Hướng dẫn điền mẫu Mô tả công việc Trưởng nhóm kinh doanh

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu 42.1.13 MTCV Trưởng nhóm KD thuộc danh mục 2.1 Mô tả công việc bộ phận bán hàng, được thiết kế để chuẩn hóa vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của vị trí Trưởng nhóm kinh doanh trong công ty. Tài liệu này giúp nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ phạm vi công việc, từ quản trị đội ngũ, đảm bảo doanh thu, đến chăm sóc khách hàng và báo cáo cấp trên. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở để đánh giá hiệu suất, xây dựng kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân sự phù hợp cho phòng bán hàng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng bán hàng hoặc cán bộ quản lý trực tiếp (cấp trên của Trưởng nhóm kinh doanh) chịu trách nhiệm điền và phê duyệt. Thời điểm điền là khi công ty cần tuyển dụng hoặc bổ nhiệm nhân sự cho vị trí Trưởng nhóm kinh doanh, hoặc khi cần cập nhật, điều chỉnh mô tả công việc cho phù hợp với chiến lược kinh doanh mới. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng trong quy trình đánh giá định kỳ (hàng quý hoặc năm) để đối chiếu nhiệm vụ thực tế với mô tả đã được phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Bộ phận: Ghi rõ "Phòng bán hàng" – đây là bộ phận chính mà Trưởng nhóm kinh doanh trực thuộc. Không điền tên phòng ban khác vì vị trí này nằm trong cơ cấu bán hàng.
  2. Chức danh: Điền "Trưởng nhóm kinh doanh" – đúng với tên vị trí đã được phê duyệt trong sơ đồ tổ chức. Không viết tắt hay thay đổi chức danh.
  3. Mã công việc: Nhập "BH-TNKD" – mã này dùng để quản lý hồ sơ nhân sự và theo dõi ngân sách. Kiểm tra kỹ mã với phòng Nhân sự để tránh nhầm lẫn.
  4. Cán bộ quản lý trực tiếp: Ghi "Trưởng phòng bán hàng" – đây là người mà Trưởng nhóm kinh doanh báo cáo trực tiếp. Nếu có thay đổi về cơ cấu, cần cập nhật tên cụ thể.
  5. Trách nhiệm: Liệt kê đầy đủ các nhiệm vụ từ quản trị đội ngũ, đảm bảo doanh thu, phân loại khách hàng, tham dự hội thảo, báo cáo thông tin, tìm kiếm đại diện bán hàng mới, tiếp đãi khách hàng, công tác xa, phát hiện khách hàng tiềm năng, tiếp thị, tài chính, dịch vụ sản phẩm, theo dõi quá trình tiếp xúc, lập kế hoạch kênh, và xem xét hợp đồng bán sỉ. Mỗi nhiệm vụ cần được mô tả ngắn gọn, rõ ràng, không bỏ sót đầu mục nào.
  6. Quyền hạn: Ghi rõ quyền đề xuất tuyển dụng, kỷ luật, khen thưởng, nâng lương, điều động, cấp phép nhân viên trực thuộc, và quyền tiếp nhận, điều động nhân sự trong phạm vi kênh bán hàng. Đây là cơ sở pháp lý để Trưởng nhóm thực thi nhiệm vụ.
  7. Báo cáo uỷ quyền: Điền "Báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng phòng bán hàng, vắng mặt thì uỷ quyền lại cho nhân viên trực thuộc." Mục này đảm bảo tính liên tục trong quản lý khi cấp trên vắng mặt.
  8. Tiêu chuẩn công việc: Ghi các yêu cầu về trình độ (tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh/marketing), kinh nghiệm (4 năm quản lý kinh doanh, ít nhất 1 năm ở vị trí tương đương), ngoại ngữ (đọc hiểu và giao tiếp tiếng Anh cơ bản), và kỹ năng tin học (sử dụng thành thạo vi tính). Đây là tiêu chí để sàng lọc ứng viên.

Lưu ý quan trọng

  • Mọi thông tin trong biểu mẫu phải được cập nhật theo đúng cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty, đặc biệt là tên cán bộ quản lý trực tiếp và mã công việc.
  • Phần "Trách nhiệm" cần được rà soát định kỳ (ít nhất mỗi năm một lần) để phản ánh đúng thực tế công việc, tránh tình trạng mô tả lỗi thời.
  • Khi điền "Quyền hạn", cần tham khảo ý kiến phòng Nhân sự và pháp chế để đảm bảo các quyền được giao không vượt quá thẩm quyền theo quy định nội bộ.
  • Tiêu chuẩn công việc phải được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế của phòng bán hàng, không nên đặt yêu cầu quá cao hoặc quá thấp so với mặt bằng thị trường.
  • Biểu mẫu sau khi hoàn thành cần được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự và gửi cho các bên liên quan (Trưởng phòng bán hàng, phòng Nhân sự, và Trưởng nhóm kinh doanh được bổ nhiệm).

Lỗi thường gặp

  • Nhầm lẫn mã công việc: Một số người điền sai mã "BH-TNKD" thành mã của vị trí khác (ví dụ: BH-NVKD), gây khó khăn trong quản lý hồ sơ và báo cáo nhân sự.
  • Bỏ sót nhiệm vụ quan trọng: Phần "Trách nhiệm" thường bị thiếu các mục như "theo dõi quá trình tiếp xúc khách hàng" hoặc "xem xét hợp đồng bán sỉ", dẫn đến mô tả công việc không đầy đủ.
  • Không cập nhật cán bộ quản lý trực tiếp: Khi có thay đổi nhân sự, nhiều người quên sửa tên Trưởng phòng bán hàng, gây sai lệch trong báo cáo và phân công công việc.
  • Đặt tiêu chuẩn không thực tế: Yêu cầu kinh nghiệm quá cao (ví dụ: 6 năm thay vì 4 năm) hoặc yêu cầu ngoại ngữ quá khắt khe (ví dụ: tiếng Anh lưu loát) khiến việc tuyển dụng trở nên khó khăn.
  • Không ghi rõ quyền hạn: Một số biểu mẫu bỏ qua quyền "điều động nhân sự trong phạm vi kênh bán hàng", làm giảm hiệu quả quản lý của Trưởng nhóm.

Nội dung biểu mẫu

MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG NHÓM KINH DOANH

Bộ phận

Phòng bán hàng

Chức danh

Trưởng nhóm kinh doanh

Mã công việc

BH-TNKD

Cán bộ quản lý trực tiếp

Trưởng phòng bán hàng

1. Trách nhiệm :

- Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện thong mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân viên kinh doanh.

- Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh.

- Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ. Thiết lập phương pháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên.

- Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bán hàng được tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng, trưng bày, triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc nghiệm liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.

- Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông tin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin, đọc những bản tin thương mại, thu thập và báo cáo những thông tin thương mại.

- Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, cùng đi công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt động bán hàng.

- Tiếp đãi khách hàng: Mời khách hàng ăn trưa, giải khát, ăn tối, ăn tiệc, chơi golf, câu cá, đánh tennis

- Công tác xa Qua đêm trên đường đi công tác xa

- Phát hiện khách hàng tiềm năng. Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu và bán sản phẩm. Thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng và thanh lý. Thu thập thông tin về khách hàng và thị trường để xây dựng cơ sở dữ liệu cho phòng. Chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tìm năng.

- Tiếp thị: Phát triển việc kinh doanh mới, Sự báoThu nhập và đánh giá thông tin về cạnh tranh, về khách hàng và thị trường, Bán hàng bằng cách tiếp xúc trực tiếp, Tự mình bán hàng cho khách hàng, Gọi điện thoại để bán hàng cùng với cá nhân viên chào hàng.

- Tài chính: Lập kế hoạch dự toán ngân quỹ trình Giám đốc bán hàng xem xét. Thực hiện theo kế hoạch ngân quỹ của công ty.

- Dịch vụ sản phẩm Kiểm tra thiết bị, luôn hiện diện trong thời gian sửa chữa thiết bị, giám sát việc lắp đặt, tìm hiểu thêm về sản phẩm bằng việc theo dõi kỹ thụât viên thực hiện việc bảo trợ máy móc, đặt mua thêm thiết bị phụ tùng, hướng dẫn cách vận hành máy an toàn và những thao tác cần thiết khi máy gặp sự cố.

- Theo dõi quá trình tiếp xúc khách hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổng hợp các báo cáo tiếp xúc, đưa ra các hướng khắc phục, cải tiến phương pháp tiếp xúc và huấn luyện lại cho nhân viên.

- Lập kế hoạch hoạt động của cả kênh, xét duyệt kế hoạch làm việc của từng nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần.

- Xem xét các hợp đồng bán sỉ từ nhân viên kinh doanh, kiểm tra khả năng thực hiện, báo cáo Trưởng phòng bán hàng có ý kiến để trình ban giám đốc duyệt hợp đồng bán hàng. Trường hợp hợp đồng được duyệt thì tổ chức thực hiện (giao cho nhân viên bán hàng tổ chức thực hiện), theo dõi kiểm tra việc thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng.

2. Quyền hạn:

- Đề xuất tuyển dụng, kỷ luật, khen thưởng, nâng lương, điều động, cấp phéo nhân viên trực thuộc.

- Có quyền tiếp nhận và điều động nhân sự trong phạm vi kênh bán hàng.

3. Báo cáo uỷ quyền: Báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng phòng bán hàng, vắng mắt thì uỷ quyền lại cho nhân viên trực thuộc.

4. Tiêu chuẩn công việc:

- Tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh / marketing

- Đã qua công tác thực tiễn quản lý bộ phận kinh doanh trong 4 năm trở lên, có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trì tương đương.

- Đọc hiểu và giao tiếp thông thường bằng tiếng Anh.

- Sử dụng thành thạo vi tính.