩn về trình độ và kinh nghiệm phải phù hợp với quy định chung của công ty và yêu cầu thực tế của vị trí.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Trưởng nhóm KD" với các chức danh khác như "Giám đốc KD" hoặc "Trưởng phòng KD", dẫn đến sai thông tin về cấp trên trực tiếp và quyền hạn.
• Bỏ sót các mục quan trọng như "Các mối quan hệ công tác" hoặc "Quyền hạn khác", làm cho bảng mô tả không đầy đủ.
• Ghi sai số lượng nhân sự thuộc quyền (10 người) hoặc nhầm lẫn chức danh CBNV thuộc quyền.
• Không phân biệt được quan hệ nội bộ và bên ngoài, dẫn đến ghi chép lộn xộn, thiếu chính xác.
• Điền thiếu các kỹ năng quan trọng như "làm việc dưới áp lực cao" hoặc "nhanh nhạy, quyết đoán", làm giảm tính thực tế của bảng mô tả.