Mục đích sử dụng

Biểu mẫu mô tả công việc cho vị trí nhân viên theo dõi đơn hàng được thiết kế nhằm chuẩn hóa các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của vị trí này trong phòng kinh doanh. Tài liệu này giúp nhân viên hiểu rõ phạm vi công việc, các tiêu thức đánh giá hiệu suất và định mức thời gian cho từng đầu việc cụ thể. Đồng thời, biểu mẫu còn là cơ sở để quản lý đánh giá năng lực, xây dựng kế hoạch đào tạo và làm căn cứ tính lương theo tỷ lệ khoán doanh thu. Việc sử dụng biểu mẫu thống nhất giúp đảm bảo tính minh bạch trong quản trị nhân sự và tạo điều kiện cho nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào quy trình làm việc của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do trưởng phòng kinh doanh hoặc giám đốc kinh doanh trực tiếp điền khi tuyển dụng nhân sự mới cho vị trí nhân viên theo dõi đơn hàng, hoặc khi cần cập nhật lại mô tả công việc định kỳ hàng năm. Ngoài ra, nhân viên đang đảm nhận vị trí này cũng có thể tham gia góp ý để hoàn thiện bản mô tả cho phù hợp với thực tế vận hành. Thời điểm điền biểu mẫu lý tưởng nhất là trước khi đăng tin tuyển dụng hoặc khi có sự thay đổi về quy trình làm việc, cơ cấu tổ chức của phòng ban. Đối với nhân viên mới, biểu mẫu này cần được cung cấp ngay trong buổi đầu tiên đi làm để họ nắm được toàn bộ khung công việc cần thực hiện.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên chức danh: Ghi rõ "NV THEO DÕI ĐƠN HÀNG" – đây là tên chính thức của vị trí, không viết tắt hay thay đổi ký tự.
2. Đơn vị: Ghi "Ban Kinh doanh" – đây là phòng ban chủ quản của vị trí này, không ghi tên phòng khác.
3. Nơi làm việc: Ghi "TP. Hồ Chí Minh" – địa điểm làm việc chính thức, nếu có chi nhánh khác thì ghi rõ địa chỉ cụ thể.
4. Cấp trên trực tiếp: Ghi "GĐ. KD" – viết tắt của Giám đốc Kinh doanh, là người quản lý trực tiếp và phê duyệt công việc hàng ngày.
5. Tóm tắt công việc: Mô tả ngắn gọn 2-3 câu về nhiệm vụ chính: tiếp nhận đơn hàng từ khách truyền thống, phòng KD, cửa hàng tự doanh; đôn đốc khách nhận hàng; tham gia giải quyết khiếu nại chất lượng.
6. Nhiệm vụ và tiêu thức đánh giá: Liệt kê từng nhiệm vụ cụ thể theo thứ tự ưu tiên, kèm tiêu thức đánh giá và định mức thời gian tương ứng. Ví dụ: "Tiếp nhận & triển khai đơn hàng" với tiêu thức "Số đơn đặt hàng của Phòng" và định mức "5%".
7. Các mối quan hệ công tác: Ghi rõ đơn vị liên quan nội bộ (các xí nghiệp sản xuất, phòng NCPT, phòng KH, phòng KTCL...) và bên ngoài (khách hàng), kèm chức danh người liên hệ và mục đích làm việc.
8. Quyền hạn: Điền đầy đủ các quyền hạn về tài chính (công nợ khách hàng tối đa 80% trị giá đơn hàng), quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ, và quyền làm việc trực tiếp với các bộ phận liên quan.
9. Tiêu chuẩn người đảm nhận: Ghi rõ trình độ văn hóa (Trung cấp/Đại học), chuyên ngành (Kinh tế), ngoại ngữ (Anh văn bằng B), kiến thức về công nghệ sản xuất và quy trình sản xuất.
10. Kỹ năng và kinh nghiệm: Yêu cầu tối thiểu 1.5 năm kinh nghiệm, có kỹ năng đàm phán, giao dịch kinh doanh, nhanh nhẹn, nhạy bén, khả năng thuyết phục và thương lượng với khách hàng.

Lưu ý quan trọng

• Phần định mức thời gian cho mỗi nhiệm vụ phải đảm bảo tổng các tỷ lệ phần trăm cộng lại bằng 100%, không được vượt quá hoặc thiếu hụt.
• Khi điền mục "Các mối quan hệ công tác", cần xác định rõ mục đích liên hệ cho từng đơn vị, tránh ghi chung chung gây khó hiểu cho nhân viên mới.
• Quyền hạn tài chính về công nợ khách hàng tối đa 80% trị giá đơn hàng, nhưng mọi đề xuất mượn nợ đều phải trình lên Giám đốc Kinh doanh quyết định, không tự ý xử lý.
• Phần tiêu chuẩn về trình độ ngoại ngữ cần ghi rõ bằng cấp cụ thể (Anh văn bằng B) để tránh nhầm lẫn khi tuyển dụng.
• Điều kiện làm việc ghi "Lưu động" và "Thường xuyên" cho thấy vị trí này cần di chuyển nhiều giữa các xí nghiệp và gặp khách hàng, cần chuẩn bị tinh thần cho ứng viên.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Đơn vị" và "Nơi làm việc": nhiều người ghi "Ban Kinh doanh" vào cả hai ô, nhưng thực tế "Đơn vị" là phòng ban chủ quản, còn "Nơi làm việc" là địa điểm cụ thể.
• Bỏ sót mục "Cấp trên trực tiếp" hoặc ghi sai chức danh: cần ghi rõ "GĐ. KD" thay vì chỉ ghi "Giám đốc" vì có nhiều giám đốc khác nhau trong công ty.
• Điền thiếu thông tin ở mục "Các mối quan hệ công tác": thường bỏ qua cột "Mục đích" hoặc ghi quá sơ sài, không nêu rõ lý do liên hệ với từng đơn vị.
• Phần "Quyền hạn" hay bị bỏ trống hoặc ghi không đúng giá trị tối đa: cần nhập chính xác "80% trị giá Đơn hàng" và ghi rõ mức độ quyền hạn là "Đề xuất GĐ KD quyết định".
• Không cập nhật định mức thời gian khi có thay đổi quy trình: ví dụ khi công ty thay đổi quy trình xử lý khiếu nại, tỷ lệ 30% cho nhiệm vụ này cần được điều chỉnh lại cho phù hợp.